Weltweit werden immer mehr Vorschriften zum Datenschutz erlassen - von der GDPR über die CCPA in Kalifornien, die PIPEDA in Kanada, die APPI in Japan, die Personal Data Protection Bill in Indien, die PDPA in Singapur und das Pilotprojekt CDR in Australien, um nur einige zu nennen.
Ein paar Fakten zu dieser Flut und was treibt sie an?
- Obwohl Datenschutzgesetze eine neuere rechtliche Entwicklung sind, haben bereits über 80 Länder in der ganzen Welt eine Art von Datenschutzgesetz erlassen.
- In der ersten Jahreshälfte 2019 waren 4,1 Milliarden Datens ätze von Datenschutzverletzungen betroffen.
- 53 % der Unternehmen lassen 1.000 oder mehr Dateien mit sensiblen Daten für alle Mitarbeiter offen.
- 66 % der Verbraucher möchten die Möglichkeit haben, die Datennutzung durch ein Unternehmen abzustellen, wenn sie nicht mehr an einem Produkt interessiert sind.
Unternehmen, insbesondere in stark regulierten Sektoren wie dem Finanzsektor, stehen heute vor einer gewaltigen Aufgabe: Sie müssen den Überblick über alle geschäftskritischen Dokumente und Inhalte behalten, die in ihrem Unternehmen gesammelt oder erzeugt werden.
Sie ist ein wesentlicher Bestandteil der modernen Informations- (oder Daten-) GovernanceDabei handelt es sich um den strategischen Ansatz eines Unternehmens für die Verwaltung seiner Daten, sei es in digitaler Form, in Form von Dokumenten oder in Form von archivierten Aufzeichnungen, mit dem Ziel, die Geschäftsergebnisse zu unterstützen.
Eine mangelhafte Data Governance kann Initiativen zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften behindern, was für Unternehmen, die neue Datenschutzgesetze wie die GDPR und CCPA einhalten müssen, zu Problemen führen kann. Ein Data-Governance-Programm für Unternehmen führt in der Regel zur Entwicklung gemeinsamer Datendefinitionen und interner Datenstandards, die in allen Geschäftssystemen angewandt werden und die Datenkonsistenz sowohl für geschäftliche als auch für Compliance-Zwecke verbessern.
Einer der wichtigsten Bausteine eines effektiven Data-Governance-Programms für Unternehmen? Unternehmens-Content-Management (ECM). Aber was bedeutet ECM?
Was also ist Enterprise Content Management?
ECM ist die Geschäftsstrategie und -praxis für die Erfassung, Verwaltung, Speicherung und Bereitstellung von Daten und Inhalten durch den Einsatz von Technologie-Tools. ECM ermöglicht es einem Unternehmen, seine unstrukturierten Daten zu verwalten, unabhängig davon, wo sich diese Daten im Unternehmen befinden.
Wie bedeutend sind unstrukturierte Daten? 1998 behauptete Merrill Lynch, dass "unstrukturierte Daten die überwiegende Mehrheit der Daten in einem Unternehmen ausmachen, manche Schätzungen gehen sogar von 80 % aus.
Diese Daten können aus Dokumenten, E-Mails, digitalen Inhalten oder einer Vielzahl anderer Informationen bestehen. Wenn sie ohne Aufsicht oder Zugriffskontrollen im Unternehmen verstreut sind, kann jeder einzelne von ihnen ein Risikomagnet sein, der sensible Geschäftsinhalte oder persönliche Informationen über einen Verbraucher, einen Kunden oder einen Mitarbeiter enthält.
ECM: Mehr als nur die Lagerung von Daten
Die durchschnittliche Menge an verwalteten Unternehmensdaten stieg von 1,45 Petabyte im Jahr 2015 auf 9,70 PB im Jahr 2018, wobei jedes Petabyte 1.000 Terabyte an Daten umfasst. Unternehmen müssen heute mehr denn je in der Lage sein, die enormen Datenmengen, die ihnen zur Verfügung stehen, einfach und schnell zu verwalten, darauf zuzugreifen und Berichte zu erstellen, insbesondere im Finanzdienstleistungs- und Gesundheitswesen.
Wichtige Daten werden jedoch oft in einer Vielzahl von Silos gespeichert: Geschäftsanwendungen, Tabellenkalkulationen, Word-Dokumente, SMS-Nachrichten, gescannte Dokumente, Berichte, E-Mails, Faxe, Fotos, Auszüge, Textdateien und vieles mehr. Eine leistungsfähige Enterprise-Content-Management-Lösung kann jedoch eine einzige Quelle der Wahrheit für alle ECM-Inhalte im gesamten Unternehmen bieten.
Diese Daten manuell zu sammeln und zusammenzustellen, wäre eine nahezu unmögliche Aufgabe. Und selbst dann reicht es nicht aus, die Daten Ihres Unternehmens einfach nur in einem einzigen Repository zu speichern. Die Möglichkeit, schnell, effizient und sicher auf diese Informationen zuzugreifen und sie zu analysieren, ist sowohl für geschäftliche Zwecke als auch für die Erfüllung von Compliance-Verpflichtungen wichtig.
Eine ECM-Softwarelösung ersetzt die manuelle Suche und Sammlung von Inhalten durch digitalisierte, automatisierte Arbeitsabläufe. So sind Unternehmen in der Lage, diese Inhalte zu kontrollieren, während sie gleichzeitig flexible und angemessene Zugriffsebenen einrichten und die Sicherheit durch den Einsatz eines ECM-Unternehmens verbessern.
Vereinfachung der Inhaltssuche und Zugriffskontrolle
Eine ECM-Lösung vereinfacht die Suche nach Inhalten für die Mitarbeiter und bietet gleichzeitig flexible und angemessene Zugriffsmöglichkeiten. Wenn ein Unternehmen eine ECM-Lösung in Betracht zieht, sollte es nach einem Angebot suchen, das Folgendes kann:
- Stellen Sie ein sicheres Musterdatenarchiv zur Verfügung, auf das die Benutzer sofort zugreifen können, wann immer sie es benötigen.
- Lösen Sie das Informationsdilemma, mit dem Unternehmen konfrontiert sind, dank der Records-Management-Funktionen für die Speicherung, Aufbewahrung und automatische Löschung von Daten in Übereinstimmung mit gesetzlichen und behördlichen Richtlinien.
- Bewältigung riesiger Datenmengen zu jeder Stunde und an jedem Tag, wobei die Daten automatisch gespeichert werden und rund um die Uhr abrufbar sind.
- Ermöglichen Sie den Anwendern die einfache Implementierung von Compliance-Funktionen wie Prüfpfaden, Zugriffsbeschränkungen und Aufbewahrungsrichtlinien.
- Verbessern Sie die Effizienz und Produktivität, indem Sie Geschäftsprozesse rationalisieren, die Ausführungszeit verkürzen und menschliche Fehler ausschließen.
- Analysieren Sie riesige Datenmengen aus unzähligen Dokumenten, indem Sie mehrere Bereiche und Parameter anwenden, um genaue Ergebnisse zu finden.
Unternehmen, die in das digitale Zeitalter hineingeboren wurden, haben beim Aufbau der Architektur für eine ECM-Lösung vielleicht einen Vorsprung in ihrer Branche, aber ein Unternehmen, das die Technologie schon seit Jahrzehnten nutzt, ist mit einer kosteneffizienten Lösung, die Legacy-Systeme mit Unterstützung für verschiedene Suchanforderungen überlagern kann, am besten bedient.
Bei der Analyse von ECM-Produkten sollten sich potenzielle Nutzer dies vor Augen halten: Daten haben keinen intrinsischen Wert, sondern nur den Wert, den sie bieten, wenn sie richtig ausgewertet und genutzt werden, um Erkenntnisse und Informationen zu gewinnen.
