Les logiciels de gestion des processus métier (BPM) offrent souvent un niveau très basique d'automatisation des documents, qui peut suffire pour de nombreux types de processus métier simples. Cependant, lorsque les flux de travail doivent inclure la génération de documents complexes, un logiciel spécialisé dans l'automatisation des documents est nécessaire.
Les systèmes d'automatisation documentaire de niveau entreprise disposent des capacités nécessaires pour automatiser des documents complexes et incluent des systèmes de gestion des fichiers et des composants. Il est important de noter qu'ils offrent également des capacités de conception de formulaires bien supérieures à celles des logiciels BPM standard, car ils sont capables de traiter des documents juridiques extrêmement complexes.
Automatisation des processus de génération de documents
Ce processus simple commence lorsqu'un utilisateur transforme un fichier de traitement de texte en modèle. L'utilisateur intègre ensuite des règles métier dans le modèle, en remplaçant les noms, dates, chiffres, etc. par des variables simples. Il peut ensuite ajouter des variables de calcul et définir les conditions dans lesquelles des clauses ou d'autres sections de texte seront incluses dans le document final. Après avoir intégré toute la logique métier souhaitée dans le document lui-même, l'utilisateur crée un questionnaire personnalisé (un formulaire interactif de collecte de données) pour le modèle, en utilisant tous les composants qui ont été intégrés dans le modèle.
Cette approche axée sur les documents garantit que les règles métier sont codées dans le texte du document, en tenant compte de toutes les permutations pertinentes.
de la logique métier
Pour que cela fonctionne dans un système d'automatisation des documents, la logique métier intégrée au document doit correspondre à celle de l'entretien.Cette approche réflexive élimine la possibilité que des questions non pertinentes soient posées. En d'autres termes, les variables incluses dans des blocs de texte qui ne seront pas inclus dans une itération particulière du document n'ont pas besoin d'être posées lors de l'entretien.
Un logiciel puissant d'automatisation des documents, tel que HotDocs, créera automatiquement un questionnaire réflexif pour un modèle. Cette fonctionnalité permet non seulement de gagner un temps considérable, mais garantit également la cohérence logique entre le modèle et le questionnaire. Les questionnaires HotDocs peuvent être personnalisés davantage, par exemple avec des ressources d'aide spécifiques à certaines questions et la validation des plages de réponses. HotDocs fournit également une API pour les utilisateurs du système BPM qui garantit que les formulaires HotDocs adoptent l'apparence et la convivialité des formulaires natifs de ce système BPM.
Approche raisonnable
En fin de compte, lorsqu'un processus métier nécessite la collecte d'informations spécifiques pour créer un ou plusieurs documents, il est tout à fait logique d'utiliser un logiciel d'automatisation documentaire dans le cadre d'un processus métier plus large. Vous gagnerez du temps et bénéficierez d'un flux de travail documentaire plus précis et plus efficace.
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Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
