3 raisons supplémentaires d'adopter une solution de mise en attente juridique en mode SaaS ?

Dans un article précédent, nous avons exploré trois grandes raisons d' abandonner les processus manuels de mise en suspens des documents juridiques de l'ancienne école au profit du nouveau domaine des solutions de mise en suspens des documents juridiques en mode SaaS, qui sont d'une efficacité redoutable.

Comme nous l'avons mentionné, une mise en suspens juridique peut être complexe, dévoreuse de ressources et d'une inexactitude exaspérante, et ouvre des risques de non-conformité et de résultats moins qu'idéaux en cas de litige.

Mieux intégrer et collaborer

Dans un service juridique interne de taille moyenne (ou même petite), il y a un flux constant d'affaires à gérer et de tâches à exécuter. En dehors du service juridique, les différentes unités et groupes de l'entreprise sont naturellement occupés à gérer leurs propres opérations complexes.

Mais pour réduire le risque de détérioration accidentelle, il est impératif que les unités et les équipes interfonctionnelles de l'ensemble de l'entreprise soient au courant des détentions légales et des données ou des actifs spécifiques qu'elles cherchent à identifier. Utiliser des approches manuelles et conventionnelles pour coordonner cela et obtenir les bons résultats ? C'est pratiquement impossible.

Comme nous l'avons souligné dans la raison n°2 de notre précédent article, une solution de legal hold SaaS intégrée à une base de données RH ou d'entreprise peut rapidement et précisément identifier les bons dépositaires pour des données et des documents particuliers. Mais les avantages de l'intégration multiplateforme/produit peuvent aller encore plus loin si un outil de conservation juridique est connecté à des systèmes de gestion des dossiers, de gestion du contenu et des actifs, de courrier électronique, d'annuaires globaux, etc :

• Une meilleure communication automatisée vastl améliore la préservation des données , tout en maximisant l'efficacité et les économies.
• Les prises en charge juridiques peuvent être lancées à partir de la gestion intégrée des dossiers, plutôt que séparément.
• L'état de conservation des données et des dépositaires peut faire l'objet d'un suivi et d'un rapport centralisés.

Un autre avantage important ?

• L'amélioration de la communication, de la collaboration et de la réactivité entre le service juridique et les autres équipes de l'entreprise permet d'établir un partenariat et d'élever la stature du service juridique au sein de l'organisation.

Maîtriser les coûts des fournisseurs pour la collecte et le traitement des données ESI

Une mise en suspens juridique mal exécutée peut faire grimper les coûts liés à l'administration de la preuve électronique. Comment ? Une fois que vous avez identifié les ESI pertinentes, la tâche suivante consiste à les collecter et à les traiter ("culling") afin d'éliminer toutes les données ou tous les documents non pertinents, puis à les stocker en vue de leur examen.

Pour ce faire, les services juridiques internes se tournent souvent vers des fournisseurs externes, des consultants en criminalistique ou même leurs propres services informatiques. Mais si des erreurs d'identification ont été commises au cours du processus de mise en suspens juridique - par exemple en n'identifiant pas toutes les données pertinentes - cela peut entraîner des coûts supplémentaires de collecte et de traitement.

Les coûts de collecte et de traitement peuvent s'élever rapidement, car de nombreux fournisseurs facturent leur travail à l'heure ou à l'appareil. Voici un exemple élémentaire qui se situe au bas de l'échelle, pour une seule affaire relativement modeste :

Maintenant, extrapolez ce chiffre à plusieurs affaires, ou à des affaires plus complexes impliquant beaucoup plus d'appareils dans un environnement d'entreprise de grande taille - et calculez ensuite les coûts supplémentaires causés par un processus de mise en suspens juridique de qualité inférieure.

Un coût supplémentaire pour le fournisseur ? Ces données doivent être chargées dans un outil d'analyse documentaire. Cette opération est elle aussi souvent externalisée, et les fournisseurs facturent généralement le traitement et le chargement des données par gigaoctet. Cela peut coûter environ 150 à 250 dollars pour le traitement de chaque gigaoctet, et encore 50 à 100 dollars par gigaoctet pour le chargement dans l'outil de révision. Encore une fois, imaginez le coût s'il y a des dizaines de milliers, voire des millions de documents associés à une affaire donnée, et qu'un processus de mise en suspens juridique déficient entraîne encore plus de travail de la part du fournisseur.

Éliminer les coûts liés aux entretiens avec les dépositaires

Le processus de mise en suspens juridique repose sur un engagement efficace avec les principaux dépositaires de données ou de documents potentiellement pertinents. Une fois que les données nécessaires ont été identifiées, une partie du processus de localisation de ces données consiste à interroger les dépositaires potentiels afin d'évaluer exactement quelles données, quels documents et quels enregistrements doivent être conservés, et où ces éléments se trouvent : dans des courriels, sur un disque dur, dans un appareil mobile, voire dans des messages textuels ou des publications sur les médias sociaux.

Traditionnellement, il incombe au service juridique de mener des entretiens en personne avec ces dépositaires afin de déterminer où se trouvent ces informations ou, souvent, de déléguer cette tâche à un avocat externe.

Le prix de la conformité peut être élevé, même dans cet exemple très conservateur :

L'automatisation de cette étape à l'aide d'une solution de mise en suspens juridique SaaS peut épargner à un service juridique une grande partie des coûts liés à cette partie du processus. Comment ?

• À l'aide d'interfaces de type "glisser-déposer", une équipe juridique interne peut concevoir des questionnaires personnalisés et autoguidés à l'intention des dépositaires, en utilisant des modèles incorporant les meilleures pratiques juridiques et des questions approuvées par les tribunaux.
• La conception simple et claire d'un bon questionnaire en ligne permet aux dépositaires de répondre rapidement et avec précision, ce qui évite les entretiens avec les avocats.
• L'automatisation des rappels et des escalades peut également maximiser la conformité.
• Une solution SaaS de qualité génère instantanément des rapports dignes d'un audit sur le processus de mise en suspens pour que vous puissiez prendre les mesures adéquates afin qu'il résiste à un examen minutieux devant les tribunaux.

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Tout est dans l'ebook, 9 raisons pour lesquelles vous avez besoin d'une solution de mise en attente juridique en mode SaaS. Vous étudiez vos options en matière de technologie juridique ou vous préparez un dossier d'adoption à présenter à d'autres parties prenantes ou à la direction ? Ce livre sera un outil utile pour évaluer les nombreux avantages (et les inconvénients quasi inexistants) du logiciel de gestion des documents juridiques SaaS.