El software de gestión de procesos empresariales (BPM) suele ofrecer un nivel muy básico de automatización de documentos, que puede ser suficiente para muchos tipos de procesos empresariales sencillos. Sin embargo, cuando los flujos de trabajo deben incluir la generación de documentos complejos, se necesita un software especializado en automatización de documentos.
Los sistemas de automatización de documentos de nivel empresarial tienen la capacidad necesaria para automatizar documentos complejos e incluyen sistemas de gestión de archivos y componentes. Es importante destacar que también tienen una capacidad de diseño de formularios mucho mayor que el software BPM estándar, ya que pueden manejar documentos legales de gran complejidad.
Automatización de los procesos de generación de documentos
Este sencillo proceso comienza cuando un usuario transforma un archivo de procesamiento de texto en una plantilla. A continuación, el usuario incorpora reglas de negocio en la plantilla, sustituyendo nombres, fechas, números, etc. por variables simples. A continuación, el usuario puede añadir variables de cálculo y definir las condiciones en las que se incluirán cláusulas u otras secciones de texto en el documento final. Una vez incorporada toda la lógica empresarial deseada en el propio documento, el usuario creará una entrevista personalizada (un formulario interactivo de recopilación de datos) para la plantilla, utilizando todos los componentes que se han incorporado a la plantilla.
Este enfoque centrado en los documentos garantiza que las reglas de negocio se codifiquen en el texto del documento, teniendo en cuenta todas las permutaciones relevantes.
Lógica empresarial
Para que esto funcione dentro de un sistema de automatización de documentos, la lógica empresarial incorporada en el documento debe coincidir con lo que se incluye en la entrevista.Este enfoque reflexivo elimina la posibilidad de que se formulen preguntas irrelevantes. En otras palabras, las variables que se incluyen en bloques de texto que no se incluirán en una iteración concreta del documento no es necesario que se pregunten en la entrevista.
Un potente software de automatización de documentos, como HotDocs, creará automáticamente una entrevista reflexiva para una plantilla. Esta función no solo ahorra mucho tiempo, sino que garantiza una coincidencia de la lógica empresarial entre la plantilla y la entrevista. Las entrevistas de HotDocs permiten una mayor personalización, como recursos de ayuda específicos para cada pregunta y validación del rango de respuestas. HotDocs también proporciona una API para los usuarios del sistema BPM que garantiza que los formularios de HotDocs adopten el aspecto y la sensación de los formularios nativos de ese sistema BPM.
Enfoque sensato
En última instancia, cuando un proceso empresarial requiere que se recopile información específicamente para crear un documento o un conjunto de documentos, lo más lógico es utilizar un software de automatización de documentos como parte de un proceso empresarial más amplio. Ahorrará tiempo y producirá un flujo de trabajo documental más preciso y eficiente.
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Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la Plataforma Avanzada de Automatización de Documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
