Selon un rapport du cabinet d'avocats écossais Brodies, la décision du Royaume-Uni de quitter l'Union européenne pourrait avoir un effet préjudiciable sur de nombreux contrats que les banques et d'autres grandes organisations ont mis en place pour étayer leurs relations commerciales. Cela s'applique non seulement aux contrats avec des organisations de l'UE, mais aussi aux contrats avec d'autres organisations au Royaume-Uni.
Brodies précise que l'impact du Brexit sur les contrats dépend du type de contrat et de l'organisation. Toutefois, il est probable que les documents conformes à la législation et aux réglementations actuelles de l'UE seront affectés. Il peut également y avoir des problèmes commerciaux pour la chaîne d'approvisionnement lorsque les fournisseurs sont situés dans d'autres États membres de l'UE, ou dans des pays où la perte des accords de libre-échange garantis par l'UE peut avoir un impact.
L'indécision autour du Brexit va se poursuivre alors que le Royaume-Uni négocie sa sortie de l'UE. Nous savons que le paysage contractuel pourrait changer, mais nous ne savons pas dans quelle mesure ni quand. Les deux années prévues par l'article 50 peuvent sembler longues pour préparer votre entreprise, mais avec des milliers de documents à examiner, ce temps passera très vite.
Vous trouverez ci-dessous quelques conseils pour vous aider à vous préparer aux changements à venir.
Identifier et localiser tous les modèles de documents menacés par le Brexit
La création, la gestion et le contrôle des documents constituent un défi dans le meilleur des cas, mais avec l'arrivée du Brexit, ils sont plus importants que jamais. Pour ce faire, vous devrez rassembler tous vos modèles de documents et consulter les parties prenantes afin de vous assurer que vous disposez de la version la plus récente de chacun des documents de votre organisation.
Avec HotDocs, vos modèles de documents sont stockés dans le HotDocs Hub. Nous fournissons une formation complète sur l'utilisation du HotDocs Hub, mais aussi sur la gestion efficace de vos modèles. Cela signifie que vous pouvez toujours retrouver rapidement vos documents et les modifier facilement.
Passez en revue vos documents et identifiez les sections qui pourraient être affectées par le Brexit
Maintenant que vous avez organisé vos documents, identifiez les contrats les plus susceptibles d'être affectés par les changements de réglementation. Donnez la priorité aux documents à haut risque et commencez à identifier les éléments de chaque document qui devront être modifiés. Examinez les éléments ci-dessous :
- Clauses pouvant nécessiter une mise à jour
- Résiliation du contrat
- Force majeure
- Conformité
- Contrôle des changements
- Restrictions territoriales
- Changement défavorable important (MAC)
Avec HotDocs, vous pouvez diviser les éléments récurrents d'un contrat en variables interchangeables. Ainsi, si le Brexit affecte un élément, il vous suffit de changer de variable à l'aide de l'outil de création de modèles de HotDocs. Rapide et simple.
Envisager les prochaines étapes pour les documents concernés en élaborant une stratégie visant à atténuer l'impact.
Préparez vos contrats commerciaux en examinant vos activités commerciales pour comprendre comment le Brexit et les éventuelles futures structures commerciales entre le Royaume-Uni et l'UE les impactent. Vous voudrez peut-être :
- Effectuer des tests de stress sur les contrats existants pour comprendre comment les impacts liés au Brexit sont traités afin de déterminer votre niveau actuel de risque lié au Brexit.
- Examiner comment les contrats existants et futurs pourraient être mieux protégés contre ces risques
- Contrôle de santé des contrats existants
- Rechercher des conseils stratégiques pour traiter les contrats existants et les stratégies d'atténuation.
- Réfléchissez aux contrats qui devront être réécrits en tenant compte du Brexit.
L'automatisation des documents nécessite la transformation initiale des documents en modèles dynamiques. Si les documents existants ne sont pas en parfait état, cela peut prendre un peu de temps et, bien que le retour sur cet investissement en temps soit presque immédiat, il peut être difficile pour les entreprises très occupées de prendre le temps de vérifier l'exactitude des documents et la couverture juridique avant la création des modèles.
Les organisations pourraient considérer le Brexit comme une opportunité de mettre en œuvre une technologie d'automatisation des documents telle que HotDocs, étant donné que du temps sera de toute façon consacré à la réécriture des documents. Alors, pourquoi ne pas mettre en œuvre un système qui vous permettra de récupérer ce temps, tout en améliorant considérablement la façon dont les documents sont produits pour toujours ?
Autres points à prendre en compte lors de l'examen de vos documents
- Analyser les contrats et identifier les termes qui pourraient devenir invalides suite au Brexit.
- Examiner tous les documents relatifs à la tarification qui n'incluent pas les droits de douane, les quotas ou d'autres barrières.
- Réviser les contrats actuellement basés sur la libre circulation des biens et des personnes dans l'UE
- Tenir compte de l'impact des perturbations du marché et des fluctuations des taux de change
L'utilisation de HotDocs permet de gagner du temps, de réduire les coûts et d'améliorer l'expérience des clients. Mais à l'approche du Brexit, HotDocs offre l'avantage le plus précieux de tous : la flexibilité.
Avec HotDocs, vous pouvez apporter des modifications facilement et le logiciel s'intègre aux systèmes existants, ce qui permet aux entreprises de réagir à tout changement dès qu'il se produit.
Si la documentation de votre entreprise est confrontée à des changements dans le sillage du Brexit, contactez-nous pour savoir comment nous pouvons vous aider. Pour plus d'informations sur la façon dont HotDocs peut transformer la façon dont vous produisez des documents, planifiez une démonstration de 30 minutes.
Sources d'information :
http://www.brodies.com/sites/default/files/commercial_contracts_and_brexit.pdf
http://www.nortonrosefulbright.com/files/impact-of-a-brexit-on-contracts-137551.pdf
Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
