La función de un sistema moderno e integral de gestión de contratos

Para describir la función de un sistema de gestión de contratos del siglo XXI, nos parece útil empezar por explicar lo que no es.

• Un sistema de gestión de contratos no es un archivador ni una carpeta del escritorio del ordenador en la que se guardan todos los contratos.
• No se trata de un miembro del personal jurídico asignado para revisar los acuerdos que se originan en departamentos específicos.
• Un sistema de gestión de contratos no es un flujo de trabajo ideal que todo el mundo intenta seguir, pero que, siendo realistas, no puede.
• No es una persona clave que «sabe» todo lo que ocurre en la empresa.

Estas pueden ser formas en que una empresa intenta mantenerse al día con sus contratos, pero no constituyen un sistema de gestión de contratos. Ni mucho menos.

A principios de 2019, un sistema de gestión de contratos con todas las funciones es una plataforma informática a través de la cual su empresa recopila, negocia, ejecuta, modifica, supervisa, analiza y archiva todos los acuerdos en los que la empresa es, ha sido o será parte. Un sistema de gestión de contratos aprovecha la inteligencia artificial y el procesamiento del lenguaje natural para «comprender» el corpus de acuerdos de su empresa y ayudar a garantizar que usted y sus contrapartes los cumplan y que los acuerdos futuros contengan términos coherentes y beneficiosos.

Un sistema de gestión de contratos proporciona a todos los empleados el acceso en tiempo real que necesitan a los contratos existentes y en evolución para realizar su trabajo de manera eficiente. Simplifica y agiliza el proceso de celebración de nuevos contratos, de ejecución y cumplimiento de los contratos actuales, y de evaluación y aprendizaje a partir de los contratos vencidos.

En resumen, un sistema moderno de gestión de contratos integra la contratación inteligente y eficiente en todas las facetas de su negocio.

Aplicaciones destacadas de los sistemas actuales de gestión de contratos

Quizás esté pensando: todo eso suena muy bien, pero ¿cuáles son las aplicaciones prácticas? No hay problema. A continuación, le presentamos algunas de las ventajas más comunes que un sistema de gestión de contratos puede ofrecer a una organización típica.

Ventas

Los contratos con los clientes, en una forma u otra, representan el fruto del trabajo de su equipo de ventas. Lo ideal es que aporten valor a su negocio y a su contraparte, pero no siempre es así. Ya sea por la impaciencia inherente de los comerciales por cerrar acuerdos, por la falta de escrúpulos de la otra parte, por la falta de coordinación entre sus equipos o por la simple falta de atención a los detalles, los contratos que su departamento jurídico introduce en su canal de ventas a veces resultan muy diferentes y menos que ideales. Pueden contener plazos de entrega difíciles de cumplir, precios desventajosos o condiciones innecesariamente complicadas.

Un sistema de gestión de contratos no solo ayuda a remediar estos problemas, sino que los elimina desde su origen. Con una plataforma compartida que permite negociar, editar y firmar electrónicamente, los equipos de ventas pueden cerrar acuerdos más rápidamente sin sacrificar la precisión. Al ofrecer a todas las partes interesadas visibilidad en tiempo real de la negociación y la elaboración de los contratos, un sistema de gestión de contratos reduce el riesgo de errores y garantiza que todos puedan aportar su opinión para evitar problemas de coordinación. La función de búsqueda basada en inteligencia artificial mejora su capacidad para detectar omisiones e incoherencias. El resultado: ventas más rápidas, precisas, inteligentes y rentables.

Adquisiciones

Para obtener los insumos y las materias primas que necesita su empresa, es necesario contar con relaciones de abastecimiento fiables y predecibles. A diferencia de su equipo de ventas, su departamento de compras se pone en el lugar del cliente en estas transacciones. Sin embargo, usted sigue queriendo controlar los términos y el cumplimiento de sus contratos por parte de la contraparte con la mayor rigurosidad posible.

Un sistema de gestión de contratos proporciona a su equipo de compras las herramientas necesarias para mantener el control: plantillas para cada relación con los proveedores que agilizan la elaboración de contratos y simplifican el proceso de solicitud de propuestas, transparencia y análisis inteligentes que fomentan el cumplimiento por parte de los proveedores de los plazos de entrega y otras obligaciones, y acceso en tiempo real a los contratos nuevos y actuales para facilitar la coordinación entre sus departamentos.

Finanzas

Su equipo financiero necesita un acceso fácil e instantáneo a los datos contractuales que afectan a los ingresos y los gastos. Antes, estos datos no siempre eran fácilmente accesibles, lo que aumentaba el riesgo de que los informes y la planificación financieros fueran inexactos. Peor aún, las inconsistencias en los términos de los contratos podían dar lugar a «sorpresas» desagradables al final del trimestre cuando, por ejemplo, vencía sin previo aviso un plazo de pago que se había pasado por alto en un contrato de adquisición.

Con un sistema de gestión de contratos, su departamento financiero no solo dispone de información en tiempo real sobre los precios de los contratos y otras condiciones financieras, sino que también cuenta con herramientas analíticas basadas en inteligencia artificial para obtener información prospectiva a partir de los contratos existentes, lo que permite realizar modelos financieros más precisos y matizados.

Operaciones, marketing y TI

Sin duda, ya está empezando a hacerse una idea de cómo un sistema moderno de gestión de contratos puede transformar su negocio. A continuación le ofrecemos algunos ejemplos más. En el ámbito de las operaciones, las partes interesadas ahora tienen acceso y pueden aportar información sobre los términos clave de los contratos que afectarán a sus departamentos, así como la capacidad de examinar el corpus de sus contratos existentes para comprender las obligaciones que impulsan las prioridades operativas.

Ahora, su equipo de marketing puede ver los detalles de los contratos de venta en tramitación y, de este modo, analizar cuáles de sus estrategias de marketing han dado los resultados más beneficiosos para la empresa. En el ámbito de las tecnologías de la información, un sistema de gestión de contratos elimina el dolor de cabeza que supone gestionar un mosaico de aplicaciones de contratación mal integradas, sustituyéndolas por una única solución integral y totalmente compatible.

Legal

En cuanto a su departamento jurídico, bueno, suelen ser los que menos hay que convencer para que vean las ventajas de un sistema integral de gestión de contratos. Prácticamente todos los equipos jurídicos con los que nos hemos encontrado sufren las dificultades (y a menudo pierden el sueño) de gestionar los contratos de la empresa sin las herramientas necesarias para examinar, promulgar y supervisar los contratos críticos para la misión.

Y ni siquiera nos hagáis hablar de las historias que hemos oído sobre la frustración que provoca perder el tiempo por ineficiencias legales y administrativas, como perder la pista de la versión «maestra» de un borrador entre un montón de correos electrónicos con correcciones, perseguir a los comerciales para conseguir la copia firmada de un acuerdo o leer línea por línea contratos anteriores para encontrar lenguaje precedente.

No es exagerado afirmar que un sistema integral de gestión de contratos transforma el departamento jurídico al hacer que la contratación sea más coherente, transparente y eficiente para toda la empresa. Como ventaja adicional, también reduce las tensiones habituales con otros departamentos al ayudar a mostrar cómo las habilidades y el esfuerzo del equipo jurídico se alinean con el resto de la empresa.