La Autoridad de Conducta Financiera del Reino Unido publicó recientemente una declaración sobre cómo las instituciones financieras deben planificar el cumplimiento de sus requisitos para gestionar los procesos documentales y en papel durante la pandemia de COVID-19.
La FCA afirma que se espera que ningún cliente de una empresa se vea perjudicado por las restricciones al contacto presencial y los retrasos en los procesos que aún implican el uso de papel.
Las empresas deben demostrar que han mitigado el impacto de los retrasos, en particular en lo que respecta al procesamiento de fondos o transacciones, y que han mantenido una buena comunicación con los clientes, especialmente con los más vulnerables o aquellos que se protegen debido a condiciones médicas.
Ejemplos de abandono de los procesos basados en papel
En un seminario web reciente, analizamos varios casos prácticos sobre cómo nuestros clientes han dado un giro para satisfacer las necesidades de sus clientes con pequeños cambios en los procesos empresariales existentes.
Un ejemplo fue la sustitución del proceso de envío de extractos en papel en papel preimpreso. Ahora, el cliente utiliza DataStore para crear copias electrónicas de los extractos con las superposiciones adecuadas antes de enviarlos por correo electrónico a los clientes.
¿Otro ejemplo? Cómo un cliente está empezando a almacenar documentos en formato electrónico lo antes posible en un proceso determinado. Esto permite al personal trabajar estrictamente con documentos electrónicos durante una tarea o proyecto, en lugar de depender del papel.
Las empresas de servicios financieros están planteando nuevas preguntas.
Esto da lugar a una serie de preguntas que muchas empresas de servicios financieros, así como otras empresas, se están planteando:
- Dado que muchas soluciones no se utilizan al máximo, ¿estamos aprovechando al máximo las herramientas disponibles? ¿ Existen capacidades que podamos ampliar a otros procesos o departamentos para aliviar la presión en esas áreas?
- ¿Cuántos procesos y tecnologías heredados tenemos que funcionaban bien cuando todos los participantes trabajaban desde la oficina, pero que han resultado difíciles o incluso inoperantes cuando los participantes trabajan desde casa?
- ¿Qué pasará cuando se relajen las restricciones por la pandemia y los empleados empiecen a volver a la oficina? ¿Cómo funcionarán nuestros procesos cuando algunos empleados estén en la oficina y otros sigan trabajando desde casa? Eso podría aumentar la presión sobre nuestros recursos y los procesos podrían volverse aún más difíciles de llevar a cabo.
Aunque la COVID-19 plantea una serie de retos empresariales, especialmente en los servicios financieros, también puede considerarse una fuerza impulsora de cambios positivos. Puede impulsar la migración de los procesos manuales y basados en papel a soluciones más automatizadas, lo que a su vez conduce a procesos más eficientes y a un mejor servicio para sus clientes.
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