Los departamentos jurídicos de las empresas están experimentando un aumento en su volumen de trabajo, y la mayor parte de ese trabajo se asigna a abogados externos. Esa ha sido la tendencia durante varios años, según una encuesta de Thomson Reuters realizada a más de 1000 departamentos jurídicos de empresas.
Ese estudio también reveló que las empresas se centraban cada vez más en gestionar los gastos legales mediante una serie de métodos, entre los que se incluía la externalización de la revisión de facturas legales (LBR). La pregunta que se plantea un departamento jurídico corporativo con mucho trabajo es si la LBR debe realizarse internamente o si deben externalizar esas funciones a un experto en LBR y centrarse en tareas de mayor valor.
En este artículo, repasaremos algunas de las razones más convincentes para externalizar el LBR de su empresa y explicaremos por qué es mejor para el departamento jurídico, la empresa y su asesor externo.
Es mejor para el departamento jurídico de la empresa.
Algunas empresas han optado por mantener el proceso LBR dentro de la propia empresa. Al menos en apariencia, esto parece tener sentido. Al fin y al cabo, el departamento jurídico de la empresa cuenta con abogados y personal de apoyo jurídico que conocen la empresa y sus objetivos legales. Por lo general, conocen los detalles de cada caso y pueden tomar una decisión informada sobre si los abogados externos facturan de forma justa y precisa.
Seamos realistas, nadie estudia derecho para convertirse en contable. A menudo, revisar las facturas legales se considera una tediosa distracción de las responsabilidades diarias de los abogados corporativos y les aleja de centrarse en los asuntos que tienen entre manos, las relaciones con los bufetes de abogados y el rendimiento. Para complicar aún más todo el proceso, es posible que no revisen las facturas a fondo ni apliquen plenamente las directrices de facturación, ya que a menudo consideran a sus bufetes de abogados como socios e incluso pueden provenir de un bufete externo. Se trata claramente de un conflicto de intereses que, en última instancia, puede acabar costando más dinero al departamento y a la empresa.
Muchos departamentos jurídicos corporativos han intentado paliar este problema contratando personal específico para auditar las facturas legales. El problema es que es casi imposible contratar al número «adecuado» de personas con la experiencia adecuada para esta tarea. Si se contrata a asistentes jurídicos o personal similar para la revisión de facturas, es probable que sea necesario impartir una formación considerable. Además, los revisores de facturas legales competentes tienen una gran demanda, por lo que, una vez que haya formado a sus asociados internos, existe un mayor riesgo de que se marchen en busca de oportunidades mejor remuneradas. Esto podría suponer un retraso de seis meses o más mientras forma al siguiente asociado.
Por último, la carga de trabajo varía de un mes a otro. Los revisores internos pueden estar desbordados un mes y sin trabajo al mes siguiente. En los meses más tranquilos, la empresa acaba absorbiendo el aumento de los gastos generales. Y, en los meses más ocupados, el proceso de revisión de facturas puede retrasarse, lo que da lugar a un rendimiento deficiente o a retrasos en la aprobación de las facturas.
Todos estos problemas se resuelven externalizando el proceso de revisión de facturas legales. Un socio con experiencia en la gestión de gastos legales debería contar con el personal especializado necesario, poder ajustar los recursos según sea necesario y ofrecer un coste siempre directamente proporcional a las necesidades. Los departamentos legales pueden reducir el número de empleados y los costes, al tiempo que mantienen al equipo legal más satisfecho y centrado en el trabajo de alto valor.
Es mejor para la empresa.
Además de lograr un resultado legal aceptable, las empresas se preocupan principalmente por mantener los gastos legales predecibles y dentro del presupuesto. Aquí es donde un socio con experiencia en la gestión de gastos legales puede destacar. Dado que se dedican exclusivamente a esta tarea, las empresas de gestión de gastos legales cuentan con las herramientas y los recursos necesarios para ayudar a los clientes a desarrollar o perfeccionar las directrices de facturación basadas en las mejores prácticas, así como a analizar e informar sobre todos los factores relevantes que una empresa utilizaría para predecir y gestionar los gastos legales generales.
Los expertos en LBR pueden intervenir en todas las fases del litigio y en todas las áreas de práctica. Yendo un paso más allá, un socio con experiencia en la gestión de gastos legales puede aportar información valiosa sobre las prácticas de contratación y la utilización de los recursos. Por ejemplo, un bufete de abogados externo puede ser la opción más rentable para proyectos de litigio de «alto riesgo», pero al mismo tiempo resultar innecesariamente caro para asuntos rutinarios. O bien, un bufete puede ser más eficiente en casos con gran volumen de documentación, pero menos eficiente en otros. Los profesionales de LBR pueden hacer un seguimiento de las innumerables variables que influyen en este tipo de decisiones y, sin la aplicación de las directrices de facturación de los bufetes, no es posible realizar estas comparaciones equivalentes y obtener esta valiosa información.
Luego, está el factor «conocer tu oficio». Es decir, los expertos en LBR se dedican a optimizar la precisión y la eficiencia de las facturas legales y el proceso de aprobación de facturas. Se pasan todo el día, todos los días, pensando en formas de agilizar el proceso de revisión de facturas y obtener más y mejores conocimientos a partir de los datos de gastos legales. Al igual que un abogado corporativo puede contratar a una empresa de propiedad intelectual para que se encargue de una disputa sobre marcas registradas, una empresa de LBR aporta ese tipo de experiencia al proceso de revisión y aprobación de facturas. Al igual que cuando se contrata a una empresa de propiedad intelectual, el revisor de facturas subcontratado no sustituye por completo al abogado corporativo, sino que amplía las capacidades de este en esta área crítica de responsabilidad. El resultado neto es que la empresa obtiene un mejor resultado a un coste menor y más predecible, a menudo con un retorno de la inversión demostrado.
Es mejor para los abogados externos
Por desgracia, la revisión de facturas legales a veces se considera una tarea conflictiva, en la que los departamentos jurídicos buscan formas de exprimir al máximo a los abogados externos. Pero no siempre es así. Cuando se lleva a cabo correctamente, un proceso de revisión de facturas legales saludable beneficia en realidad a los abogados externos.
Esto se debe a que el objetivo no es reducir las facturas legales solo por el hecho de reducir los costes. Más bien, el proceso de revisión de las facturas legales consiste en garantizar que los abogados externos sigan las directrices de facturación de la empresa. El objetivo es identificar las áreas problemáticas y luego solucionarlas. Se trata más de educar que de confrontar. Se trata más de transparencia, responsabilidad y cumplimiento.
Como resultado, los bufetes de abogados externos suelen beneficiarse de la externalización de la revisión de facturas, ya que el proveedor de LBR suele completar el proceso de revisión de facturas más rápidamente y resolver los problemas con mayor rapidez. El resultado es que las facturas legales se aprueban y pagan más rápidamente que con un equipo interno típico, en el que las facturas pueden acumularse durante semanas o incluso meses antes de ser revisadas, ajustadas y pagadas.
Por último, cuando surge un problema difícil, un socio de confianza de LBR contará con personal dedicado para atender las consultas de los abogados externos y con un proceso de apelación justo y sólido, de modo que los problemas puedan resolverse de manera oportuna, coherente y justa. Esto garantiza que la relación entre el departamento jurídico de la empresa y los abogados externos nunca se vea comprometida.
Conclusión
En pocas palabras, la revisión de facturas legales es una parte necesaria del proceso de gestión de litigios corporativos. Pero eso no significa que el trabajo tenga que realizarse (ni siquiera que deba realizarse) internamente. La externalización de la revisión de facturas legales beneficia a todos los involucrados en el proceso. Los departamentos jurídicos corporativos pueden mantenerse ágiles y centrarse en su trabajo más valioso. Las empresas ganan control y previsibilidad a la hora de gestionar los gastos legales, y los bufetes de abogados externos se benefician de un proceso de revisión de facturas optimizado, lo que se traduce en aprobaciones y pagos más rápidos.
Nota del editor: Este post fue publicado originalmente en el sitio de Quovant. Tras la adquisición de Mitratech en 2022, el contenido se trasladó al sitio de Mitratech.
