Una vez que haya seleccionado su software ELM o solución tecnológica jurídica, las cosas empezarán a suceder muy rápidamente. Los equipos de operaciones jurídicas son excepcionalmente multifuncionales, y para implementar correctamente una solución ELM será necesario que aproveche esta ventaja.
Ya hemos visto los pasos que hay que seguir para evaluar la solución ELM adecuada. Ahora que está listo para implementarla, es posible que ya cuente con miembros del equipo técnico en su departamento a los que debe involucrar. Pero también es posible que tenga que trabajar con personal técnico de otros lugares.
Aprovecha lo que hace que el departamento jurídico sea un lugar tan fantástico para trabajar: reúne a los profesionales adecuados de toda tu organización y aprovecha su combinación de conocimientos jurídicos, conocimientos sobre procesos empresariales, gestión de proyectos y experiencia técnica para poner en marcha el proyecto.
Un largo proceso de adquisición no y no significar un proyecto largo o un retraso en el inicio. Tan pronto como firme el contrato, debe prepararse para ponerse manos a la obra. Pero no sin tener en cuenta estos siete pasos para llevar a su equipo al éxito en la implementación de ELM.
Sepa quién necesita para la implementación de ELM
Ya ha involucrado a varias personas en el proceso de adquisición, pero ahora es el momento de replantearse quiénes son las personas que necesita. Comience su proyecto con todas las partes interesadas clave en sintonía y recuerde que, ahora que ha adquirido la solución, es posible que cuente con miembros clave del equipo que trabajan para la empresa a la que le ha comprado el producto.
- Miembros del equipo de TI
- Gerente de programas/plataformas
- Analistas de negocios
- Miembros del equipo de alojamiento específico para soluciones
- Gerentes de proyectos específicos para cada solución
- Analistas de servicios profesionales específicos para soluciones
No olvides tu gran plan.
Las cosas están a punto de volverse muy específicas en su implementación de ELM: ¿desea este campo de formulario o este otro, para que este tipo de objeto capture esta información o aquella, qué tipo de permisos desea otorgar a cada departamento, equipo o usuario? Antes de entrar en detalles, recuerde el gran plan que le impulsó a realizar la adquisición en primer lugar.
Escribe el objetivo original en algún lugar al que vuelvas a menudo, como en el subtítulo de tu plan de proyecto. Quizás sea «Dejar de perder tiempo buscando documentos», «Centralizar los datos para facilitar el acceso» o «Optimizar el trabajo aburrido y repetitivo».
Recopilar requisitos
Ya ha pasado por el proceso de solicitud de propuestas; sabe lo que necesita en su solución. Pero ahora es el momento de entrar en detalles. ¿Qué necesita que resuelva su solución? Usted es experto en su problema, pero el equipo con el que trabaja tiene experiencia en aprovechar la solución. Colabore con ellos para asegurarse de que su idea se pueda plasmar en el software, y ¿dónde hay lagunas? Tome notas y sea creativo.
Establecer objetivos temporales
El alcance excesivo acaba con los proyectos, por lo que el calendario de implementación de ELM es una medida preventiva. Teniendo en cuenta sus requisitos, establezca objetivos razonables que le permitan avanzar. Ahora también es el momento de planificar contingencias. Para crear un plan a prueba de fallos, planifique los fallos. Considere qué podría salir mal o llevar más tiempo en cada paso y, a continuación, incorpore medidas de seguridad para superar los retos que puedan surgir.
Formación
Si el software que ha comprado es una plataforma, es posible que esté creando la solución usted mismo. Si es así, aproveche los recursos que ofrece el producto. Pregunte a su persona de contacto lo siguiente:
- ¿Qué recursos de formación hay disponibles? Si son asíncronos, ¿a quién podemos pedir ayuda adicional?
- ¿Hay alguna plantilla lista para usar con la que pueda empezar?
- ¿Existe una base de conocimientos o un manual de usuario?
- ¿Pueden intercambiar ideas con otros miembros de la comunidad de clientes?
Elaborar un plan de comunicación
Es importante pensar bien en tu plan de comunicación antes de la fecha de lanzamiento. Te recomendamos que empieces a pensar en ello durante la prueba de aceptación del usuario (UAT): piensa en las personas que deben entusiasmarse con los cambios que estás implementando y en cómo presentar tu éxito como algo que les facilitará la vida: el cambio solo supone un reto cuando representa una pérdida.
Vuelve a fijarte en tus objetivos principales para establecer el tono adecuado (positivo). Mantén una comunicación constante y clara, establece expectativas y organiza las reuniones adecuadas para que todos se sumen al proyecto.
Establezca los KPI para la implementación de ELM.
Una de las cosas más importantes que hay que hacer durante la puesta en marcha de la implementación de ELM es empezar a hacer un seguimiento de su éxito. Si todo va bien, puede utilizar esas estadísticas para mostrar a su equipo lo bueno que ha sido su liderazgo, y puede recurrir a ellas para ayudar a una mayor adopción. Si no es así, no se preocupe: utilícelas para iterar y establecer objetivos de mejora.
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