Uso de proveedores externos para tramitar solicitudes de alojamiento: Algunos consejos prácticos

La Red de Adaptaciones Laborales (JAN) es un servicio de consultoría gratuito para adaptaciones en el lugar de trabajo y cumplimiento de las disposiciones laborales de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA). El año pasado prestamos servicios de consultoría a más de 47 000 clientes, principalmente empleadores y empleados con discapacidades. Escuchar a ambas partes del proceso de adaptación nos permite seguir las tendencias nacionales y también nos ayuda a identificar las barreras para navegar con éxito por esas tendencias. Una de las tendencias que hemos observado en los últimos años es el aumento continuo del uso de proveedores externos para tramitar las solicitudes de adaptación.

Muchos empleadores asignan al departamento de recursos humanos (RR. HH.) la tarea de tramitar las solicitudes de adaptaciones de los empleados. Sin embargo, los departamentos de RR. HH., que suelen estar muy ocupados, pueden tener dificultades para cumplir con los requisitos de la ADA y tramitar las solicitudes de adaptaciones de manera oportuna. Como resultado, algunos empleadores están contratando a proveedores para que se encarguen del proceso de adaptaciones. El hecho de que un proveedor externo se encargue de tramitar las solicitudes de adaptaciones puede reportar múltiples beneficios, entre ellos la coherencia, la agilización del proceso y los conocimientos jurídicos especializados.

 ...hay múltiples beneficios que los empleadores pueden obtener al proporcionar adaptaciones eficaces...

Sin embargo, eso no significa que un empleador deba simplemente contratar a alguien y alejarse del proceso. Si el proveedor no tiene los conocimientos o las habilidades para procesar correctamente las solicitudes de adaptación, el empleador será responsable de cualquier violación de los derechos de los empleados en virtud de la ADA. Además, hay múltiples beneficios que los empleadores pueden obtener al proporcionar adaptaciones efectivas, por lo que es posible que los empleadores quieran asegurarse de que quien procese las adaptaciones haga más que el mínimo requerido por la ADA.

Algunos de los problemas que hemos escuchado que pueden ocurrir al utilizar proveedores externos incluyen:

• • Los empleados se sienten incómodos al llamar a un tercero y hablar sobre sus discapacidades.

• • Los empleados se sienten desamparados en sus esfuerzos por conseguir una adaptación porque no se sienten conectados con el proveedor, a menudo debido a la falta de una comunicación eficaz.

• • Proveedores que solicitan información médica más allá de lo permitido por la ADA o información médica que el empleador ya tiene.

• • Los empleados tienen que empezar de cero con sus adaptaciones existentes porque la empresa contrató a un proveedor.

• • Las solicitudes de alojamiento se deniegan sin explicación y sin un proceso para apelar la decisión.

• • Los empleadores que se niegan a hablar con los empleados sobre sus solicitudes de adaptación e insisten en que los empleados hablen únicamente con el proveedor.

• Los empleados se sienten confundidos porque se les indica que deben ponerse en contacto con un proveedor para solicitar permisos y con otro para solicitar adaptaciones, y tienen que proporcionar la misma información médica a ambos.

Entonces, ¿qué pueden hacer los empleadores para asegurarse de obtener los beneficios de contratar proveedores externos y, al mismo tiempo, reducir el riesgo de infringir la ADA? A continuación, se incluyen algunos consejos prácticos que los empleadores deben tener en cuenta:

Antes de contratar a un proveedor externo

Con la proliferación de proveedores externos, los empleadores tienen la oportunidad de comparar y encontrar un proveedor que satisfaga sus necesidades. Para los empleadores que desean explorar la posibilidad de utilizar un proveedor externo para procesar las solicitudes de adaptaciones, una pregunta que nos hacen a menudo es dónde encontrar a los proveedores. Aunque JAN no recomienda ni respalda a proveedores específicos, mantenemos una lista de los proveedores que conocemos.

Una vez que identifique los proveedores que ofrecen el tipo de servicios que necesita, algunas de las cosas que tal vez desee tener en cuenta al buscar el proveedor adecuado incluyen:

• • ¿Conoce el proveedor la ADA y otras leyes pertinentes? Dado que el empleador sigue siendo responsable si un proveedor infringe la ley al tramitar solicitudes de adaptaciones en nombre del empleador, es importante evaluar el conocimiento que tiene el proveedor de la ADA y otras leyes pertinentes. Si el proveedor tiene experiencia en la tramitación de adaptaciones, una cosa que podría pedirle es que le proporcione uno o dos ejemplos de trabajos anteriores.

• • ¿Cuál es la actitud general del proveedor con respecto a las adaptaciones razonables? ¿Es compatible con su actitud y la cultura de su lugar de trabajo? ¿El proveedor peca de cauteloso y ofrece adaptaciones razonables incluso cuando no son claramente exigibles en virtud de la ADA?

• • ¿El proveedor cuenta con un proceso interactivo establecido para responder a las solicitudes de adaptación? En caso afirmativo, puede pedirle al proveedor que le explique el proceso.

• • ¿Cómo se comunicará el proveedor con los empleados para que se sientan cómodos y apoyados durante todo el proceso?

• • ¿Cómo gestionará el proveedor las adaptaciones para los empleados que ya están en vigor, de modo que estos no tengan que volver a iniciar el proceso de adaptación?

• • ¿Cuál es el enfoque del proveedor con respecto a la documentación médica? ¿Cuánta información planea solicitar el proveedor al proveedor de atención médica de un empleado? ¿Cómo se almacenará la documentación médica de conformidad con los requisitos de confidencialidad de la ADA?

• • ¿Cómo evaluará el proveedor si una adaptación será eficaz en su lugar de trabajo o si supondrá una dificultad excesiva? ¿Dispondrá de una persona de contacto que le ayude a realizar dichas evaluaciones? ¿Acudirá el proveedor a su lugar de trabajo para realizar las evaluaciones?

• ¿Cómo gestionará el proveedor los solapamientos con otras leyes, como la Ley de Licencia Familiar y Médica o la Ley de Indemnización por Accidentes Laborales? ¿Participará el proveedor en todas las solicitudes de licencia o solo en aquellas que puedan estar sujetas a la ADA? ¿Se informará al proveedor cuando los empleados reciban indemnización por accidente laboral?

Después de contratar a un proveedor externo

Una vez que elija un proveedor externo, hay algunas cosas que tal vez desee hacer antes de que el proveedor comience a procesar las adaptaciones:

• • Establezca puntos de contacto. ¿Quién de su plantilla se comunicará con el proveedor y supervisará su trabajo?

• • Decida qué políticas laborales debe conocer el proveedor y cómo le informará sobre ellas. Por ejemplo, si proporciona equipos ergonómicos a todos los empleados que lo soliciten, el proveedor debe saberlo para que un empleado con discapacidad no tenga que pasar por el proceso interactivo para obtener un equipo ergonómico. O si tiene políticas de teletrabajo u horarios flexibles, el proveedor debe conocerlas.

• • Pídale al proveedor que vaya a su lugar de trabajo para reunirse con sus empleados, de modo que estos sepan con quién deben ponerse en contacto si necesitan una adaptación. Al mismo tiempo, puede informar a los empleados sobre el proceso para solicitar adaptaciones al proveedor.

• • Decida si aprobará todas las adaptaciones o si solo desea revisar las denegaciones, y cómo se llevará a cabo esta supervisión.

• • Designe a alguien para que actúe como punto de contacto de los empleados si tienen problemas con el proveedor. Probablemente, esta persona debería ser la misma que actúa como punto de contacto con el proveedor, o al menos alguien que esté en comunicación directa con esa persona.

• Decida si habrá un proceso de apelación interno para los empleados que no estén satisfechos con el resultado del proceso de adaptación del proveedor.

En general, los proveedores externos pueden ayudarle en sus esfuerzos por cumplir con la ADA y proporcionar adaptaciones eficaces, pero usted deberá mantenerse involucrado en el proceso y mantener abiertas las líneas de comunicación. Usted es quien debe asegurarse de que sus empleados obtengan las adaptaciones que necesitan para ser productivos y disfrutar de los beneficios laborales que usted ofrece a todos los empleados.

Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.