La EEOC recopilará datos sobre remuneración como parte del informe anual EEO-1 a partir de 2018

A principios de este año, preparé una serie de preguntas y respuestas sobre las revisiones propuestas del informe anual EEO-1 que presentan las empresas de todo el país. En aquel momento, no estaba claro cuándo se aprobarían las revisiones propuestas ni si se aprobarían.

El 29 de septiembre de 2016, la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC) anunció que ha recibido la aprobación de la Oficina Federal de Gestión y Presupuesto para seguir adelante con el uso de un informe EEO-1 revisado. En el sitio web de la EEOC, la agencia ha proporcionado una copia del formulario que espera utilizar para recopilar datos de compensación y otra información de los empleadores. (Véase https://www.eeoc.gov/eeoc/newsroom/release/9-29-16.cfm.)

A continuación, hemos proporcionado respuestas revisadas a las preguntas que los empresarios pueden tener en relación con las acciones de la EEOC. Tenga en cuenta que estas preguntas y respuestas han sido elaboradas por HR Analytical Services. EEOC tiene sus propias preguntas y respuestas que están disponibles en su sitio web en la dirección que se encuentra arriba.
 

1. Pregunta: ¿Cuándo comenzará la EEOC a recopilar datos sobre compensación como parte del informe anual EEO-1?
   Respuesta: La EEOC tiene la intención de comenzar a recopilar esta información en el primer trimestre de 2018. Los informes EEO-1 deberán completarse a más tardar el 31 de marzo de 2018 para este ciclo inicial de informes EEO-1 que incluyen datos de compensación.
2. Pregunta: ¿Qué significa esto para 2017?
   Respuesta: No se presentarán informes EEO-1 durante 2017. Los informes EEO-1 para 2016 debían presentarse antes del 30 de septiembre de 2016. La EEOC se saltará efectivamente un año de informes EEO-1 para dar tiempo a los empleadores a prepararse para la primera presentación de datos de compensación y otra información nueva.
3. Pregunta: ¿A qué organizaciones se aplica el requisito de la EEOC de facilitar datos sobre remuneración?
   Respuesta: Las organizaciones con 100 o más empleados estarían obligadas a proporcionar datos sobre remuneración en virtud de las revisiones del informe EEO-1. Actualmente, las organizaciones con 100 o más empleados deben presentar datos anuales sobre raza, etnia y sexo utilizando 10 categorías de puestos de trabajo. En la actualidad, las organizaciones con 100 o más empleados deben presentar anualmente datos sobre raza, etnia y sexo utilizando las 10 categorías laborales que ha desarrollado la EEOC. Los contratistas federales y los subcontratistas de primer nivel con al menos 50 empleados también deben presentar datos sobre raza, etnia y género a la EEOC utilizando estas 10 categorías laborales. En virtud de los nuevos requisitos de la EEOC, los contratistas y subcontratistas federales con menos de 100 empleados estarían exentos de facilitar datos sobre remuneración. Organizaciones como los sistemas de enseñanza pública primaria y secundaria que actualmente están exentos de cumplimentar el informe EEO-1 seguirían estando exentos de cumplimentar cualquier parte del informe EEO-1.
4. Pregunta: ¿Qué datos deberán comunicar los contratistas y subcontratistas federales que tengan entre 50 y 99 empleados?
   Respuesta: Estas organizaciones deberán facilitar los datos demográficos de sus empleados de la misma manera que lo han hecho en el pasado.
5. Pregunta: ¿Qué tipo de "instantánea" de los empleados se utilizará para comunicar la información demográfica a la EEOC?
   Respuesta: Los empleadores deben proporcionar información sobre todos los empleados a tiempo completo y a tiempo parcial que hayan estado empleados durante un período de nómina seleccionado por el empleador entre el 1 de octubre y el 31 de diciembre. Esta instantánea debe incluir información sobre la raza, el origen étnico y el sexo de cada empleado.
6. Pregunta: ¿Cómo se facilitarán los datos sobre indemnizaciones a la EEOC?
   Contesta: Los empresarios seguirán comunicando los datos utilizando las 10 categorías EEO-1 y las clasificaciones de raza, etnia y sexo de la EEOC. Los datos sobre remuneración se comunicarán dentro de 12 bandas salariales para cada categoría laboral EEO-1. Estas 12 bandas salariales son las bandas que se han utilizado anteriormente para otros fines de recopilación de datos y comunicación de datos. Estas 12 bandas salariales son bandas que se han utilizado previamente para otros fines de recopilación de datos y presentación de informes por parte de la Oficina de Estadísticas Laborales del Departamento de Trabajo. Las 12 bandas salariales serán uniformes para cada categoría de empleo EEO-1 (es decir, cada categoría de empleo EEO-1 utilizará las mismas bandas salariales). Estas bandas son las siguientes
    
   • 19.239 $ o menos
   • $19,240 - $24,439
   • $24,440 - $30,679
   • $30,680 - $38,999
   • $39,000 - $49,919
   • $49,920 - $62,919
   • $62,920 - $80,079
   • $80,080 - $101,919
   • $101,920 - $128,959
   • $128,960 - $163,799
   • $163,800 - $207,999
   • 208.000 dólares o más
7. Pregunta: ¿Qué tipo de datos sobre la remuneración deberán facilitar los empresarios?
   Respuesta: Los empleadores deberán proporcionar los ingresos W-2 de todos los empleados que figuran en la instantánea del empleado. Los ingresos W-2 corresponderán a un año natural completo. Por ejemplo, para el informe EEO-1 presentado en 2018, los empleadores mostrarán los ingresos W-2 de todo 2017.
8. Pregunta: ¿Qué ocurre si un empleador utiliza una instantánea del empleado para una fecha distinta del 31 de diciembre?
   Respuesta: El empleador proporcionaría los datos de remuneración correspondientes a todo un año natural para todos los empleados incluidos en la instantánea del empleado. Como ejemplo de cómo funcionaría esto, supongamos que un empleador utiliza una instantánea del empleado a partir del 15 de octubre de 2017 para el informe EEO-1 de 2018. El empleador mostraría todas las ganancias W-2 de 2017 para los empleados en esa instantánea del 15 de octubre, incluso si ciertos empleados en la instantánea del empleado del 15 de octubre dejaron la empresa entre el 16 de octubre y el 31 de diciembre.
9. Pregunta: ¿Se facilitarán a la EEOC otros datos además de los demográficos y los relativos a la retribución en el informe EEO-1 revisado?
   Respuesta: Sí. Los empleadores deberán comunicar el número total de horas trabajadas por cada empleado que figure en la instantánea del empleado. El total de horas trabajadas se comunicará utilizando la misma estructura en la que se comunicarán los datos sobre remuneración (es decir, por cada clasificación de raza, etnia y sexo para las 12 bandas salariales dentro de cada categoría laboral EEO-1). Para cualquier empleado individual que se encuentre en la instantánea del empleado, el empleador debe informar del total de horas trabajadas durante el año natural pertinente. Volviendo a nuestro ejemplo de un empleador que utiliza una instantánea de empleados a 15 de octubre de 2017, el empleador mostraría el total de horas trabajadas por todos los empleados en esa instantánea durante 2017, incluso si ciertos empleados dejaron la empresa entre el 16 de octubre y el 31 de diciembre.
10. Pregunta: ¿Cómo deben declarar los empresarios las horas de los empleados exentos?
    Respuesta: Los empleadores tienen opciones sobre cómo reportar las horas trabajadas para los empleados que están exentos de salario mínimo FLSA y los requisitos de horas extraordinarias. Los empleadores pueden mostrar las horas reales de los empleados exentos. Alternativamente, los empleadores pueden utilizar una cantidad aproximada de 40 horas semanales por cada semana trabajada por un empleado exento a tiempo completo, y 20 horas semanales por cada semana trabajada por un empleado exento a tiempo parcial. Por lo tanto, para un empleado exento a tiempo parcial incluido en una instantánea del 15 de octubre de 2017 que trabajó las 21 semanas entre el 1 de julio de 2017 y el 30 de noviembre de 2017, un empleador podría usar un proxy de 420 horas (es decir, 21 semanas multiplicadas por 20 horas semanales). Tenga en cuenta que SOLO se puede utilizar un proxy para los empleados exentos. Los empleadores deberán informar de las horas reales trabajadas por todos los empleados no exentos.
11. Pregunta: ¿Se exigirá a los empresarios que modifiquen sus sistemas de retribución para adaptarlos a las bandas salariales de la EEOC?
    Respuesta: No. Las 12 bandas salariales se utilizarán únicamente para los informes EEO-1. Las empresas no estarán obligadas a utilizarlas para otros fines. Las empresas no estarán obligadas a utilizarlas para otros fines.
12. Pregunta: ¿Qué ha pasado con la propuesta de la OFCCP de recopilar anualmente datos sobre retribuciones?
    Respuesta: La Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) del Departamento de Trabajo de EE.UU. abandonó su iniciativa de recopilar anualmente datos sobre retribuciones de contratistas y subcontratistas federales cuando la EEOC propuso recopilar datos sobre retribuciones como parte del informe EEO-1.
13. Pregunta: ¿Tendrá la OFCCP acceso a los datos sobre retribuciones que recopile la EEOC?
    Respuesta: Sí, la OFCCP tendrá acceso a estos datos. De hecho, se ha sugerido que la OFCCP puede utilizar estos datos como parte del proceso de selección de contratistas y subcontratistas federales para las revisiones de cumplimiento de acción afirmativa de la agencia.
14. Pregunta: ¿Seguirá la OFCCP recabando información sobre retribuciones de otras formas?
    Respuesta: Sí. La carta que la OFCCP envía a los contratistas y subcontratistas federales al comienzo de una revisión de cumplimiento de acción afirmativa contiene una lista detallada que exige la presentación de datos individualizados sobre remuneración de cada empleado que forma parte del análisis de la fuerza laboral en el plan de acción afirmativa bajo revisión. La OFCCP también puede solicitar información adicional sobre la remuneración en el transcurso de una revisión de cumplimiento.
15. Pregunta: ¿Cómo utilizará la EEOC los datos sobre remuneración y otros nuevos datos recabados de las empresas?
    Respuesta: La EEOC podrá utilizar estos datos en el marco de las investigaciones que lleve a cabo en relación con las demandas por discriminación en el empleo relacionadas con la retribución. La EEOC también tiene la intención de publicar informes sobre retribución utilizando datos agregados de varios segmentos industriales. Estos informes permitirían supuestamente a los empresarios evaluar sus prácticas salariales en comparación con las de otros empresarios de su sector.

Si bien los empleadores tienen algún tiempo para prepararse para la presentación del informe EEO-1 de 2018, los empleadores deben comenzar a considerar las siguientes preguntas:
 

• ¿Qué tipo de apoyo podrá proporcionar nuestro proveedor del sistema de información de RRHH y/o nuestro proveedor del sistema de nóminas para cumplimentar el informe EEO-1 de 2018?
• ¿Quién se encargará de garantizar que disponemos de todos los datos necesarios para los nuevos informes EEO-1?
• ¿Cómo debemos declarar las horas trabajadas por los empleados exentos?
• ¿Qué tipo de análisis debemos realizar sobre nuestros datos de mano de obra y retribución antes de facilitarlos a la EEOC?
• ¿Qué fecha de referencia debemos utilizar para los datos demográficos que se utilizarán en el informe EEO-1 de 2018?

La única de estas preguntas que parece tener una respuesta sencilla es la última. Probablemente, lo más sencillo para las empresas será utilizar la fecha del 31 de diciembre como fecha de referencia para el empleado, a fin de que coincida con el año natural exigido para la declaración de ingresos y horas trabajadas en el formulario W-2.

La forma en que la EEOC recopilará los datos sobre remuneración y de otro tipo plantea muchas cuestiones importantes. Por ejemplo, no está claro cuál será el valor de la recopilación de datos relacionados con la remuneración por categoría laboral EEO-1 y bandas salariales. Los empleadores pueden tener demasiados o muy pocos empleados en una casilla concreta del informe EEO-1 para permitir un análisis significativo. Los empresarios también pueden tener demasiados puestos de trabajo diferentes en una categoría EEO-1 concreta para poder realizar un análisis significativo. Tampoco está claro qué hará la EEOC para garantizar la seguridad de los datos que se faciliten en el informe EEO-1 revisado. La Academia Nacional de Ciencias (NAS) planteó dudas sobre la seguridad de los datos cuando la EEOC solicitó a la NAS su opinión sobre la viabilidad de la recopilación de datos sobre retribuciones.

Independientemente de las cuestiones que puedan plantear los empresarios, la EEOC parece estar dispuesta a avanzar agresivamente en sus planes de recopilación de datos sobre retribuciones. Los empleadores deben considerar cuidadosamente cómo responderán a los requisitos de la EEOC para proporcionar estos datos. Los contratistas y subcontratistas federales deben considerar además si los datos que se facilitan en el informe EEO-1 revisado podrían aumentar la posibilidad de una revisión de cumplimiento de la OFCCP.

Nota: Nada de lo contenido en este artículo pretende ser asesoramiento jurídico ni sustituir a ningún consejo profesional sobre las circunstancias particulares de su organización. Todos los materiales originales son copyright © HR Analytical Services Inc. 2016.