On assiste à une véritable marée réglementaire autour de la protection des données : du GDPR à la CCPA en Californie, en passant par la PIPEDA au Canada, l'APPI au Japon, la loi sur la protection des données personnelles en Inde, la PDPA à Singapour et le projet pilote de CDR en Australie, pour n'en citer que quelques-uns.
Quelques faits sur cette marée, et ce qui l'alimente ?
- Bien que les lois sur la protection de la vie privée soient récentes, plus de 80 pays dans le monde ont déjà adopté une forme ou une autre de loi sur la protection de la vie privée.
- Les violations de données ont exposé 4,1 milliards d'enregistrements au cours du premier semestre 2019.
- 53 % des organisations laissent 1 000 fichiers ou plus contenant des données sensibles accessibles à tous les employés.
- 66 % des consommateurs souhaitent pouvoir "désactiver" l'utilisation des données d'une entreprise lorsqu'ils ne sont plus intéressés par un produit.
Aujourd'hui, les entreprises, en particulier celles des secteurs fortement réglementés comme les services financiers, sont confrontées à une tâche qui peut s'avérer monumentale : garder la trace de tous les documents et contenus critiques collectés ou générés par leur entreprise.
Il s'agit d'un élément essentiel de la gouvernance moderne de l'information (ou des données)Il s'agit de l'approche stratégique d'une entreprise pour gérer ses données, qu'elles soient sous forme numérique, de documents ou d'archives, afin de soutenir les résultats de l'entreprise.
Une mauvaise gouvernance des données peut entraver les initiatives de conformité réglementaire, ce qui pourrait poser des problèmes aux entreprises qui doivent se conformer aux nouvelles lois sur la confidentialité et la protection des données, telles que le GDPR et le CCPA. Un programme de gouvernance des données d'entreprise aboutit généralement à l'élaboration de définitions de données communes et de normes de données internes qui sont appliquées dans tous les systèmes d'entreprise, ce qui renforce la cohérence des données à des fins commerciales et de conformité.
L'un des principaux éléments constitutifs d'un programme efficace de gouvernance des données d'entreprise ? La gestion du contenu de l'entreprise (ECM). Mais que signifie ECM ?
Qu'est-ce que la gestion de contenu d'entreprise ?
L'ECM est la stratégie et la pratique de l'entreprise pour capturer, gérer, stocker et fournir des données et du contenu en utilisant des outils technologiques. L'ECM permet à une entreprise de gérer ses données non structurées, quel que soit l'endroit où elles se trouvent dans l'organisation.
Quelle est l'importance des données non structurées ? En 1998, Merrill Lynch affirmait que "les données non structurées constituent la grande majorité des données trouvées dans une organisation, certaines estimations allant jusqu'à 80 %".
Ces données peuvent consister en des documents, des courriels, du contenu numérique ou toute une série d'autres informations. Si elles sont éparpillées dans l'entreprise sans surveillance ni contrôle d'accès, chacune d'entre elles peut potentiellement constituer un aimant à risques contenant des contenus commerciaux sensibles ou des informations personnelles sur un consommateur, un client ou un employé.
ECM : plus qu'un simple stockage de données
La quantité moyenne de données d'entreprise gérées est passée de 1,45 pétaoctet en 2015 à 9,70 Po en 2018, chaque pétaoctet étant constitué de 1 000 téraoctets de données. Plus que jamais, les entreprises ont besoin de pouvoir gérer, accéder et rendre compte facilement et rapidement des volumes impressionnants de données dont elles disposent, en particulier dans les domaines des services financiers ou de la santé.
Mais les données critiques sont souvent stockées dans un grand nombre de silos : applications d'entreprise, feuilles de calcul, documents Word, messages SMS, documents numérisés, rapports, courriels, télécopies, photographies, relevés, fichiers texte, etc. Une solution de gestion de contenu d'entreprise performante peut toutefois fournir une source unique de vérité pour l'ensemble du contenu ECM d'une organisation.
Les collecter et les rassembler manuellement pour y parvenir serait une tâche quasiment impossible. Et même dans ce cas, il ne suffit pas de stocker les données de votre entreprise dans un référentiel unique. La capacité d'accéder à ces informations et de les analyser rapidement, efficacement et en toute sécurité est importante, à la fois pour les besoins de l'entreprise et pour le respect des obligations de conformité.
Une solution logicielle ECM remplace la recherche et la collecte manuelles de contenu par des moyens de flux de travail numérisés et automatisés. Les organisations sont donc en mesure de contrôler ce contenu, tout en imposant des niveaux d'accès flexibles et appropriés, améliorant ainsi sa sécurité en utilisant une société ECM.
Simplifier la recherche de contenu et le contrôle d'accès
Une solution ECM simplifie la recherche de contenu pour les employés, tout en offrant des niveaux d'accès flexibles et appropriés. Lorsqu'elle envisage de se doter d'une solution ECM, l'entreprise doit rechercher une offre qui lui permette de
- Fournir un échantillon, un référentiel de données sécurisé accessible aux utilisateurs immédiatement, quand ils en ont besoin.
- Résoudre le dilemme de l'information auquel sont confrontées les entreprises grâce à des fonctions de gestion des enregistrements permettant de stocker, de préserver et de supprimer automatiquement les données conformément aux directives légales et réglementaires.
- Traiter d'énormes quantités de données à chaque heure de la journée, en les stockant automatiquement pour les retrouver 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.
- Les utilisateurs peuvent facilement mettre en œuvre des éléments essentiels de conformité tels que les pistes d'audit, les restrictions d'accès et les politiques de conservation.
- Améliorer l'efficacité et la productivité en rationalisant les processus opérationnels, en réduisant le temps d'exécution et en éliminant les erreurs humaines.
- Exploitez de vastes quantités de données provenant d'innombrables documents, en appliquant de multiples plages et paramètres pour trouver des résultats exacts.
Les entreprises nées à l'ère du numérique peuvent avoir une longueur d'avance dans leur secteur d'activité lorsqu'elles construisent l'architecture d'une solution ECM, mais une organisation qui utilise la technologie depuis des décennies sera mieux servie par une solution rentable qui peut se superposer à des systèmes hérités en prenant en charge différents besoins de recherche.
Lors de l'analyse des produits ECM, il est préférable que les utilisateurs potentiels se souviennent de ceci : Les données n'ont pas de valeur intrinsèque, mais seulement la valeur qu'elles apportent lorsqu'elles sont correctement exploitées pour en tirer des informations et des renseignements.
