Les services juridiques des entreprises constatent une augmentation de leur charge de travail, dont la majeure partie est confiée à des conseillers externes. C'est la tendance depuis plusieurs années, selon une enquête de Thomson Reuters menée auprès de plus de 1 000 services juridiques d'entreprise.
Cette étude a également révélé que les entreprises se concentrent de plus en plus sur la gestion des dépenses juridiques par le biais d'un certain nombre de méthodes, y compris l'externalisation de l'examen des factures juridiques (LBR). La question pour un service juridique d'entreprise très occupé est de savoir si la révision des factures juridiques doit être effectuée en interne ou s'il faut externaliser ces fonctions à un expert en révision des factures juridiques et se concentrer sur les travaux à plus forte valeur ajoutée.
Dans cet article, nous passerons en revue quelques-unes des raisons les plus convaincantes d'externaliser la RLB de votre entreprise et nous expliquerons pourquoi c'est mieux pour le service juridique, l'entreprise et votre conseiller externe.
C'est mieux pour le service juridique de l'entreprise
Certaines entreprises ont choisi de conserver le processus LBR en interne. À première vue, cela semble logique. Après tout, le service juridique de l'entreprise est composé d'avocats et de personnel de soutien juridique qui connaissent l'entreprise et ses objectifs juridiques. Ils connaissent généralement les faits de chaque affaire et peuvent décider en toute connaissance de cause si l'avocat externe facture de manière juste et précise.
Soyons réalistes : personne ne fait des études de droit pour devenir comptable. Souvent, l'examen des factures juridiques est considéré comme une distraction fastidieuse par rapport aux responsabilités quotidiennes de l'avocat d'entreprise, qui se concentre sur le(s) dossier(s) en cours, les relations avec le cabinet d'avocats et les performances de ce dernier. Ce qui complique encore le processus, c'est qu'ils peuvent ne pas examiner les factures de manière approfondie ou ne pas appliquer pleinement les lignes directrices en matière de facturation, car ils considèrent souvent leurs cabinets d'avocats comme des partenaires et peuvent même être issus d'un cabinet extérieur. Il s'agit clairement d'un conflit d'intérêts qui, en fin de compte, peut coûter plus cher au service et à l'entreprise.
De nombreux services juridiques d'entreprise ont tenté d'atténuer ce problème en recrutant du personnel spécialement chargé de vérifier les factures juridiques. Le problème est qu'il est pratiquement impossible d'embaucher le "bon" nombre de personnes possédant l'expertise requise pour cette tâche. Si vous faites appel à des assistants juridiques ou à du personnel similaire pour l'examen des factures, il est probable qu'une formation importante sera nécessaire. En outre, les réviseurs de factures juridiques compétents sont très demandés, de sorte qu'une fois que vous aurez formé vos collaborateurs internes, il y a plus de risques qu'ils s'envolent vers des opportunités mieux rémunérées. Cela pourrait vous faire perdre six mois ou plus, le temps que vous formiez le prochain collaborateur.
Enfin, la charge de travail fluctue d'un mois à l'autre. Les réviseurs internes peuvent être débordés un mois et sous-utilisés le mois suivant. Au cours de ces mois plus calmes, l'entreprise finit par absorber l'augmentation des frais généraux. Et, pendant les mois les plus chargés, le processus de révision des factures peut prendre du retard, ce qui se traduit par des performances médiocres ou des retards dans l'approbation des factures.
Tous ces problèmes sont résolus par l'externalisation du processus d'examen des factures juridiques. Un partenaire expérimenté dans la gestion des dépenses juridiques devrait vraisemblablement disposer de l'expertise nécessaire au sein de son personnel, il peut ajuster les ressources en fonction des besoins et le coût est toujours directement proportionnel au besoin. Les services juridiques peuvent maintenir les effectifs et les coûts à un niveau bas, tout en veillant à ce que l'équipe juridique soit plus heureuse et se concentre sur des tâches de grande valeur.
C'est mieux pour l'entreprise
Outre l'obtention d'un résultat juridique acceptable, les entreprises se préoccupent avant tout de maintenir les dépenses juridiques prévisibles et de ne pas dépasser le budget prévu. C'est là qu'un partenaire expérimenté en matière de gestion des dépenses juridiques peut briller. Parce qu'elles se consacrent à cette seule tâche, les entreprises de gestion des dépenses juridiques disposent des outils et des ressources nécessaires pour aider les clients à développer ou à affiner les lignes directrices en matière de meilleures pratiques de facturation, ainsi qu'à analyser et à rendre compte de tous les facteurs pertinents qu'une entreprise utiliserait pour prédire et gérer les dépenses juridiques globales.
Les experts en LBR peuvent être utilisés à chaque étape d'un litige et dans tous les domaines d'activité. Pour aller plus loin, un partenaire expérimenté en gestion des dépenses juridiques peut fournir des informations précieuses sur les pratiques de recrutement et d'utilisation. Par exemple, un cabinet d'avocats externe peut être le choix le plus rentable pour les projets de contentieux " qui engagent la société ", tout en étant inutilement coûteux pour les affaires courantes. Ou encore, un cabinet peut être plus efficace pour les affaires à forte intensité documentaire, mais moins efficace pour d'autres. Les professionnels du LBR peuvent suivre la myriade de variables qui déterminent ces types de décisions et, sans l'application des directives de facturation des cabinets, il est impossible de réaliser ces comparaisons d'une pomme à l'autre et d'obtenir ces informations précieuses.
Ensuite, il y a le facteur "connaître son métier". En effet, les experts LBR ont pour mission d'optimiser l'exactitude et l'efficacité des factures juridiques et du processus d'approbation des factures. Ils passent leur temps, chaque jour, à réfléchir aux moyens de rationaliser le processus d'examen des factures et d'obtenir des informations plus nombreuses et de meilleure qualité à partir des données relatives aux dépenses juridiques. De la même manière qu'un avocat d'entreprise peut faire appel à un cabinet de propriété intellectuelle pour traiter un litige portant sur une marque, un cabinet de conseil en droit du travail apporte ce type d'expertise au processus d'examen et d'approbation des factures. Comme dans le cas d'un cabinet de propriété intellectuelle, le réviseur de factures externalisé ne remplace pas entièrement le conseiller juridique de l'entreprise, mais il amplifie les capacités de ce dernier dans ce domaine de responsabilité essentiel. Le résultat net est que l'entreprise obtient un meilleur résultat à un coût moindre et plus prévisible - souvent avec un retour sur investissement prouvé.
C'est mieux pour les avocats externes
Malheureusement, l'examen des factures juridiques est parfois perçu comme une tâche contradictoire - une tâche dans laquelle les services juridiques cherchent des moyens de presser les avocats externes pour chaque centime. Mais ce n'est pas toujours le cas. Lorsqu'il est bien géré, un processus d'examen des factures juridiques sain profite en fait aux conseillers juridiques externes.
En effet, l'objectif n'est pas de réduire les factures juridiques dans le seul but de réduire les coûts. Le processus d'examen des factures juridiques vise plutôt à s'assurer que les avocats externes respectent les lignes directrices de l'entreprise en matière de facturation. L'objectif est d'identifier les domaines problématiques et de les résoudre. Il s'agit davantage d'éducation que de confrontation. Il s'agit davantage de transparence, de responsabilité et d'application.
Par conséquent, les cabinets d'avocats externes bénéficient souvent de l'externalisation de la révision des factures, car le fournisseur de services de RLB achève souvent le processus de révision des factures plus rapidement et résout les problèmes plus vite. Les factures juridiques sont ainsi approuvées et payées plus rapidement que dans le cas d'une équipe interne classique, où les factures peuvent s'empiler pendant des semaines, voire des mois, avant d'être examinées, ajustées et payées.
Enfin, lorsqu'une question difficile se pose, un partenaire LBR de confiance disposera d'un personnel dédié aux demandes des avocats externes et d'une procédure d'appel juste et solide afin que les problèmes puissent être résolus de manière opportune, cohérente et équitable. Cela garantit que la relation entre le service juridique de l'entreprise et l'avocat externe n'est jamais mise en péril.
Conclusion
En termes simples, l'examen des factures juridiques est un élément essentiel du processus de gestion des litiges au sein de l'entreprise. Mais cela ne signifie pas que le travail doit (ou même devrait) être effectué en interne. L'externalisation de l'examen des factures juridiques profite à toutes les parties impliquées dans le processus. Les services juridiques des entreprises peuvent rester allégés et se concentrer sur leur travail le plus important. Les entreprises bénéficient d'un contrôle et d'une prévisibilité dans la gestion de leurs dépenses juridiques et les cabinets d'avocats externes profitent d'un processus d'examen des factures rationalisé, ce qui se traduit par des approbations et des paiements plus rapides.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur le site de Quovant. Après l'acquisition de Mitratech en 2022, le contenu a été déplacé sur le site de Mitratech.
