EEOC erhebt ab 2018 Vergütungsdaten im Rahmen des jährlichen EEO-1-Berichts

Anfang dieses Jahres hatte ich eine Reihe von Fragen und Antworten zu den vorgeschlagenen Änderungen des jährlichen EEO-1-Berichts vorbereitet, der von Arbeitgebern im ganzen Land eingereicht wird. Zu diesem Zeitpunkt war noch nicht klar, wann und ob diese vorgeschlagenen Änderungen in Kraft treten würden.

Am 29. September 2016 gab die Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) bekannt, dass sie von der Bundesbehörde Office of Management and Budget die Genehmigung erhalten hat, die Verwendung eines überarbeiteten EEO-1-Berichts voranzutreiben. Auf der Website der EEOC hat die Behörde eine Kopie des Formulars bereitgestellt, das sie voraussichtlich zur Erfassung von Vergütungsdaten und anderen Informationen von Arbeitgebern verwenden wird. (Siehe https://www.eeoc.gov/eeoc/newsroom/release/9-29-16.cfm.)

Nachstehend finden Sie überarbeitete Antworten auf Fragen, die Arbeitgeber möglicherweise zu den Maßnahmen der EEOC haben. Bitte beachten Sie, dass diese Fragen und Antworten von HR Analytical Services erstellt wurden. Die EEOC hat eigene Fragen und Antworten, die auf ihrer Website unter der oben angegebenen Adresse verfügbar sind.
 

1. Frage: Wann wird die EEOC im Rahmen des jährlichen EEO-1-Berichts mit der Erhebung von Vergütungsdaten beginnen?
   Antwort: Die EEOC beabsichtigt, im ersten Quartal 2018 mit der Erhebung dieser Daten zu beginnen. Die EEO-1-Berichte müssen für diesen ersten Zyklus von EEO-1-Berichten, die Vergütungsdaten enthalten, bis spätestens 31. März 2018 fertiggestellt sein.
2. Frage: Was bedeutet das für 2017?
   Antwort: Im Jahr 2017 werden keine EEO-1-Berichte eingereicht. Die EEO-1-Berichte für 2016 waren bis zum 30. September 2016 fällig. Die EEOC wird ein Jahr lang keine EEO-1-Berichte einreichen, um den Arbeitgebern Zeit zu geben, sich auf die erste Einreichung von Vergütungsdaten und anderen neuen Informationen vorzubereiten.
3. Frage: Welche Organisationen fallen unter die Verpflichtung der EEOC, Vergütungsdaten vorzulegen?
   Antwort: Organisationen mit 100 oder mehr Mitarbeitern sind gemäß den Änderungen des EEO-1-Berichts verpflichtet, Vergütungsdaten vorzulegen. Derzeit müssen Organisationen mit 100 oder mehr Mitarbeitern jährlich Daten zu Rasse, ethnischer Zugehörigkeit und Geschlecht anhand von 10 von der EEOC entwickelten Berufskategorien übermitteln. Bundesauftragnehmer und Subunternehmer der ersten Ebene mit mindestens 50 Mitarbeitern müssen ebenfalls Daten zu Rasse, ethnischer Zugehörigkeit und Geschlecht anhand dieser 10 Berufskategorien an die EEOC übermitteln. Nach den geänderten Anforderungen der EEOC wären Bundesauftragnehmer und Subunternehmer mit weniger als 100 Mitarbeitern von der Bereitstellung von Vergütungsdaten ausgenommen. Organisationen wie öffentliche Grund- und weiterführende Schulen, die derzeit von der Ausfüllung des EEO-1-Berichts ausgenommen sind, würden weiterhin von der Ausfüllung aller Teile des EEO-1-Berichts ausgenommen bleiben.
4. Frage: Was müssen Bundesauftragnehmer und Subunternehmer mit 50 bis 99 Mitarbeitern melden?
   Antwort: Diese Organisationen müssen demografische Daten über ihre Mitarbeiter in derselben Weise bereitstellen, wie sie diese Daten in der Vergangenheit gemeldet haben.
5. Frage: Welche Art von „Mitarbeiter-Momentaufnahme” wird verwendet, um demografische Informationen an die EEOC zu melden?
   Antwort: Arbeitgeber müssen Informationen über alle Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigten bereitstellen, die während eines vom Arbeitgeber ausgewählten Lohnabrechnungszeitraums zwischen dem 1. Oktober und dem 31. Dezember beschäftigt waren. Diese Momentaufnahme muss Angaben zu Rasse, ethnischer Zugehörigkeit und Geschlecht jedes Mitarbeiters enthalten.
6. Frage: Wie werden die Vergütungsdaten an die EEOC übermittelt?
   Antwort: Arbeitgeber werden weiterhin Daten unter Verwendung der 10 EEO-1-Kategorien und der Klassifizierungen der EEOC nach Rasse, ethnischer Zugehörigkeit und Geschlecht melden. Die Vergütungsdaten werden innerhalb von 12 Gehaltsbändern für jede EEO-1-Berufsgruppe gemeldet. Diese 12 Gehaltsbänder wurden zuvor bereits für andere Datenerfassungs- und Berichtszwecke vom Bureau of Labor Statistics des Arbeitsministeriums verwendet. Die 12 Gehaltsbänder sind für jede EEO-1-Berufsgruppe einheitlich (d. h. jede EEO-1-Berufsgruppe verwendet dieselben Gehaltsbänder). Diese Bänder sind wie folgt:
    
   • 19.239 $ und weniger
   • 19.240 $ – 24.439 $
   • 24.440 $ – 30.679 $
   • 30.680 $ – 38.999 $
   • 39.000 $ – 49.919 $
   • 49.920 $ – 62.919 $
   • 62.920 $ – 80.079 $
   • 80.080 $ – 101.919 $
   • 101.920 $ – 128.959 $
   • 128.960 $ – 163.799 $
   • 163.800 $ – 207.999 $
   • $208.000 und mehr
7. Frage: Welche Art von Vergütungsdaten müssen Arbeitgeber bereitstellen?
   Antwort: Arbeitgeber müssen die W-2-Einkünfte aller Mitarbeiter angeben, die in der Mitarbeiterübersicht aufgeführt sind. Die W-2-Einkünfte beziehen sich auf ein volles Kalenderjahr. Für den 2018 eingereichten EEO-1-Bericht müssen Arbeitgeber beispielsweise die W-2-Einkünfte für das gesamte Jahr 2017 angeben.
8. Frage: Was passiert, wenn ein Arbeitgeber einen Mitarbeiter-Snapshot für ein anderes Datum als den 31. Dezember verwendet?
   Antwort: Der Arbeitgeber würde die Vergütungsdaten für ein gesamtes Kalenderjahr für alle Mitarbeiter bereitstellen, die im Mitarbeiter-Snapshot enthalten sind. Als Beispiel dafür, wie dies funktionieren würde, nehmen wir an, dass ein Arbeitgeber einen Mitarbeiter-Snapshot vom 15. Oktober 2017 für den EEO-1-Bericht 2018 verwendet. Der Arbeitgeber würde alle W-2-Einkünfte für 2017 für die Mitarbeiter in dieser Momentaufnahme vom 15. Oktober angeben, selbst wenn bestimmte Mitarbeiter aus der Momentaufnahme vom 15. Oktober das Unternehmen zwischen dem 16. Oktober und dem 31. Dezember verlassen haben.
9. Frage: Werden der EEOC im überarbeiteten EEO-1-Bericht zusätzlich zu den demografischen Daten und Vergütungsdaten weitere Daten zur Verfügung gestellt?
   Antwort: Ja. Arbeitgeber müssen die Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden für jeden Mitarbeiter in der Mitarbeiterübersicht angeben. Die Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden wird in derselben Struktur angegeben wie die Vergütungsdaten (d. h. nach jeder Rasse, ethnischen Zugehörigkeit und Geschlechtsklassifizierung für die 12 Gehaltsstufen innerhalb jeder EEO-1-Berufskategorie). Für jeden einzelnen Mitarbeiter, der in der Mitarbeiterübersicht aufgeführt ist, sollte der Arbeitgeber die Gesamtzahl der im jeweiligen Kalenderjahr geleisteten Arbeitsstunden melden. Um auf unser Beispiel eines Arbeitgebers zurückzukommen, der eine Mitarbeiterübersicht vom 15. Oktober 2017 verwendet, würde der Arbeitgeber die Gesamtzahl der von allen Mitarbeitern in dieser Übersicht im Jahr 2017 geleisteten Arbeitsstunden angeben, selbst wenn bestimmte Mitarbeiter zwischen dem 16. Oktober und dem 31. Dezember aus dem Unternehmen ausgeschieden sind.
10. Frage: Wie sollten Arbeitgeber die Arbeitsstunden für freigestellte Mitarbeiter melden?
    Antwort: Arbeitgeber haben die Wahl, wie sie die Arbeitsstunden für Mitarbeiter melden, die von den Mindestlohn- und Überstundenanforderungen des FLSA ausgenommen sind. Arbeitgeber können die tatsächlichen Arbeitsstunden für freigestellte Mitarbeiter angeben. Alternativ können Arbeitgeber einen Ersatzwert von 40 Stunden pro Woche für jede Woche, in der ein vollzeitbeschäftigter freigestellter Mitarbeiter gearbeitet hat, und 20 Stunden pro Woche für jede Woche, in der ein teilzeitbeschäftigter freigestellter Mitarbeiter gearbeitet hat, verwenden. Für einen teilzeitbeschäftigten, ausgenommenen Arbeitnehmer, der in einer Momentaufnahme vom 15. Oktober 2017 erfasst ist und zwischen dem 1. Juli 2017 und dem 30. November 2017 21 Wochen gearbeitet hat, könnte ein Arbeitgeber somit einen Ersatzwert von 420 Stunden (d. h. 21 Wochen mal 20 Stunden pro Woche) verwenden. Beachten Sie, dass ein Ersatzwert NUR für ausgenommene Arbeitnehmer verwendet werden darf. Arbeitgeber müssen die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden für alle nicht freigestellten Arbeitnehmer melden.
11. Frage: Müssen Arbeitgeber ihre Vergütungssysteme an die Lohnbänder der EEOC anpassen?
    Antwort: Nein. Die 12 Lohnbänder werden ausschließlich für die EEO-1-Berichterstattung verwendet. Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, sie für andere Zwecke zu verwenden.
12. Frage: Was ist aus dem Vorschlag der OFCCP geworden, jährlich Vergütungsdaten zu erheben?
    Antwort: Das Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) des US-Arbeitsministeriums hat seine Initiative zur jährlichen Erhebung von Vergütungsdaten von Auftragnehmern und Subunternehmern des Bundes aufgegeben, als die EEOC vorschlug, Vergütungsdaten im Rahmen des EEO-1-Berichts zu erheben.
13. Frage: Wird die OFCCP Zugriff auf die von der EEOC erhobenen Vergütungsdaten haben?
    Antwort: Ja, die OFCCP wird Zugriff auf diese Daten haben. Tatsächlich wurde vorgeschlagen, dass die OFCCP diese Daten im Rahmen des Verfahrens der Behörde zur Auswahl von Auftragnehmern und Subunternehmern des Bundes für die Überprüfung der Einhaltung von Fördermaßnahmen für benachteiligte Gruppen verwenden könnte.
14. Frage: Wird die OFCCP weiterhin auf andere Weise Vergütungsdaten erheben?
    Antwort: Ja. Das Schreiben, das die OFCCP zu Beginn einer Überprüfung der Einhaltung der Affirmative Action an Bundesauftragnehmer und Subunternehmer versendet, enthält eine detaillierte Auflistung, die die Übermittlung individueller Vergütungsdaten für jeden Mitarbeiter vorschreibt, der Teil der Belegschaftsanalyse im Rahmen des zu überprüfenden Affirmative-Action-Plans ist. Die OFCCP kann im Laufe einer Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften auch zusätzliche Vergütungsdaten anfordern.
15. Frage: Wie wird die EEOC die von Arbeitgebern erhobenen Daten zu Vergütungen und anderen neuen Daten verwenden?
    Antwort: Die EEOC kann diese Daten im Rahmen ihrer Untersuchungen zu Beschwerden über Diskriminierung am Arbeitsplatz im Zusammenhang mit Vergütungen verwenden. Die EEOC beabsichtigt außerdem, Berichte über Vergütungen zu veröffentlichen, in denen aggregierte Daten für verschiedene Branchensegmente verwendet werden. Diese Berichte sollen es Arbeitgebern ermöglichen, ihre Vergütungspraktiken mit denen anderer Arbeitgeber in ihrer Branche zu vergleichen.

Zwar haben Arbeitgeber noch etwas Zeit, um sich auf die Einreichung des EEO-1-Berichts für 2018 vorzubereiten, doch sollten sie bereits jetzt beginnen, sich mit den folgenden Fragen auseinanderzusetzen:
 

• Welche Unterstützung können unser Anbieter für Personalinformationssysteme und/oder unser Anbieter für Lohnabrechnungssysteme bei der Erstellung des EEO-1-Berichts 2018 leisten?
• Wer ist dafür verantwortlich, dass wir über alle erforderlichen Daten für die neuen EEO-1-Berichte verfügen?
• Wie sollen wir die Arbeitsstunden für freigestellte Mitarbeiter melden?
• Welche Art von Analyse sollten wir unsere Personal- und Vergütungsdaten durchführen, bevor wir sie der EEOC zur Verfügung stellen?
• Welches Datum sollten wir als Stichtag für die demografischen Daten verwenden, die im EEO-1-Bericht 2018 verwendet werden sollen?

Die einzige dieser Fragen, die eine einfache Antwort zu haben scheint, ist die letzte Frage. Für Arbeitgeber ist es wahrscheinlich am einfachsten, den Stichtag 31. Dezember für die Mitarbeiter zu verwenden, um die für die W-2-Einkünfte und Arbeitsstunden erforderliche Berichterstattung für das Kalenderjahr anzupassen.

Die Art und Weise, wie die EEOC Vergütungsdaten und andere Daten erheben wird, wirft viele schwerwiegende Fragen auf. So ist beispielsweise unklar, welchen Wert die Erhebung von vergütungsbezogenen Daten nach EEO-1-Berufskategorien und Gehaltsstufen haben wird. Möglicherweise haben Arbeitgeber zu viele oder zu wenige Mitarbeiter in einer bestimmten Kategorie des EEO-1-Berichts, um eine aussagekräftige Analyse zu ermöglichen. Arbeitgeber könnten auch zu viele unterschiedliche Berufe in einer bestimmten EEO-1-Kategorie haben, um eine aussagekräftige Analyse zu ermöglichen. Es ist auch unklar, was die EEOC tun wird, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten, die im überarbeiteten EEO-1-Bericht bereitgestellt werden. Die National Academy of Sciences (NAS) stellte Fragen zur Datensicherheit, als die EEOC die NAS um Stellungnahme zur Durchführbarkeit der Erhebung von Vergütungsdaten bat.

Unabhängig von den Fragen, die Arbeitgeber möglicherweise aufwerfen, scheint die EEOC bereit zu sein, ihre Pläne zur Erhebung von Vergütungsdaten aggressiv voranzutreiben. Arbeitgeber sollten sorgfältig überlegen, wie sie auf die Anforderungen der EEOC zur Bereitstellung dieser Daten reagieren werden. Bundesauftragnehmer und Subunternehmer sollten zusätzlich prüfen, ob die im überarbeiteten EEO-1-Bericht bereitgestellten Daten die Wahrscheinlichkeit einer OFCCP-Konformitätsprüfung erhöhen könnten.

Bitte beachten Sie: Der Inhalt dieses Artikels stellt keine Rechtsberatung dar und ersetzt keine professionelle Beratung hinsichtlich der besonderen Umstände Ihres Unternehmens. Alle Originalmaterialien unterliegen dem Copyright © HR Analytical Services Inc. 2016.