Lorsque vous vous trouvez au milieu d'une situation critique, ce n'est pas le moment d'essayer de savoir comment vous allez la gérer. Les dirigeants d'organisations savent que le meilleur moment pour se préparer à une interruption d'activité et pour y faire face est de disposer d'un système de messagerie d'urgence. C'est pourquoi il est essentiel de disposer d'une plateforme de gestion des incidents qui permette une communication de masse bidirectionnelle entre vos employés, vos fournisseurs et même vos clients. Avec un système de messagerie d'urgence déjà en place avant un incident critique, vous pouvez transmettre des informations cruciales aux membres de votre organisation.
Un plan de continuité des activités est le guide de votre organisation pour fonctionner en cas de crise ou de circonstances inhabituelles. En élaborant ce plan, vous créerez des systèmes et développerez des méthodes qui vous aideront à prévenir un désastre et à récupérer après une interruption des activités. Il aidera votre organisation à rester résiliente et à survivre en toutes circonstances.
L'objectif de l'établissement d'un plan de continuité est la prévention. Pour les événements sur lesquels votre organisation n'a aucun contrôle, un plan de continuité vous aidera à poursuivre vos activités avant et pendant le processus de reprise.
L'élaboration d'un plan de continuité des activités efficace peut permettre à votre entreprise ou organisation de fonctionner avec succès en période de crise. Outre la communication, les éléments suivants sont des composantes essentielles d'un plan de continuité des activités :
1. Risques et impact potentiel sur l'activité
2. Planifier une réponse adéquate
3. Rôles et responsabilités
4. Tests et formation
Il ne suffit pas d'avoir un plan. Les dirigeants de votre organisation doivent périodiquement réexaminer et réviser le plan si nécessaire pour s'assurer qu'il répond à vos besoins. Votre organisation doit disposer d'un système permettant de tenir à jour les coordonnées du personnel. Lorsque les données correctes ne figurent pas dans le système de communication, il devient impossible de contacter tous les employés.
Outre leur efficacité pour la notification des employés en cas d'urgence, vous pouvez utiliser les systèmes de messagerie d'urgence pour faciliter la communication entre les services et améliorer les relations avec la communauté. Par exemple, certains services de police utilisent divers systèmes de messagerie pour contacter les citoyens qu'ils servent et leur communiquer des informations précieuses.
Lorsque nous avons découvert la facilité avec laquelle nous pouvions créer différents groupes et départements, il est devenu évident que cela nous permettrait de l'utiliser pour d'autres moyens de communication avec nos employés.
Jerry Lehberger, Directeur des systèmes d'information
Lorsque vous adoptez une approche proactive pour définir la manière dont vous partagerez l'information en cas de crise, vous démontrez la valeur que vous accordez à vos employés. Dans cet article, nous examinerons cinq raisons pour lesquelles un système de messagerie d'urgence peut s'avérer utile pour votre organisation.
1. Transmettre aux membres des informations uniformes et exactes
En cas d'urgence, il est essentiel que les dirigeants d'entreprise puissent transmettre des informations précises à leurs membres. Selon l'ampleur et la nature de la catastrophe, les informations sur ce qui se passe proviennent de plusieurs sources. Les sources d'information nationales et locales peuvent rendre compte de l'incident. Grâce à Internet, le personnel peut également écouter son podcast ou son blog préféré pour trouver des informations.
L'utilisation d'un système de messagerie d'urgence vous permettra de transmettre des informations précises aux membres de votre organisation à partir d'une source unique. Comme tout le monde reçoit la même information simultanément, il y a moins de confusion. Vous pouvez également remédier immédiatement à toute information erronée. Vos employés auront l'esprit tranquille et se sentiront en sécurité en sachant qu'ils disposent d'informations actualisées et précises sur la crise.
Lorsque vous élaborez vos plans d'urgence, vous pouvez préparer à l'avance certaines des informations que vous souhaitez communiquer. Les messages préétablis permettent de gagner du temps lorsque la situation se présente.
Dans le cadre d'un plan de continuité des activités solide, vous devrez réfléchir à la manière dont vos dirigeants doivent diffuser l'information au sein du personnel. Votre organisation doit publier des informations à partir d'un point central ou d'une personne au sein de l'organisation afin d'éviter toute confusion. Le type de crise déterminera le type d'informations que les dirigeants doivent transmettre et la fréquence des mises à jour de ces informations.
Avec un système de messagerie d'urgence efficace, vous pouvez augmenter ou diminuer la fréquence des communications en fonction des besoins. Au départ, vous devrez peut-être diffuser des informations dans les heures qui suivent l'événement. Au fur et à mesure que le temps passe et que la situation est mieux maîtrisée, ces mises à jour peuvent devenir moins fréquentes.
Vous pouvez également envoyer un courriel à tous les employés pour leur communiquer les modifications apportées aux activités de l'entreprise et l'utilisation des ressources disponibles. La possibilité de transmettre ce type d'informations est utile lorsque de nombreux employés travaillent à distance depuis différents sites.
2. Vérifier la sécurité des membres de l'organisation en cas d'urgence
Les catastrophes naturelles, les incidents impliquant des tireurs actifs et les phénomènes météorologiques violents sont des incidents malheureux auxquels de nombreuses personnes sont confrontées quotidiennement. Qu'il s'agisse d'incendies de forêt dans l'ouest ou d'ouragans dans le sud, les catastrophes nationales touchent une grande partie de la population des États-Unis.
Bien que le pays ait été au cœur d'une pandémie en 2020, il a connu plusieurs incidents liés à la violence sur le lieu de travail. Selon la National Oceanic and Atmospheric Administration (NOAA), il y a eu 21 tempêtes nommées et sept ouragans ayant touché terre dans la zone continentale des États-Unis au cours de la saison des ouragans de l'Atlantique 2021. La pandémie de coronavirus COVID-19 n'a épargné personne. Tous ces incidents sont autant d'exemples des raisons pour lesquelles un système de messagerie d'urgence est essentiel pour votre organisation.
Lors d'incidents critiques, votre capacité à contacter directement les membres pour leur fournir des informations essentielles peut faire la différence entre la vie et la mort. Lors d'un incident de violence sur le lieu de travail, vous pouvez alerter les employés sur l'emplacement exact de la menace afin qu'ils s'en éloignent.
En cas d'incident grave, vous pouvez également envoyer des messages aux employés pour leur demander de répondre, afin de vérifier qu'ils ont bien reçu le message et qu'ils sont en sécurité.
Au fur et à mesure que les membres répondent aux messages, vous recevrez directement ces informations. Vous pourrez les utiliser pour déterminer les mesures à prendre pour répondre à d'éventuels besoins ou préoccupations supplémentaires en matière de sécurité.
3. Fournir un système de rapport intégré
Un système de messagerie efficace vous permettra de saisir les informations concernant le moment où les membres de l'organisation ont répondu aux messages et les détails de leur réponse. Dans la plupart des cas, vous aurez la possibilité d'imprimer un rapport indiquant quand le message a été envoyé, qui l'a reçu, comment il l'a reçu et quand. En tant que gestionnaires du processus de communication, vous pouvez analyser ces informations afin d'améliorer le processus. Les rapports peuvent mettre en évidence des lacunes dans le système. Par exemple, vous avez peut-être oublié par inadvertance un groupe de personnes que vous devez inclure dans le système de messagerie.
Ces rapports deviennent des documents historiques qui seront étudiés ultérieurement pour affiner le processus. Ils fournissent également une preuve de l'historique des réponses des membres individuels si l'on se demande si une personne a reçu certaines informations.
4. Établir un budget pour l'inconnu
Les plans d'urgence peuvent être une mesure d'économie pour votre organisation. On entend souvent dire que si l'on ne planifie pas, on planifie l'échec. Vous pouvez appliquer cette phrase à la manière dont les organisations gèrent les situations d'urgence et les catastrophes naturelles. Votre organisation doit à la fois planifier et budgétiser l'inconnu. Un aperçu du plan de continuité peut mettre en évidence les lacunes de votre stratégie et identifier les processus à développer et les équipements à acheter qui ne sont peut-être pas disponibles à l'heure actuelle.
Lorsque vous élaborez un plan de continuité des activités avant une crise, vous avez la possibilité d'effectuer des tests de continuité des activités, tels que des exercices sur table, afin de travailler sur le processus. Vous pouvez également former vos membres à chaque niveau de l'organisation. Vous découvrirez ainsi les domaines dans lesquels des procédures spécifiques doivent être développées ou améliorées.
L'élaboration du plan avant une crise peut également permettre d'identifier le besoin de votre organisation d'acquérir des équipements spécifiques pour l'aider à fonctionner dans une situation donnée. En dehors d'une situation d'urgence, il se peut que vous n'utilisiez jamais certains équipements. Par conséquent, vous ne saurez pas que vous en avez besoin jusqu'à ce que le moment vienne. La planification d'événements spécifiques et la réalisation d'exercices sur table peuvent vous aider à mieux vous préparer à faire face à des situations d'urgence.
Si votre organisation a de la chance, vous aurez la possibilité de budgétiser l'équipement dont vous avez besoin. En général, le coût de l'équipement dépend de la demande du produit, qui augmente en période de crise. Lorsque les besoins ne sont pas aussi importants, la planification et l'achat d'équipement peuvent permettre de réaliser des économies. Ce peut être aussi le moment où votre organisation dispose des fonds nécessaires. Ces fonds peuvent ne pas être disponibles lorsque la crise survient.
5. Satisfaire aux exigences de l'État et de l'administration fédérale en matière de communication
Certains établissements doivent répondre à l'exigence de Medicare & Medicaid Services (CMS) et d'autres organismes de réglementation de disposer d'un système de notification de masse pour la préparation aux situations d'urgence. Les hôpitaux et autres établissements médicaux utilisent systématiquement des systèmes de notification de masse pour répondre aux incidents de crise et communiquer avec les autres prestataires de soins de santé, les patients et les membres de leur famille.
Les établissements médicaux doivent disposer d'un plan de communication d'urgence écrit indiquant comment l'établissement coordonnera les soins aux patients. Le plan de communication doit également inclure la méthode d'interaction et de coordination de l'établissement avec les agences de gestion des urgences. L'un des objectifs du développement d'un système de communication est de contribuer à la protection de la santé et de la sécurité des patients en cas de catastrophe.
Tester la fonction de notification d'urgence permet de rassurer les associés sur le fait que nous avons mis en place des plans et qu'ils seront avertis en cas d'incident. Ces tests rappellent également aux associés d'utiliser le centre de connaissances pour leurs plans d'urgence personnels.
Jennifer Greer, spécialiste de la sécurité Jackson Healthcare
Les dirigeants de l'organisation doivent revoir la continuité de l'établissement au moins une fois par an et la mettre à jour si nécessaire. Les établissements disposent d'une certaine marge de manœuvre pour déterminer la manière dont ils élaborent et mettent en œuvre le plan de communication.
D'autres institutions, telles que les forces de l'ordre, les premiers intervenants, les centres de communication d'urgence et les systèmes scolaires, peuvent avoir des exigences en matière de communication pour l'accréditation et la conformité réglementaire, que ce soit de manière volontaire ou obligatoire.
Si votre organisation doit répondre à des exigences réglementaires spécifiques, Preparis dispose de l'outil nécessaire pour aider votre entreprise à élaborer une stratégie de communication d'urgence efficace.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Preparis Business Continuity Software. En octobre 2024, Mitratech a acquis Preparis, un fournisseur de premier plan de solutions de planification de la continuité des activités et d'intervention d'urgence. Le contenu a été mis à jour pour refléter les offres de produits élargies de Mitratech, les progrès de l'industrie et les développements réglementaires.
