Existe una tendencia global hacia una mayor regulación en materia de privacidad de datos, desde el RGPD hasta la CCPA en California, la PIPEDA en Canadá, la APPI en Japón, el proyecto de ley de protección de datos personales en la India, la PDPA en Singapur y el programa piloto de CDR en Australia, por nombrar solo algunos.
¿Qué datos hay sobre esta tendencia y qué la está impulsando?
- Aunque las leyes de privacidad son un desarrollo jurídico reciente, más de 80 países de todo el mundo ya han promulgado algún tipo de ley de privacidad.
- Las violaciones de datos expusieron 4100 millones de registros en la primera mitad de 2019.
- El 53 % de las organizaciones dejan 1000 o más archivos con datos confidenciales a disposición de todos los empleados.
- El 66 % de los consumidores desea poder «desactivar» el uso de sus datos por parte de una empresa cuando ya no están interesados en un producto.
Hoy en día, las empresas, especialmente aquellas que operan en sectores altamente regulados como los servicios financieros, se enfrentan a lo que puede ser una tarea monumental: realizar un seguimiento de todos los documentos y contenidos críticos para el negocio recopilados o generados por su empresa.
Es una parte esencial de la gobernanza de la información (o datos), que es el enfoque estratégico de una empresa para gestionar sus datos, ya sea en formato digital, documentos o registros de archivo, con el fin de respaldar los resultados empresariales.
Una mala gestión de los datos puede obstaculizar las iniciativas de cumplimiento normativo, lo que podría causar problemas a las empresas que deben cumplir con las nuevas leyes de privacidad y protección de datos, como el RGPD y la CCPA. Un programa de gestión de datos empresariales suele dar lugar al desarrollo de definiciones de datos comunes y normas internas de datos que se aplican en todos los sistemas empresariales, lo que aumenta la coherencia de los datos tanto para usos empresariales como de cumplimiento normativo.
¿Uno de los pilares fundamentales de un programa eficaz de gobernanza de datos empresariales? La gestión de contenidos empresariales (ECM). Pero, ¿qué significa ECM?
Entonces, ¿qué es la gestión de contenidos empresariales?
ECM es la estrategia y práctica empresarial para capturar, gestionar, almacenar y entregar datos y contenidos mediante el uso de herramientas tecnológicas. ECM permite a una empresa gestionar sus datos no estructurados, independientemente de dónde se encuentren dentro de la organización.
¿Qué importancia tienen los datos no estructurados? En 1998, Merrill Lynch afirmó que «los datos no estructurados constituyen la gran mayoría de los datos que se encuentran en una organización, y algunas estimaciones llegan a alcanzar el 80 %».
Esos datos pueden consistir en documentos, correos electrónicos, contenido digital o cualquier otra información. Si se encuentran dispersos por toda la organización sin supervisión ni controles de acceso, cada uno de ellos puede convertirse en un foco de riesgo al contener contenido comercial confidencial o información personal sobre un consumidor, un cliente o un empleado.
ECM: Más que solo almacenar datos
La cantidad media de datos corporativos gestionados aumentó de 1,45 petabytes en 2015 a 9,70 PB en 2018, cada petabyte consta de 1000 terabytes de datos. Ahora más que nunca, las empresas necesitan la capacidad de gestionar, acceder y generar informes de forma fácil y rápida sobre los impresionantes volúmenes de datos que tienen a su disposición, especialmente en los servicios financieros o la asistencia sanitaria.
Sin embargo, los datos críticos suelen almacenarse en una amplia variedad de silos: aplicaciones empresariales, hojas de cálculo, documentos de Word, mensajes SMS, documentos escaneados, informes, correos electrónicos, faxes, fotografías, declaraciones, archivos de texto y mucho más. Pero una solución de gestión de contenidos empresariales (ECM) eficaz puede proporcionar una única fuente de información veraz para todos los contenidos ECM de una organización.
Recopilar y cotejar esta información manualmente para lograrlo sería una tarea casi imposible. E incluso así, no basta con almacenar los datos de su empresa en un único repositorio. La capacidad de acceder y analizar esa información de forma rápida, eficiente y segura es importante, tanto para fines comerciales como para cumplir con las obligaciones de cumplimiento normativo.
Una solución de software ECM sustituye los medios manuales de descubrimiento y recopilación de contenidos por flujos de trabajo digitalizados y automatizados. De este modo, las organizaciones pueden controlar esos contenidos, al tiempo que imponen niveles de acceso flexibles y adecuados, mejorando su seguridad mediante el uso de una empresa de ECM.
Simplificación del descubrimiento de contenidos y el control de acceso
Una solución ECM simplifica la búsqueda de contenidos para los empleados, al tiempo que proporciona niveles de acceso flexibles y adecuados. A la hora de plantearse la adopción de un ECM, una empresa debe buscar una oferta que pueda:
- Proporcione un repositorio de datos seguro y de muestra al que los usuarios puedan acceder de forma inmediata, siempre que lo necesiten.
- Resuelva el dilema de la información al que se enfrentan las empresas gracias a las funciones de gestión de registros para almacenar, conservar y eliminar automáticamente los datos de conformidad con las directrices legales y reglamentarias.
- Gestione grandes cantidades de datos cada hora de cada día, almacenándolos automáticamente para su recuperación las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
- Permita a los usuarios implementar fácilmente elementos esenciales para el cumplimiento normativo, como registros de auditoría, restricciones de acceso y políticas de retención.
- Mejora la eficiencia y la productividad optimizando los procesos empresariales, reduciendo el tiempo de ejecución y eliminando los errores humanos.
- Extraiga grandes cantidades de datos de innumerables documentos, aplicando múltiples rangos y parámetros para encontrar resultados exactos.
Las empresas que nacieron en la era digital pueden tener una ventaja en su sector a la hora de crear la arquitectura para una solución ECM, pero una organización que lleva décadas utilizando tecnología se beneficiará más de una solución rentable que pueda superponerse a los sistemas heredados y que admita diferentes necesidades de búsqueda.
Al analizar los productos ECM, lo mejor que pueden hacer los posibles usuarios es recordar lo siguiente: los datos no tienen valor intrínseco, solo el valor que aportan cuando se extraen y aprovechan adecuadamente para obtener información y conocimientos.
