Sus equipos se beneficiarán de una elaboración y negociación de contratos eficiente y coherente, así como de una supervisión y un análisis exhaustivos de los contratos impulsados por la inteligencia artificial. Alcanzarán el Santo Grial de cerrar acuerdos rápidamente sin sacrificar la calidad.
A continuación, analizamos las características que distinguen al mejor software de gestión de contratos para su negocio de las soluciones de contratación habituales.
Fácil montaje, negociación y ejecución centralizados de contratos.
En un negocio que depende de la negociación frecuente y compleja de acuerdos, el éxito a largo plazo depende de que sus equipos puedan redactar y negociar acuerdos que contengan términos contractuales coherentes y favorables sin demasiadas dificultades. El reto de llegar siempre al acuerdo adecuado reside en encontrar el equilibrio óptimo entre los acuerdos tipo y los contratos «personalizados» excesivamente elaborados.
El mejor software de gestión de contratos facilita encontrar ese equilibrio mediante la creación de un flujo de trabajo de contratación fluido, intuitivo y basado en el contenido. Sin duda, esto comienza con la incorporación de algunas de las herramientas de gestión de contratos existentes en el mercado, como la firma electrónica y el marcado de cambios fácil de usar. Sin embargo, el mejor software de gestión de contratos va mucho más allá de estas aplicaciones inconexas.
Una solución de gestión de contratos líder en el sector proporciona a su empresa una plataforma digital única en la que sus equipos pueden:
- Redactar y elaborar contratos, basándose en el conjunto de contratos anteriores que la empresa ha celebrado como precedente.
- Proporcione a los miembros relevantes del equipo y a los representantes de la contraparte acceso a un único borrador de trabajo y a herramientas de edición y comentario fáciles de usar para realizar un seguimiento de los puntos del acuerdo y comparar el lenguaje propuesto.
- Aprovecha el procesamiento del lenguaje natural impulsado por la inteligencia artificial para revisar errores, inconsistencias y ambigüedades; y
- Distribuya una versión ejecutable, recopile firmas electrónicas y archive el acuerdo en un repositorio central.
Las empresas que integran el mejor software de gestión de contratos en sus operaciones pronto se liberan de problemas contractuales que antes eran difíciles de resolver. Se acabó perder el rastro de borradores y versiones con correcciones en correos electrónicos cruzados. Se acabó perseguir a un comercial para conseguir la copia final y firmada de un acuerdo. Se acabaron los errores de copiar y pegar por descuido que hacen que los términos clave resulten ambiguos.
Con el mejor software de gestión de contratos como centro neurálgico de la empresa, cerrar acuerdos favorables de forma rápida y constante se convierte en algo habitual.
Análisis y conocimiento profundo de los contratos
Muchas empresas consideran el sistema de gestión documental de su empresa como una herramienta para gestionar los contratos. No es necesariamente una mala idea, pero dista mucho de la funcionalidad del mejor software de gestión de contratos. El DMS típico proporciona a la empresa un repositorio central de documentos, varios niveles de acceso de los usuarios a los mismos y un cierto grado de búsqueda por palabras. Su función es ayudar a organizar los documentos y permitir que otros empleados los encuentren, pero sigue dejando al usuario humano la pesada tarea de seleccionar, digerir y comparar los documentos.
El mejor software de gestión de contratos, por el contrario, lleva la funcionalidad del DMS a un nivel completamente diferente. Su inteligencia artificial y su tecnología de procesamiento del lenguaje natural no solo ayudan al usuario a encontrar un contrato almacenado en una plataforma compartida, sino que también analizan esos acuerdos y «comprenden» su significado. En efecto, el mejor software de gestión de contratos hace que todo el conjunto de contratos de una empresa sea «buscable por conceptos».
Ofrece a los usuarios la posibilidad de crear consultas inteligentes que localizan y comparan documentos con características específicas. Por ejemplo, con el mejor software de gestión de contratos, un usuario podría identificar al instante todos los contratos que vencen entre fechas concretas, o que prometen la entrega de un número mínimo de unidades a un cliente concreto, o que fueron revisados por un empleado o equipo específico antes de ser firmados.
Los empleados pueden utilizar el mejor software de gestión de contratos, es decir, no solo para buscar un acuerdo que saben que existe, sino para explorar un conjunto de contratos y extraer información valiosa de ellos.
Supervisión del rendimiento 24 horas al día, 7 días a la semana, 365 días al año.
Las herramientas analíticas que ofrece el mejor software de gestión de contratos no se limitan únicamente a ayudar a los equipos a localizar y analizar los contratos relevantes. También proporcionan a las empresas la capacidad de supervisar, anticipar e informar sobre el rendimiento pasado, presente y futuro de sus acuerdos en tiempo real. Una vez más, el mejor software de gestión de contratos va a la raíz de la solución de los problemas que la mayoría de las empresas han abordado históricamente con soluciones provisionales.
Tomemos, por ejemplo, el problema siempre presente en una empresa orientada a la fabricación de coordinar las ventas con la cadena de suministro. Por un lado, los equipos de ventas agresivos tienen como objetivo cerrar el mayor número posible de acuerdos. (Como hemos descrito anteriormente, el mejor software de gestión de contratos les proporciona herramientas para realizar ese trabajo de forma más eficiente y eficaz que nunca).
Por otro lado, los responsables de compras viven con el temor constante de que los comerciales prometan precios, cantidades o plazos de entrega que entren en conflicto con los acuerdos de abastecimiento de la empresa con sus proveedores. Sin una comunicación eficaz y una coordinación contractual entre ambos departamentos, el negocio se verá afectado.
Todas las empresas, independientemente de su sector, se enfrentan a este tipo de tensión operativa interna en torno a la contratación. Con el mejor software de gestión de contratos, por fin hay esperanza de eliminarla. Del mismo modo que la inteligencia artificial y el procesamiento del lenguaje natural permiten a los usuarios analizar un conjunto de acuerdos, el mejor software de gestión de contratos del mercado puede configurarse para realizar un seguimiento de los acuerdos en trámite y garantizar que se ajustan a las obligaciones existentes de la empresa. Asimismo, puede configurarse para supervisar los acuerdos existentes con el fin de garantizar el cumplimiento de los plazos y alertar a los equipos pertinentes cuando el cumplimiento de cualquiera de las partes del acuerdo esté a punto de incumplirse.
Al servir como monitor del rendimiento contractual las 24 horas del día, los 7 días de la semana y los 365 días del año, el mejor software de gestión de contratos ayuda eficazmente a los usuarios humanos a identificar, en tiempo real, los problemas contractuales que más merecen su atención. Se acabaron los plazos incumplidos. Menos conflictos internos y externos relacionados con los contratos. Operaciones más fluidas y menos tensas.
El mejor software de gestión de contratos ayuda eficazmente a los usuarios humanos a identificar, en tiempo real, los problemas contractuales que más merecen su atención.
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