Implica cumplir con diversas leyes laborales, normas industriales y regulaciones gubernamentales para proteger los derechos y el bienestar de los empleados. El cumplimiento normativo en materia de recursos humanos abarca muchas áreas, entre ellas las leyes laborales, los contratos, el salario mínimo, las prácticas de contratación, la clasificación de los empleados, el seguro médico y la asistencia sanitaria, los salarios y las horas extras, las prestaciones de los empleados, la seguridad en el lugar de trabajo, las políticas contra la discriminación y el acoso, las normas de privacidad y mucho más. Al garantizar el cumplimiento normativo en materia de recursos humanos, las organizaciones pueden mitigar los riesgos legales, mantener un entorno de trabajo positivo y defender los derechos de sus empleados.
Descubra la importancia del cumplimiento normativo en materia de recursos humanos para crear lugares de trabajo justos e inclusivos.
¿Por qué es importante el cumplimiento normativo para los recursos humanos?
Los profesionales de RR. HH. deben conocer la legislación laboral y saber qué se considera incumplimiento, pero con los cambios en las normativas del Departamento de Trabajo, de los distintos estados (especialmente California y Nueva York) y de los manuales de empleados, resulta difícil crear una lista de verificación del cumplimiento normativo en materia de RR. HH.
Entonces, ¿por qué los responsables de RR. HH. deben preocuparse por el cumplimiento normativo?
El cumplimiento normativo es importante para los recursos humanos (RR. HH.) por varias razones:
El cumplimiento garantiza que las organizaciones cumplan con los requisitos legales establecidos por las leyes federales, estatales y locales. El incumplimiento de estas leyes puede acarrear consecuencias legales, como multas, sanciones o demandas judiciales. El cumplimiento de las normas de RR. HH. ayuda a las organizaciones a mantenerse dentro de la legalidad y evitar riesgos legales.
El cumplimiento normativo protege los derechos y el bienestar de los empleados. Garantiza un trato justo, la no discriminación y el manejo adecuado de la información confidencial de los empleados. Las medidas de cumplimiento normativo, como las políticas contra la discriminación, las normas de seguridad y las protecciones de la privacidad, crean un entorno de trabajo seguro e inclusivo en el que los empleados se sienten respetados y valorados.
Las normas de cumplimiento en materia de recursos humanos mejoran la reputación de una organización. Demuestran un compromiso con las prácticas éticas y el respeto por los derechos de los empleados. El cumplimiento ayuda a generar confianza entre los empleados, los clientes y las partes interesadas, lo cual es fundamental para el éxito a largo plazo y una imagen de marca positiva.
El cumplimiento normativo minimiza los riesgos organizativos. Al cumplir con la normativa en materia de recursos humanos, las organizaciones reducen la probabilidad de disputas legales, reclamaciones y violaciones normativas. El cumplimiento normativo también refuerza los controles internos y reduce el riesgo de fraude, conducta indebida o comportamiento poco ético dentro de la organización.
El cumplimiento normativo puede ser una ventaja competitiva. Las organizaciones que dan prioridad al cumplimiento normativo en materia de recursos humanos atraen a los mejores talentos, que valoran los lugares de trabajo éticos y justos. El cumplimiento normativo también ayuda a las organizaciones a conseguir contratos, asegurar asociaciones y mantener buenas relaciones con los organismos reguladores.
El cumplimiento normativo en materia de recursos humanos es esencial porque garantiza el cumplimiento legal, protege a los empleados, mantiene una reputación positiva, mitiga los riesgos y proporciona una ventaja competitiva a las organizaciones.
¿Cuáles son algunos ejemplos de problemas de cumplimiento normativo en materia de recursos humanos?
Cada área de Recursos Humanos tiene leyes y clasificaciones aplicables que deben tenerse en cuenta al crear políticas empresariales para empleados a tiempo completo, a tiempo parcial, no exentos y contratados. Aunque no todas las tareas que llevan a cabo los departamentos de RR. HH. entran en estas categorías, hay algunas áreas de la gestión de recursos humanos en las que se da el mayor número de problemas de cumplimiento normativo. Entre ellas se incluyen:
Verificación de antecedentes
Al contratar a un nuevo empleado, los reclutadores y los profesionales de RR. HH. pueden cometer algunos errores que dan lugar a problemas de cumplimiento normativo en sus programas de incorporación. Entre ellos se incluyen:
- No obtener el consentimiento adecuado para realizar verificaciones de antecedentes de los solicitantes de empleo.
- No seguir las directrices establecidas por la Ley de Informes Crediticios Justos (FCRA) al realizar verificaciones de antecedentes.
- Utilizar de forma inadecuada la información obtenida en las verificaciones de antecedentes, como tomar decisiones de contratación basadas en características protegidas, como la edad o la discapacidad.
El software de verificación de antecedentes puede ayudar a garantizar la seguridad de los empleados y en el trabajo, al tiempo que reduce el tiempo que los directivos tienen que dedicar a las verificaciones.
Gestión del rendimiento
Una de las áreas más comunes en las que los responsables de RR. HH. cometen errores de cumplimiento normativo es la gestión del rendimiento. Aunque la mayoría de los departamentos de RR. HH. consideran la gestión del rendimiento como una oportunidad para retener y fidelizar a los empleados, se trata de una de las políticas de RR. HH. que suscita más preocupaciones en materia de cumplimiento normativo (especialmente en el caso de las pequeñas empresas). Entre ellas se incluyen:
- Aplicación inconsistente de los estándares de rendimiento o criterios de evaluación.
- No proporcionar a los empleados expectativas claras sobre su rendimiento y comentarios al respecto.
- No abordar los problemas de rendimiento de manera rápida y coherente.
- Discriminar a los empleados por motivos protegidos a la hora de evaluar su rendimiento o tomar decisiones sobre ascensos.
Contratación
La contratación de nuevos empleados es un reto para el cumplimiento normativo de RR. HH. que va más allá de la verificación de antecedentes. Otras áreas en las que los departamentos de RR. HH. detectan problemas de cumplimiento normativo son:
- Tomar decisiones de contratación discriminatorias basadas en características protegidas como la raza, el género, la religión o la discapacidad.
- Hacer preguntas ilegales en una entrevista relacionadas con características protegidas (por ejemplo, estado civil, orientación sexual).
- No proporcionar adaptaciones razonables durante el proceso de contratación a los solicitantes con discapacidades, tal y como exige la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA).
El software de contratación puede ayudarte a seguir las mejores prácticas y cumplir con cosas como la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo.
Cumplimiento del I-9
La contratación de empleados nacidos en el extranjero conlleva una serie de riesgos de incumplimiento establecidos por las agencias gubernamentales y las leyes federales. Algunas de las infracciones más comunes incluyen:
- Cumplimentación incompleta o incorrecta del formulario I-9, que verifica la elegibilidad laboral de los trabajadores.
- No volver a verificar la autorización de trabajo de los empleados con permisos de trabajo temporales o determinadas clasificaciones de visado.
- Conservar los formularios I-9 durante más tiempo del exigido por la ley o no almacenarlos y eliminarlos adecuadamente.
Las soluciones I-9 ayudan a proporcionar el marco necesario para que los departamentos de RR. HH. cumplan con la normativa al gestionar los formularios I-9.
Es fundamental que las organizaciones se mantengan al día sobre las leyes y normativas federales pertinentes para garantizar el cumplimiento y evitar complicaciones legales.
Consejos para mejorar el cumplimiento normativo en materia de recursos humanos
Mejorar el cumplimiento normativo en materia de recursos humanos es fundamental para que las organizaciones mitiguen los riesgos legales y creen un lugar de trabajo justo e inclusivo. A continuación, se ofrecen algunos consejos para ayudar a mejorar el cumplimiento normativo en materia de recursos humanos:
Manténgase informado
Revise periódicamente y manténgase al día sobre las leyes, normativas y mejores prácticas relevantes del sector. Suscríbase a boletines informativos, asista a conferencias o seminarios web y utilice recursos de RR. HH. de prestigio para asegurarse de disponer de la información más reciente.
Desarrollar políticas y procedimientos claros.
Elaborar políticas y procedimientos integrales de recursos humanos que se ajusten a las leyes y normativas aplicables. Comunicar estas políticas de manera eficaz a los empleados, proporcionando formación y recursos para garantizar su comprensión y cumplimiento.
Realizar auditorías y evaluaciones periódicas.
Revise periódicamente sus prácticas, políticas y registros de RR. HH. para identificar posibles deficiencias o problemas de cumplimiento. Esto incluye la realización de auditorías internas de los procesos de RR. HH., como la contratación, la gestión del rendimiento y el mantenimiento de registros, para garantizar que se ajustan a los requisitos legales.
Proporcionar la formación adecuada.
Ofrecer programas de formación al personal de RR. HH. y a los directivos sobre temas relacionados con el cumplimiento normativo, como la lucha contra la discriminación, la prevención del acoso, las adaptaciones previstas en la ADA y el mantenimiento adecuado de registros. Además, informar a los empleados sobre sus derechos y responsabilidades mediante sesiones de formación y recursos de fácil acceso.
Documenta todo.
Mantener documentación precisa y actualizada de los procesos, políticas y procedimientos de RR. HH., así como de los registros de los empleados. Esto incluye mantener registros de las sesiones de formación, las evaluaciones de rendimiento, las medidas disciplinarias y cualquier adaptación proporcionada.
Fomentar una cultura de cumplimiento normativo.
Promueva una cultura de cumplimiento y comportamiento ético en toda la organización. Fomente la comunicación abierta, proporcione canales para informar quejas o inquietudes y tome medidas inmediatas para abordar cualquier problema que se plantee.
Busque asesoramiento legal.
En caso de duda o ante cuestiones complejas relacionadas con el cumplimiento normativo, solicite asesoramiento legal a un abogado laboralista con experiencia especializado en cumplimiento normativo en materia de recursos humanos. Este podrá ofrecerle orientación adaptada a las necesidades específicas de su organización y ayudarle a navegar por los complejos requisitos legales.
Recuerde que el cumplimiento normativo es un esfuerzo continuo, por lo que es esencial evaluar y adaptar periódicamente sus prácticas de RR. HH. para garantizar el cumplimiento continuo de las leyes y normativas cambiantes.
¿Cuáles son algunas leyes comunes de cumplimiento en materia de recursos humanos?
Los profesionales de RR. HH. deben tener un buen conocimiento de varias leyes y normativas clave en materia de cumplimiento normativo. A continuación se indican algunas de las más importantes que deben tener en cuenta:
- Título VII de la Ley de Derechos Civiles (1964): Prohíbe la discriminación en el empleo por motivos de raza, color, religión, sexo u origen nacional. Abarca diversos aspectos del empleo, incluyendo la contratación, los ascensos, la remuneración y el despido.
- Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA): Protege a las personas con discapacidades contra la discriminación en el empleo y exige a los empleadores que proporcionen adaptaciones razonables a las personas cualificadas. Se aplica a los empleadores con 15 o más empleados.
- Ley de Licencia Familiar y Médica (FMLA): Proporciona a los empleados elegibles hasta 12 semanas de licencia sin goce de sueldo con protección del empleo por motivos médicos y familiares que cumplan con los requisitos. Por lo general, los empleadores con 50 o más empleados están cubiertos.
- Ley de Normas Laborales Justas (FLSA): Establece normas sobre el salario mínimo, el pago de horas extras, el mantenimiento de registros y el trabajo infantil. Define quién está exento del pago de horas extras y establece reglas para clasificar a los empleados como exentos o no exentos.
- Ley de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA): Garantiza condiciones de trabajo seguras y saludables mediante el establecimiento de normas de seguridad en el lugar de trabajo, la impartición de formación y la aplicación de la normativa.
- Ley de Igualdad Salarial (EPA): Obliga a los empleadores a ofrecer la misma remuneración por un trabajo igual, independientemente del género. Prohíbe la discriminación salarial por motivos de sexo cuando los puestos de trabajo requieren las mismas habilidades, esfuerzo y responsabilidad.
- Ley de Reforma y Control de la Inmigración (IRCA): Exige a los empleadores verificar la identidad y la autorización de empleo de todos los empleados contratados después del 6 de noviembre de 1986, utilizando el formulario I-9.
Estos son solo algunos ejemplos y, dependiendo del sector y la ubicación, puede haber otras leyes y normativas que se deban tener en cuenta. Es fundamental que los profesionales de RR. HH. se mantengan al día de los cambios en el panorama legal para garantizar el cumplimiento normativo y proteger los derechos de los empleados.
