Ses équipes bénéficieront d'un assemblage et d'une négociation des contrats efficaces et cohérents, ainsi que d'une surveillance et d'une analyse approfondies des contrats pilotées par l'IA. Elles atteindront le Saint Graal qui consiste à conclure des contrats rapidement sans sacrifier la qualité.
Nous examinons ci-dessous les caractéristiques qui distinguent le meilleur logiciel de gestion des contrats pour votre entreprise des solutions contractuelles ordinaires.
Assemblage, négociation et exécution des contrats faciles et centralisés
Dans une activité qui dépend de la conclusion fréquente de contrats complexes, le succès à long terme dépend de la facilité avec laquelle vos équipes rédigent et négocient des accords contenant des conditions contractuelles cohérentes et favorables. Le défi qui consiste à conclure le bon accord à chaque fois consiste à trouver l'équilibre optimal entre les modèles d'accords à taille unique et les contrats "sur mesure" trop élaborés.
Le meilleur logiciel de gestion des contrats facilite la recherche de cet équilibre en créant un flux de travail transparent, intuitif et basé sur la substance. Bien sûr, cela commence par l'intégration de certains des outils de gestion des contrats disponibles sur le marché, tels que la signature électronique et la redéfinition conviviale. Mais le meilleur logiciel de gestion des contrats va bien au-delà de ces applications disparates.
Une solution de gestion des contrats de premier plan offre à votre entreprise une plateforme numérique unique dans laquelle vos équipes peuvent :
- Rédiger et assembler des contrats en s'appuyant sur l'ensemble des contrats passés par l'entreprise ;
- Permettre aux membres de l'équipe concernés et aux représentants des parties adverses d' accéder à un seul projet de travail et à des outils d'édition et de commentaire faciles à utiliser pour suivre les points de l'accord et comparer les formulations proposées ;
- Tirer parti du traitement du langage naturel piloté par l'IA pour rechercher les erreurs, les incohérences et les ambiguïtés ; et
- Distribuer une version d'exécution, recueillir les signatures électroniques et archiver l'accord dans un répertoire central.
Les entreprises qui intègrent le meilleur logiciel de gestion des contrats dans leurs activités se voient rapidement libérées de problèmes contractuels autrefois insolubles. Elles ne perdent plus la trace des versions préliminaires en rouge dans des courriels qui se croisent. Plus besoin de courir après un vendeur pour obtenir la copie finale et exécutée d'un accord. Finies les erreurs de copier-coller qui rendent les termes clés ambigus.
Avec le meilleur logiciel de gestion des contrats servant de plaque tournante à l'entreprise, conclure des contrats favorables rapidement et de manière cohérente devient une habitude.
Analyse approfondie des contrats
De nombreuses entreprises considèrent leur système de gestion documentaire comme un outil de gestion des contrats. Ce n'est pas nécessairement une mauvaise idée, mais c'est loin d'être la fonctionnalité du meilleur logiciel de gestion des contrats. Le système de gestion documentaire type offre à l'entreprise un référentiel central de documents, différents niveaux d'accès des utilisateurs à ces documents et un certain degré de possibilité de recherche par mots. Sa fonction est d'aider à organiser les documents et de permettre aux autres employés de les trouver, mais il laisse à l'utilisateur humain le soin de sélectionner, d'assimiler et de comparer les documents.
Le meilleur logiciel de gestion des contrats, en revanche, porte les fonctionnalités de la GED à un niveau totalement différent. Sa technologie d'intelligence artificielle et de traitement du langage naturel ne se contente pas d'aider un utilisateur à trouver un contrat stocké sur une plateforme partagée. Elle analyse également ces accords et "comprend" ce qu'ils signifient. En fait, le meilleur logiciel de gestion des contrats rend l'ensemble des contrats d'une entreprise "consultable".
Il permet aux utilisateurs de construire des requêtes intelligentes qui localisent et comparent des documents présentant des caractéristiques particulières. Par exemple, avec le meilleur logiciel de gestion des contrats, un utilisateur peut identifier instantanément tous les contrats qui prennent fin entre des dates spécifiques, ou qui promettent la livraison d'un nombre minimum d'unités à un client particulier, ou qui ont été examinés par un employé ou une équipe spécifique avant d'être signés.
En d'autres termes, les employés peuvent utiliser le meilleur logiciel de gestion des contrats non seulement pour rechercher un accord dont ils connaissent l'existence, mais aussi pour explorer un ensemble de contrats et en tirer des enseignements.
Surveillance des performances 24/7/365
Les outils analytiques proposés par les meilleurs logiciels de gestion des contrats ne se limitent pas à aider les équipes à localiser et à analyser les contrats pertinents. Ils permettent également à l'entreprise de surveiller, d'anticiper et de rendre compte en temps réel des performances passées, présentes et futures de ses contrats. Là encore, les meilleurs logiciels de gestion des contrats s'attaquent à la racine des problèmes que la plupart des entreprises ont toujours traités avec des solutions de fortune.
Prenons, par exemple, le problème permanent de la coordination des ventes avec la chaîne d'approvisionnement dans une entreprise orientée vers la fabrication. D'une part, les équipes de vente dynamiques cherchent à conclure autant de contrats que possible. (Comme nous l'avons décrit plus haut, les meilleurs logiciels de gestion des contrats leur donnent les moyens d'accomplir cette tâche plus efficacement que jamais).
D'autre part, les responsables des achats craignent constamment que les vendeurs ne promettent des prix, des quantités ou des calendriers de livraison incompatibles avec les accords d'approvisionnement conclus par l'entreprise avec ses fournisseurs. Sans une communication efficace et une coordination des contrats entre les deux départements, l'activité de l'entreprise en pâtira.
Toute entreprise, quel que soit son secteur d'activité, est confrontée à ce type de tensions opérationnelles internes liées à la passation de contrats. Avec le meilleur logiciel de gestion des contrats, il y a enfin un espoir de l'éliminer. De la même manière que l'IA et le traitement du langage naturel permettent aux utilisateurs d'analyser un ensemble d'accords, le meilleur logiciel de gestion des contrats du marché peut être configuré pour suivre les accords en cours d'élaboration afin de s'assurer qu'ils correspondent aux obligations existantes de l'entreprise. De même, il peut être configuré pour surveiller les accords existants afin de s'assurer que les délais sont respectés et pour alerter les équipes concernées lorsque les performances de l'une ou l'autre partie de l'accord sont sur le point de déraper.
En surveillant 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et 365 jours par an les performances des contrats, le meilleur logiciel de gestion des contrats aide efficacement les utilisateurs humains à identifier, en temps réel, les questions contractuelles qui méritent le plus leur attention. Plus de délais non respectés. Moins de conflits internes et externes liés aux contrats. Des opérations plus fluides et moins tendues.
Le meilleur logiciel de gestion des contrats aide efficacement les utilisateurs humains à identifier, en temps réel, les questions contractuelles qui méritent le plus d'attention.
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