Existe una marea mundial de regulación en torno a la privacidad de los datos, desde el GDPR hasta la CCPA en California, la PIPEDA en Canadá, la APPI en Japón, la Ley de Protección de Datos Personales en la India, la PDPA en Singapur y el proyecto piloto de CDR en Australia, por nombrar sólo algunos.
Algunos datos sobre esta marea, ¿y qué la impulsa?
- Aunque las leyes de privacidad son un desarrollo legal reciente, más de 80 países de todo el mundo ya han promulgado algún tipo de ley de privacidad.
- Las filtraciones de datos expusieron 4.100 millones de registros en el primer semestre de 2019.
- El 53% de las organizaciones dejan 1.000 o más archivos con datos confidenciales abiertos a todos los empleados.
- El 66% de los consumidores quiere poder "desactivar" el uso de datos de una empresa cuando ya no esté interesado en un producto.
Hoy en día, las empresas, especialmente las de sectores muy regulados como los servicios financieros, se enfrentan a lo que puede ser una tarea monumental: hacer un seguimiento de todos los documentos y contenidos críticos para el negocio recopilados o generados por su empresa.
Es una parte esencial del gobernanza de la información (o de los datos)que es el enfoque estratégico de una empresa para gestionar sus datos, ya sea en forma digital, documentos o registros de archivo, con el fin de apoyar los resultados empresariales.
Una gobernanza de datos deficiente puede obstaculizar las iniciativas de cumplimiento normativo, lo que podría causar problemas a las empresas que necesitan cumplir las nuevas leyes de privacidad y protección de datos, como el GDPR y la CCPA. Un programa de gobernanza de datos empresariales suele dar lugar al desarrollo de definiciones de datos comunes y estándares de datos internos que se aplican en todos los sistemas empresariales, impulsando la coherencia de los datos tanto para usos empresariales como de cumplimiento normativo.
¿Uno de los principales componentes de un programa eficaz de gobernanza de datos empresariales? La gestión de contenidos empresariales (ECM). Pero, ¿qué significa ECM?
¿Qué es la gestión de contenidos empresariales?
ECM es la estrategia y práctica empresarial para capturar, gestionar, almacenar y entregar datos y contenidos mediante el uso de herramientas tecnológicas. ECM permite a una empresa gestionar sus datos no estructurados, dondequiera que residan en la organización.
¿Qué importancia tienen los datos no estructurados? En 1998, Merrill Lynch afirmaba que "los datos no estructurados constituyen la inmensa mayoría de los datos de una organización.
Esos datos pueden consistir en documentos, correos electrónicos, contenido digital o cualquier otra información. Si se esparcen por la organización sin supervisión ni controles de acceso, cada uno de ellos puede ser potencialmente un imán de riesgo que contenga contenido empresarial sensible o información personal sobre un consumidor, un cliente o un empleado.
ECM: más que almacenar datos
La cantidad media de datos corporativos gestionados aumentó de 1,45 petabytes en 2015 a 9,70 PB en 2018, cada petabyte consiste en 1000 terabytes de datos. Ahora más que nunca, las empresas necesitan la capacidad de gestionar, acceder y elaborar informes de forma fácil y rápida sobre los impresionantes volúmenes de datos que tienen entre manos, especialmente en los servicios financieros o la sanidad.
Pero los datos críticos se almacenan a menudo en una amplia gama de silos: aplicaciones empresariales, hojas de cálculo, documentos de texto, mensajes SMS, documentos escaneados, informes, correos electrónicos, faxes, fotografías, extractos, archivos de texto y mucho más. Pero una solución de gestión de contenidos empresariales capaz puede proporcionar una única fuente de verdad para todo el contenido ECM de una organización.
Recopilarlos y cotejarlos manualmente para lograrlo sería una tarea casi imposible. Y aun así, no basta con almacenar los datos de su empresa en un único repositorio. La capacidad de acceder a esa información y analizarla de forma rápida, eficaz y segura es importante, tanto para fines empresariales como para cumplir las obligaciones de conformidad.
Una solución de software ECM sustituye el descubrimiento y la recopilación manual de contenidos por medios de flujo de trabajo digitalizados y automatizados. Así, las organizaciones son capaces de controlar ese contenido, al tiempo que imponen niveles de acceso flexibles y adecuados, mejorando su seguridad mediante el uso de una empresa de ECM.
Simplificar la búsqueda de contenidos y el control de acceso
Una solución ECM simplifica la búsqueda de contenidos para los empleados, al tiempo que proporciona niveles de acceso flexibles y adecuados. Al considerar un ECM, una empresa debe buscar una oferta que pueda:
- Proporcione un repositorio de datos seguro y de muestra al que los usuarios puedan acceder inmediatamente, siempre que lo necesiten.
- Resuelva el dilema de la información al que se enfrentan las empresas gracias a las funciones de gestión de registros para almacenar, conservar y eliminar automáticamente los datos de conformidad con las directrices legales y normativas.
- Gestiona enormes cantidades de datos cada hora del día, almacenándolos automáticamente para recuperarlos 24 horas al día, 7 días a la semana.
- Permita que los usuarios apliquen fácilmente elementos esenciales para el cumplimiento de la normativa, como registros de auditoría, restricciones de acceso y políticas de conservación.
- Mejore la eficacia y la productividad agilizando los procesos empresariales, reduciendo el tiempo de ejecución y eliminando los errores humanos.
- Extraiga grandes cantidades de datos de innumerables documentos, aplicando múltiples rangos y parámetros para encontrar resultados exactos.
Las empresas que nacieron en la era digital pueden tener ventaja en su sector a la hora de crear la arquitectura de una solución ECM, pero una organización que lleva décadas utilizando la tecnología estará mejor servida con una solución rentable que pueda superponerse a los sistemas heredados con soporte para diferentes necesidades de búsqueda.
A la hora de analizar los productos ECM, es mejor que los futuros usuarios recuerden esto: Los datos no tienen valor intrínseco, sólo el valor que aportan cuando se explotan y aprovechan adecuadamente para extraer ideas e inteligencia.
