Une fois que vous avez choisi votre logiciel ELM ou votre solution de technologie juridique, les choses se mettent en place très rapidement. Les équipes d'opérations juridiques sont particulièrement polyvalentes, et la mise en œuvre d'une solution ELM exige que vous vous appuyiez sur cette force.
Nous avons déjà examiné les étapes à suivre pour évaluer la bonne solution ELM. Maintenant que vous êtes prêt à la mettre en œuvre, il se peut que vous ayez déjà des membres de l'équipe technique dans votre département que vous devez impliquer. Mais il est également possible que vous deviez travailler avec des techniciens plus éloignés.
Appuyez-vous sur ce qui fait du secteur juridique un endroit où il fait bon travailler : faites appel aux bons acteurs de votre organisation et tirez parti de leur savoir-faire juridique, de leur connaissance des processus d'entreprise, de leur gestion de projet et de leur expertise technique pour démarrer le projet.
Une longue procédure de passation de marchés n'est pas et ne doit pas pas et ne doit pas signifier un projet long ou un démarrage retardé. Dès que vous aurez signé le contrat, vous devrez vous préparer à plonger dans le vif du sujet. Mais pas sans prendre en compte les sept étapes suivantes pour mener votre équipe à la réussite de la mise en œuvre d'ELM.
Savoir de qui vous avez besoin pour la mise en œuvre d'ELM
Vous avez déjà impliqué un certain nombre de personnes dans le processus d'achat, mais il est maintenant temps de repenser à qui vous avez besoin. Commencez votre projet avec toutes les parties prenantes sur la même longueur d'onde, et n'oubliez pas que maintenant que vous avez acheté la solution, il se peut que des membres clés de votre équipe travaillent pour l'entreprise auprès de laquelle vous avez effectué l'achat.
- Membres de l'équipe informatique
- Gestionnaire de programme / de plateforme
- Analystes d'entreprise
- Membres de l'équipe d'hébergement spécifique à la solution
- Gestionnaires de projets spécifiques aux solutions
- Analystes des services professionnels spécifiques aux solutions
N'oubliez pas votre grand projet
Les choses sont sur le point de devenir très spécifiques dans votre mise en œuvre de l'ELM : voulez-vous tel ou tel champ de formulaire, que tel ou tel type d'objet capture des informations, quel type d'autorisations voulez-vous accorder à chaque département, à chaque équipe ou à chaque utilisateur ? Avant d' entrer dans les détails, rappelez-vous le grand projet qui vous a poussé à passer par les achats en premier lieu.
Inscrivez l'objectif initial dans un endroit où vous y reviendrez souvent, par exemple dans le sous-titre de votre plan de projet. Il peut s'agir de "Ne plus perdre de temps à chercher des documents" , de "Centraliser les données pour en faciliter l'accès" ou de "Rationaliser les tâches ennuyeuses et répétitives".
Recueillir les besoins
Vous avez déjà passé l'appel d'offres ; vous savez ce que vous attendez de votre solution. Mais il est temps d'entrer dans le vif du sujet. Que doit résoudre votre solution ? Vous êtes expert de votre problème, mais l'équipe avec laquelle vous travaillez est experte dans l'utilisation de la solution. Faites équipe avec eux pour vous assurer que votre idée peut être traduite dans le logiciel, et où il y a des lacunes ? Prenez des notes et faites preuve de créativité.
Fixer des objectifs temporels
Le glissement de périmètre tue les projets, c'est pourquoi le calendrier de mise en œuvre d'ELM est une mesure prophylactique. En gardant vos exigences à l'esprit, fixez des objectifs raisonnables qui vous permettront d'avancer. C'est également le moment de prévoir les imprévus. Pour construire un plan à l'épreuve des échecs, prévoyez les échecs. Pensez à ce qui pourrait mal tourner ou prendre plus de temps à n'importe quelle étape, puis prévoyez des dispositifs de sécurité pour surmonter les difficultés qui pourraient apparaître.
Formation
Si le logiciel que vous avez acheté est une plateforme, il se peut que vous construisiez vous-même la solution. Dans ce cas, profitez des ressources offertes par le produit. Posez les questions suivantes à votre interlocuteur :
- Quelles sont les ressources de formation disponibles et, si elles sont asynchrones, à qui pouvons-nous demander un soutien supplémentaire ?
- Existe-t-il des modèles prêts à l'emploi pour commencer ?
- Existe-t-il une base de connaissances ou un manuel d'utilisation ?
- Peuvent-ils réfléchir à des idées avec d'autres membres de la communauté des clients ?
Élaborer un plan de communication
Il est important de réfléchir à votre plan de communication bien avant la date de lancement. Nous vous recommandons de commencer à y réfléchir pendant l'évaluation initiale : réfléchissez aux personnes qui doivent être enthousiasmées par les changements que vous mettez en œuvre et à la manière de présenter votre succès comme quelque chose qui leur facilitera la vie : Le changement n'est un défi que lorsqu'il représente une perte.
Revenez sur vos principaux objectifs pour donner le bon ton (positif). Maintenez une communication constante et claire, en définissant les attentes et en organisant les bonnes réunions pour obtenir l'adhésion de tous.
Définir des indicateurs de performance clés pour la mise en œuvre de l'ELM
L'une des choses les plus importantes à faire lors de la mise en œuvre de votre solution ELM est de commencer à suivre vos succès. Si les choses vont bien, vous pouvez utiliser ces statistiques pour montrer à votre équipe à quel point votre leadership a été excellent, et vous pouvez utiliser ces statistiques pour aider à l'adoption ultérieure. Si ce n'est pas le cas, n'ayez crainte : utilisez-les pour procéder à des itérations et fixer des objectifs d'amélioration.
Découvrez les meilleures solutions de gestion juridique
Découvrez une solution adaptée à vos besoins actuels et futurs.
