Sus equipos se beneficiarán de un montaje y una negociación de contratos eficientes y coherentes, y de una supervisión y un análisis de los contratos profundos y basados en IA. Alcanzarán el Santo Grial de cerrar acuerdos rápidamente sin sacrificar la calidad.
A continuación, analizamos las características que distinguen el mejor software de gestión de contratos para su empresa de las soluciones de contratación ordinarias.
Elaboración, negociación y ejecución de contratos de forma sencilla y centralizada
En un negocio que depende de la negociación frecuente y compleja de acuerdos, el éxito a largo plazo depende de que a sus equipos les resulte razonablemente fácil redactar y negociar acuerdos que contengan condiciones contractuales coherentes y favorables. El reto de llegar siempre al acuerdo adecuado consiste en encontrar el equilibrio óptimo entre las plantillas únicas y los contratos "a medida".
El mejor software de gestión de contratos facilita la búsqueda de ese equilibrio mediante la creación de un flujo de trabajo de contratación fluido, intuitivo y basado en el contenido. Sin duda, esto comienza con la incorporación de algunas de las herramientas de gestión de contratos existentes en el mercado, como la firma electrónica y la redirección fácil de usar. Pero el mejor software de gestión de contratos va mucho más allá de estas aplicaciones patchwork.
Una solución de gestión de contratos líder en el sector proporciona a su empresa una única plataforma digital en la que sus equipos pueden:
- Redactar y redactar contratos, tomando como precedente el conjunto de contratos anteriores celebrados por la empresa;
- Proporcione a los miembros del equipo y a los representantes de la contraparte acceso a un único borrador de trabajo y a herramientas de edición y comentarios fáciles de usar para realizar un seguimiento de los puntos del acuerdo y comparar el lenguaje propuesto;
- Aprovechar el procesamiento del lenguaje natural basado en IA para revisar errores, incoherencias y ambigüedades.
- Distribuya una versión de ejecución, recoja firmas electrónicas y archive el acuerdo en un repositorio central.
Las empresas que integran el mejor software de gestión de contratos en sus operaciones pronto se ven liberadas de problemas de contratación antes intratables. Se acabó perder el rastro de borradores y versiones en rojo en correos electrónicos entrecruzados. Se acabó perseguir a un vendedor para conseguir la copia final y ejecutada de un acuerdo. Se acabaron los errores de corte y pegado que hacen que los términos clave resulten ambiguos.
Con el mejor software de gestión de contratos como eje central de contratación de la empresa, cerrar acuerdos favorables de forma rápida y constante se convierte en algo habitual.
Análisis y conocimiento en profundidad de los contratos
Muchas empresas tratan el sistema de gestión documental de su empresa como una herramienta para gestionar la contratación. No es necesariamente una mala idea, pero está muy lejos de la funcionalidad del mejor software de gestión de contratos. El DMS típico proporciona a una empresa un repositorio central de documentos, varios niveles de acceso a ellos por parte de los usuarios y cierto grado de capacidad de búsqueda por palabras. Su función es ayudar a organizar los documentos y permitir que otros empleados los encuentren, pero sigue dejando el trabajo pesado de seleccionar, digerir y comparar documentos al usuario humano.
El mejor software de gestión de contratos, en cambio, lleva la funcionalidad del DMS a un nivel completamente distinto. Su tecnología de inteligencia artificial y procesamiento del lenguaje natural no se limita a ayudar al usuario a encontrar un contrato almacenado en una plataforma compartida. También analiza esos acuerdos y "entiende" lo que significan. En efecto, el mejor software de gestión de contratos hace que todo el corpus de contratos de una empresa sea "buscable por conceptos".
Ofrece a los usuarios la posibilidad de construir consultas inteligentes que localizan y comparan documentos con características concretas. Por ejemplo, con el mejor software de gestión de contratos, un usuario podría identificar al instante todos los contratos que finalizan entre fechas específicas, o que prometen la entrega de un número mínimo de unidades a un cliente concreto, o que fueron revisados por un empleado o equipo específico antes de ser firmados.
En otras palabras, los empleados pueden utilizar el mejor software de gestión de contratos no sólo para buscar un acuerdo que saben que existe, sino para explorar un conjunto de contratos y extraer información de él.
Supervisión del rendimiento 24/7/365
Las herramientas analíticas que ofrece el mejor software de gestión de contratos no se limitan a ayudar a los equipos a localizar y analizar los contratos pertinentes. También proporcionan a una empresa la capacidad de supervisar, anticipar e informar sobre el rendimiento pasado, presente y futuro de sus acuerdos en tiempo real. Aquí, de nuevo, el mejor software de gestión de contratos va a la raíz para resolver problemas que la mayoría de las empresas han abordado históricamente con soluciones tipo tirita.
Tomemos, por ejemplo, el problema siempre presente en una empresa orientada a la fabricación de coordinar las ventas con la cadena de suministro. Por un lado, los equipos de ventas agresivos tienen como objetivo cerrar tantos acuerdos como sea posible. (Como hemos descrito anteriormente, el mejor software de gestión de contratos les proporciona herramientas para hacer ese trabajo de forma más eficiente y eficaz que nunca).
Por otro lado, los responsables de compras viven con el temor constante de que los vendedores prometan precios, cantidades o plazos de entrega que entren en conflicto con los acuerdos de aprovisionamiento de la empresa con sus proveedores. Sin una comunicación eficaz y una coordinación de la contratación entre ambos departamentos, el negocio se resentirá.
Todas las empresas, independientemente de su sector, se enfrentan a este tipo de tensiones operativas internas en torno a la contratación. Con el mejor software de gestión de contratos, por fin hay esperanza de eliminarla. Del mismo modo que la IA y el procesamiento del lenguaje natural permiten a los usuarios analizar un conjunto de acuerdos, el mejor software de gestión de contratos del mercado puede configurarse para realizar un seguimiento de los acuerdos en curso y garantizar que se ajustan a las obligaciones existentes de una empresa. Del mismo modo, puede configurarse para supervisar los acuerdos existentes a fin de garantizar el cumplimiento de los plazos y alertar a los equipos pertinentes cuando el rendimiento en cualquiera de las partes del acuerdo esté a punto de decaer.
Al servir como monitor 24/7/365 del rendimiento de la contratación, el mejor software de gestión de contratos ayuda eficazmente a los usuarios humanos a identificar, en tiempo real, los problemas de contratación que más merecen su atención. Se acabaron los plazos incumplidos. Menos conflictos internos y externos relacionados con los contratos. Operaciones más fluidas y menos tensas.
El mejor software de gestión de contratos ayuda eficazmente a los usuarios humanos a identificar, en tiempo real, las cuestiones de contratación que más merecen su atención.
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