¿Por qué externalizar la revisión de facturas legales?

Los departamentos jurídicos de las empresas están experimentando un aumento de su carga de trabajo, que en su mayor parte se asigna a abogados externos. Esa ha sido la tendencia durante varios años, según una encuesta de Thomson Reuters a más de 1.000 departamentos jurídicos de empresas.

Ese estudio también reveló que las empresas se centraban cada vez más en la gestión del gasto legal a través de una serie de métodos, incluida la revisión de facturas legales (LBR) subcontratada. La cuestión para un departamento jurídico corporativo con mucho trabajo es si la LBR debe realizarse internamente o si deben externalizar esas funciones a un experto en LBR y centrarse en trabajos de mayor valor.

En este artículo, repasaremos algunas de las razones más convincentes para externalizar el LBR de su empresa y explicaremos por qué es mejor para el departamento jurídico, la empresa y su asesor externo.

Es mejor para el departamento jurídico de la empresa

Algunas empresas han optado por mantener el proceso LBR dentro de la empresa. Al menos a primera vista, parece lógico. Al fin y al cabo, el departamento jurídico de la empresa cuenta con abogados y personal de apoyo jurídico que conocen la empresa y sus objetivos jurídicos. Normalmente conocen los hechos de cada caso y pueden tomar una decisión informada sobre si el abogado externo está facturando de forma justa y precisa.

Admitámoslo, nadie estudia Derecho para ser contable. A menudo, la revisión de las facturas legales se considera una tediosa distracción de las responsabilidades cotidianas del abogado de empresa y su concentración en el asunto o asuntos que tiene entre manos, las relaciones con el bufete y el rendimiento. Para complicar aún más todo el proceso, es posible que no revisen las facturas a fondo o no apliquen plenamente las directrices de facturación porque a menudo consideran a sus bufetes de abogados como socios e incluso pueden haber venido de un bufete externo. Se trata claramente de un conflicto de intereses que, en última instancia, puede acabar costando más dinero al departamento y a la empresa.

Muchos departamentos jurídicos de empresas han intentado paliar este problema contratando personal específicamente para auditar las facturas legales. El problema es que es casi imposible contratar al número "correcto" de personas con la experiencia adecuada para esta tarea. Si se contrata a asistentes jurídicos o personal similar para la revisión de facturas, es probable que se requiera una formación importante. Además, los revisores de facturas legales competentes están muy solicitados, por lo que una vez que forme a sus asociados internos, existe un mayor riesgo de que huyan a oportunidades mejor remuneradas. Esto podría retrasarle seis o más meses mientras forma al siguiente asociado.

Por último, la carga de trabajo fluye y refluye de un mes a otro. Los revisores internos pueden estar desbordados un mes e infrautilizados al siguiente. En los meses más flojos, la empresa acaba absorbiendo el aumento de los gastos generales. Y, en los meses de más trabajo, el proceso de revisión de la facturación puede retrasarse, lo que se traduce en un bajo rendimiento o en retrasos en la aprobación de las facturas.

Todos estos problemas se resuelven externalizando el proceso de revisión de facturas legales. Es de suponer que un socio con experiencia en la gestión de gastos jurídicos cuente con la experiencia necesaria en plantilla, pueda ajustar los recursos en función de las necesidades y el coste sea siempre directamente proporcional a la necesidad. Los departamentos jurídicos pueden mantener la plantilla y los costes bajos, al tiempo que el equipo jurídico está más contento y centrado en el trabajo de alto valor.

Es mejor para la empresa

Aparte de lograr un resultado jurídico aceptable, a las empresas les preocupa sobre todo mantener el gasto jurídico previsible y dentro del presupuesto o por debajo de él. Aquí es donde puede brillar un socio con experiencia en la gestión de gastos jurídicos. Dado que se dedican a esta única tarea, las empresas de gestión de gastos jurídicos cuentan con las herramientas y los recursos necesarios para ayudar a los clientes a desarrollar o perfeccionar las directrices de facturación de mejores prácticas y analizar e informar sobre todos los factores relevantes que una empresa utilizaría para predecir y gestionar el gasto jurídico global.

Los expertos en LBR pueden utilizarse en todas las fases del litigio y en todas las áreas de práctica. Yendo un paso más allá, un socio con experiencia en la gestión del gasto legal puede proporcionar información valiosa sobre las prácticas de contratación y utilización. Por ejemplo, un bufete de abogados externo puede ser la opción más rentable para proyectos de litigios que "apuestan por la empresa", mientras que al mismo tiempo resulta innecesariamente caro para asuntos rutinarios. O puede que un bufete sea más eficiente en los casos de documentación intensiva, pero menos eficiente en otros. Los profesionales de LBR pueden hacer un seguimiento de las innumerables variables que impulsan este tipo de decisiones y, sin la aplicación de las directrices de facturación de las empresas, no se pueden realizar estas comparaciones y obtener esta valiosa información.

Además, está el factor "conocer su oficio". Es decir, los expertos en LBR se dedican a optimizar la precisión y la eficacia de las facturas jurídicas y el proceso de aprobación de facturas. Pasan todo el día, todos los días, pensando en formas de agilizar el proceso de revisión de facturas y obtener más y mejores conocimientos de los datos de gasto legal. Del mismo modo que un abogado corporativo puede contratar a una empresa de propiedad intelectual para gestionar un litigio de marcas, una empresa de LBR aporta ese tipo de experiencia al proceso de revisión y aprobación de facturas. Al igual que ocurre con la contratación de una empresa de propiedad intelectual, el revisor de facturas subcontratado no sustituye por completo al asesor jurídico, sino que amplía las capacidades de éste en esta área de responsabilidad crítica. El resultado neto es que la empresa obtiene un mejor resultado a un coste menor y más predecible, a menudo con un retorno de la inversión demostrado.

Es mejor para los abogados externos

Lamentablemente, la revisión de las facturas legales se considera a veces una tarea de confrontación, en la que los departamentos jurídicos buscan formas de exprimir hasta el último céntimo a los abogados externos. Pero no siempre es así. Cuando se lleva a cabo correctamente, un proceso de LBR saludable beneficia en realidad a los abogados externos.

Esto se debe a que el objetivo no es reducir las facturas legales por el mero hecho de reducir costes. Más bien, el proceso de revisión de las facturas jurídicas consiste en garantizar que los asesores externos sigan las directrices de facturación de la empresa. El objetivo es identificar las áreas problemáticas y luego solucionarlas. Se trata más de educación que de confrontación. Se trata más de transparencia, responsabilidad y cumplimiento.

En consecuencia, los bufetes de abogados externos suelen beneficiarse de la revisión externa de facturas porque el proveedor de LBR suele completar el proceso de revisión de facturas más rápidamente y resolver los problemas con mayor celeridad. El resultado es que las facturas legales se aprueban y pagan más rápido de lo que lo harían con un equipo interno típico, donde las facturas pueden acumularse durante semanas o incluso meses antes de ser revisadas, ajustadas y pagadas.

Por último, cuando surge un problema difícil, un socio de LBR de confianza dispondrá de personal dedicado a las consultas de los asesores externos y de un proceso de apelación justo y sólido para que los problemas puedan resolverse de forma oportuna, coherente y justa. Esto garantiza que la relación entre el departamento jurídico de la empresa y los asesores externos nunca corra peligro.

Conclusión

En pocas palabras, la revisión de facturas legales es una parte necesaria del proceso de gestión de litigios corporativos. Pero eso no significa que el trabajo tenga (o incluso deba) realizarse internamente. La externalización de la LBR beneficia a todos los implicados en el proceso. Los departamentos jurídicos de las empresas pueden ser más ágiles y centrarse en su trabajo más valioso. Las empresas ganan en control y previsibilidad a la hora de gestionar el gasto jurídico, y los bufetes de abogados externos se benefician de un proceso de revisión de facturas racionalizado, lo que se traduce en aprobaciones y pagos más rápidos.