Los bufetes de abogados especializados en inmigración recopilan y almacenan una enorme cantidad de datos. Se trata de diferentes tipos de datos, almacenados en diferentes lugares y recopilados de diferentes maneras: comunicaciones con clientes almacenadas en correos electrónicos, documentos de ciudadanos extranjeros y empresas en carpetas en unidades locales, una nube de gestión de casos o un servicio de terceros como Dropbox o Box.com, notificaciones gubernamentales en papel y otros tipos de carpetas en archivadores de oficina, etc.
En circunstancias normales, tener toda esta información repartida en múltiples ubicaciones no es gran cosa. Supongamos que se ha aprobado el visado H-1B de un beneficiario: escaneas su notificación de aprobación y guardas la imagen escaneada en tu unidad local «G», actualizas el caso de ese beneficiario en la plataforma de gestión de casos que elijas, envías una actualización al beneficiario por correo electrónico o mensaje de texto, y das por terminado el día.
Pero hoy en día, las circunstancias distan mucho de ser normales.
A medida que la pandemia del coronavirus sigue paralizando la economía estadounidense y ha obligado a casi todo el mundo a trabajar desde casa, los bufetes de abogados se han apresurado a implantar sistemas que les permitan seguir operando. Sin embargo, la realidad es que uno de los sistemas más eficaces ya lo utilizan la mayoría de los bufetes, aunque no en toda su extensión: la gestión de casos de inmigración.
Ahora que los bufetes de abogados se están adaptando a un entorno de trabajo totalmente remoto, organizar y centralizar sus datos en una plataforma de gestión de casos es la forma más fácil de avanzar. Estas son las principales formas en las que puede aprovechar su plataforma de gestión de casos como su oficina remota central.
Utilice su nube de gestión de casos para almacenar documentos.
Los bufetes de abogados se dedican al negocio de los documentos. Esto solía ser mucho más evidente en el pasado, cuando todos los documentos eran en papel y se almacenaban en archivadores, en escritorios o, en el caso de grandes volúmenes, en trasteros. Hoy en día, aunque el número de documentos puede haber aumentado, muchos de ellos son digitales y, por lo tanto, se almacenan en versiones digitales de archivadores (carpetas de ordenador), escritorios (el escritorio de su ordenador) o unidades de almacenamiento de terceros (almacenamiento en la nube).
En otras palabras, aunque hoy en día las empresas tienen mucho menos papeleo, probablemente tengan tanto o más desorden digital.
Y al igual que en el mundo físico, es importante organizar adecuadamente y, lo que es más importante, centralizar toda la documentación. Los bufetes de abogados que utilizan servicios en la nube estaban y están sin duda a la vanguardia en muchos aspectos, pero si esos mismos bufetes también utilizan una plataforma de gestión de casos, como es el caso de la mayoría, eso sigue significando que la información debe ser rastreada, recuperada y, a menudo, transferida entre múltiples sistemas, lo que provoca retrasos o errores.
Por lo tanto, la primera práctica recomendada importante para trabajar desde casa es organizar y, lo que es más importante, centralizar la mayor cantidad posible de datos de su bufete de abogados. Probablemente ya esté realizando la mayor parte de su trabajo en un sistema de gestión de casos. ¿Sabía que la mayoría de las plataformas de gestión de casos también ofrecen almacenamiento en la nube? INSZoom, por ejemplo, ofrece almacenamiento en la nube a todos sus usuarios, lo que les permite almacenar todo tipo de información, desde documentos e información de solicitantes corporativos hasta fotografías, archivos, fechas y datos biométricos de beneficiarios y dependientes.
Esto significa que cuando trabajas desde casa, que es el modus operandi actual de casi todos los bufetes de abogados de Estados Unidos debido a la COVID-19, puedes trabajar en un solo sistema y evitar tener que buscar, extraer y transferir documentación e información de fuentes dispares como correos electrónicos, Dropox/Box.com o carpetas compartidas en una red.
Traslade la correspondencia del correo electrónico al portal de clientes.
Otra buena práctica para los bufetes de abogados que acaban de empezar a trabajar a distancia es comunicarse con sus clientes a través del portal de clientes de su sistema de gestión de casos, ya sea con un contacto corporativo o con una persona física. Sí, el correo electrónico sigue siendo uno de los métodos de comunicación más populares y, en muchos casos, también hay conversaciones entre abogados y clientes por mensaje de texto o por teléfono. Pero, en la medida de lo posible, comuníquese a travésdel portal de clientesde su sistema de gestión de casos. He aquí el motivo.
En primer lugar, al igual que el almacenamiento de documentos, esto le permite mantener toda la correspondencia en un solo lugar, lo que resulta extremadamente útil durante los periodos de mayor actividad y ajetreo. Los bufetes de abogados que nunca han tenido empleados remotos, o que rara vez los han tenido, no se ven obligados a apresurarse para configurar su infraestructura remota, al tiempo que siguen trabajando con sus clientes, que probablemente estén más ansiosos y tengan más preguntas que nunca.
Esto hace que sea difícil mantenerse al día y se pierde mucho tiempo tratando de hacer malabarismos entre los distintos canales de comunicación. Al comunicarse principalmente o exclusivamente a través de su portal de clientes, tendrá todo el historial de conversaciones en un solo lugar, por lo que podrá dedicar menos tiempo a recopilar las conversaciones con los clientes y más tiempo a aportar valor.
En segundo lugar, y en cierto modo más importante, los portales para clientes son simplemente más seguros. En el contexto del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA), el correo electrónico y otras formas de comunicación no seguras son algunas de las formas más comunes de comunicación digital que realmente exponen a los profesionales de la inmigración y a sus clientes a posibles violaciones de la seguridad de los datos.
Ahora que los empleados de los bufetes de abogados trabajan todos a distancia, al menos por el momento, es más difícil que antes garantizar que las conexiones a Internet sean seguras, que los dispositivos estén suficientemente bloqueados, etc., lo que significa que, en teoría, es más probable que se produzcan posibles infracciones. Por lo tanto, el uso de un portal de clientes para la comunicación puede ayudar a paliar estos problemas sin tener que preocuparse por cómo y dónde trabajan a distancia sus empleados. INSZoom, por ejemplo, se tomamuy en serio el RGPD y la CCPA, y una de las formas de hacerlo es a través del portal para extranjeros.
Por lo tanto, está claro que organizar los documentos y datos de los bufetes de abogados, así como la correspondencia con los clientes, es importante para los bufetes que acaban de empezar a trabajar a distancia y que aún están trabajando para establecer sus infraestructuras de «trabajo desde casa».
Pero hay algo más que los bufetes de abogados pueden hacer para optimizar realmente su práctica y centrarse en acostumbrarse a la «nueva normalidad», y es automatizar las tareas administrativas de gran volumen con la ayuda de un bot.
Optimice sus tareas de datos recién organizadas con la ayuda de un «bot» mientras se acostumbra a trabajar de forma remota.
Los bots están ganando más popularidad que nunca. Casi todos los sitios web tienen un sencillo chatbot de autoayuda en algún lugar de la pantalla para guiarte por el sitio web, y existen bots más sofisticados que pueden proporcionar un nivel de ayuda sustancial, como por ejemplo, pararecurrir una multa de aparcamiento.
Los bots también son una realidad en el mundo de la inmigración, ya que INSZoom ha lanzadoZoomi, el primer bot de automatización de procesos del sector de la inmigración.
Zoomi es un bot inteligente de automatización de procesos para equipos de inmigración. Como asistente virtual, Zoomi puede encargarse de los tediosos procesos administrativos que suelen realizar los asistentes jurídicos o los auxiliares legales, que a menudo están sobrecargados de trabajo, como actualizar un caso después de recibir un aviso de recibo por correo. A primera vista, esto puede parecer trivial, pero si lo pensamos bien, recibir, escanear e introducir la información del aviso de recibo en papel en la plataforma de gestión de casos lleva mucho tiempo, especialmente durante la temporada de límites máximos de visados H-1B. Sin embargo, es un trabajo importante que hay que hacer y hacer bien.
Pero con Zoomi, puede hacerlo por usted con una precisión garantizada gracias a un bot que conoce su plataforma de gestión de casos, siempre y cuando utilice INSZoom. Esto significa que, si todavía estás en proceso de preparar tu empresa para el trabajo a distancia, especialmente si tienes un equipo grande, puedes centrarte en formar a tu equipo en todos los nuevos sistemas de teleconferencia, ordenadores portátiles y tabletas, y otras soluciones para trabajar desde casa, con el fin de garantizar una transición fluida, mientras Zoomi se encarga de las tareas importantes pero que requieren mucho tiempo.
Al final, ¡organiza y automatiza!
En estos tiempos de incertidumbre, en los que los bufetes de abogados se ven obligados a trasladarse y a trabajar de forma totalmente remota, hay un lado positivo: la oportunidad, aunque sea forzada, de optimizar los procesos de su bufete. Sí, no es la situación ideal, pero, por otro lado, el teletrabajo no solo proporciona flexibilidad a los empleados y es hacia donde se dirige el trabajo de todos modos, sino que también es una especie de medida de emergencia para futuras emergencias, desastres y otras situaciones en las que no nos gusta pensar, pero para las que, sin embargo, debemos estar preparados.
Por lo tanto, si está en proceso de preparar su empresa para trabajar de forma totalmente remota, recuerde que, mediante la organización y la centralización, puede eliminar gran parte del trabajo administrativo innecesario, automatizarlo cuando sea posible y redirigir el tiempo y el esfuerzo a la nueva realidad actual. Una vez que esté todo listo, estará preparado para cualquier cosa.
Y si tiene alguna pregunta sobre cómo sacar el máximo partido a INSZoom, especialmente en estos tiempos difíciles, póngase en contacto con su representante o a través delsitio web de la empresa.
¡Cuídate y recuerda lavarte las manos!
