Business Process Management (BPM)-Software bietet oft nur eine sehr grundlegende Dokumentenautomatisierung, die für viele Arten einfacher Geschäftsprozesse ausreichend sein mag. Wenn Workflows jedoch die Erstellung komplexer Dokumente erfordern, ist eine spezielle Software für die Dokumentenautomatisierung erforderlich.
Dokumentenautomatisierungssysteme der Enterprise-Klasse verfügen über die erforderlichen Funktionen zur Automatisierung komplexer Dokumente und umfassen Datei- und Komponentenverwaltungssysteme. Wichtig ist, dass sie auch über weitaus größere Funktionen zur Formularerstellung verfügen als herkömmliche BPM-Software, da sie mit äußerst komplexen Rechtsdokumenten umgehen können.
Automatisierung von Dokumentenerstellungsprozessen
Dieser einfache Prozess beginnt, wenn ein Benutzer eine Textverarbeitungsdatei in eine Vorlage umwandelt. Anschließend baut der Benutzer Geschäftsregeln in die Vorlage ein und ersetzt Namen, Daten, Zahlen usw. durch einfache Variablen. Anschließend kann der Benutzer Berechnungsvariablen hinzufügen und Bedingungen definieren, unter denen Klauseln oder andere Textabschnitte in ein fertiges Dokument aufgenommen werden. Nachdem alle gewünschten Geschäftslogiken in das Dokument selbst integriert wurden, erstellt der Benutzer ein benutzerdefiniertes Interview (ein interaktives Formular zur Datenerfassung) für die Vorlage, wobei er dieselben Komponenten verwendet, die in die Vorlage integriert wurden.
Dieser dokumentorientierte Ansatz stellt sicher, dass Geschäftsregeln in den Text des Dokuments kodiert werden, wobei alle relevanten Permutationen berücksichtigt werden.
Geschäftslogik-
Damit dies innerhalb eines Dokumentenautomatisierungssystems funktioniert, muss die in das Dokument integrierte Geschäftslogik mit den Angaben im Interview übereinstimmen.Dieser reflexive Ansatz verhindert, dass irrelevante Fragen gestellt werden. Mit anderen Worten: Variablen, die in Textblöcken enthalten sind, die in einer bestimmten Version des Dokuments nicht enthalten sind, müssen im Interview nicht abgefragt werden.
Leistungsstarke Software zur Dokumentenautomatisierung wie HotDocs erstellt automatisch ein reflexives Interview für eine Vorlage. Diese Funktion spart nicht nur viel Zeit, sondern stellt auch sicher, dass die Geschäftslogik der Vorlage und des Interviews übereinstimmen. HotDocs-Interviews ermöglichen weitere Anpassungen, wie z. B. fragebestimmte Hilfe-Ressourcen und die Validierung von Antwortbereichen. HotDocs bietet außerdem eine API für BPM-Systemnutzer, die sicherstellt, dass HotDocs-Formulare das Aussehen und die Handhabung der nativen Formulare dieses BPM-Systems übernehmen.
Vernünftiger Ansatz
Wenn ein Geschäftsprozess die gezielte Erfassung von Informationen für die Erstellung eines Dokuments oder einer Reihe von Dokumenten erfordert, ist es sinnvoll, eine Software zur Dokumentenautomatisierung als Teil eines umfassenderen Geschäftsprozesses einzusetzen. So sparen Sie Zeit und erzielen einen genaueren, effizienteren Dokumenten-Workflow.
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Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
