La pression monte pour pourvoir ce poste. Le responsable du recrutement vous appelle tous les jours, vos collègues qui prennent le relais sont à bout, et vous voulez vraiment que cela aboutisse. Mais trouver le mauvais candidat est pire que ne trouver personne, car cela signifie devoir tout recommencer dans quelques mois. Selon le ministère américain du Travail, le coût d'une mauvaise décision d'embauche peut représenter jusqu'à 30 % du salaire annuel d'un employé. Cela représente une perte considérable de 24 000 dollars pour un poste rémunéré 80 000 dollars. Ne laissez pas la pression vous pousser à prendre une décision trop hâtive. Prenez le temps d'éviter ces erreurs courantes en matière de recrutement et trouvez la bonne personne dès le premier essai.
1. Manquement à l'obligation de préparation
Les peintres vivent selon le credo « Tout est dans la préparation », et les recruteurs devraient en faire autant. Avant de publier cette annonce, assurez-vous de savoir ce que vous recrutez (et non qui vous recrutez). Cela commence par une description de poste actuelle et précise qui décrit le travail, et non le travailleur. Rencontrez le responsable pour planifier la stratégie et, ensemble, examinez la description de poste afin de trouver la personne idéale. « À quand remonte la dernière révision de la description de poste ? », demandez-vous. Vous grimacez lorsqu'ils répondent « Quelle description de poste ? » ou « Aucune idée ». Mais le temps que vous consacrez maintenant à la mettre à jour est du temps bien investi.
Bien définir les tâches vous permet de recruter la bonne personne. Quelles sont les responsabilités les plus importantes du poste ? Que font-ils quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement, annuellement ? Quelle expérience, quelles compétences ou quel diplôme sont requis ? Quelles sont les exigences physiques à respecter ? Il est essentiel de disposer de ces informations. Au cours de mes années en tant que recruteur, j'ai souvent fait jouer mon influence en matière de ressources humaines et j'ai dit aux responsables que je ne pouvais pas publier leur offre d'emploi tant que la description du poste n'était pas à jour. Même s'ils ont parfois rechigné, la plupart ont admis que le temps que nous avons passé à la préparer les avait finalement aidés à recruter le bon candidat, qui est généralement devenu un employé précieux et fidèle.
Une fois la description mise à jour, demandez au responsable quelles sont, selon lui, les caractéristiques dont un candidat aura besoin pour réussir à ce poste. Une attention méticuleuse aux détails est-elle nécessaire ? L'équipe est-elle très décontractée et recherche-t-elle quelqu'un qui s'intégrera bien ? Une attitude positive est-elle nécessaire pour travailler avec des clients difficiles ? Ces qualités ne sont pas faciles à repérer sur un CV, mais elles peuvent être recherchées pendant le processus d'entretien, ce qui vous aidera à trouver la personne qui convient le mieux. Tout est question de préparation !
2. Jeter un filet étroit
Vous publiez vos offres d'emploi aux mêmes endroits que d'habitude et devinez quoi ? Les mêmes candidats postulent encore et encore. Il est peut-être temps d'élargir votre champ de recherche. Si certains emplois exigent des candidats locaux (comme les policiers et les pompiers), ce n'est pas le cas de la plupart d'entre eux. En élargissant votre champ de recherche, vous disposez d'un vivier de candidats plus large. Et il vaut toujours mieux avoir plus de choix que moins. Ouvrir la porte à une plus grande variété de candidats peut également vous aider à diversifier votre personnel avec un éventail plus large de compétences, d'expériences et de points de vue.
De nos jours, les candidats recherchent rarement un emploi dans les journaux locaux. Publier vos offres d'emploi sur votre site web est une excellente idée, mais seulement si les candidats tombent sur votre page au bon moment. Vous avez besoin d'autres sites pour générer du trafic vers le vôtre, vers votre page Facebook, vos comptes Twitter et LinkedIn, et ce, au bon moment. Utiliser un système d'alimentation de CV est exactement ce dont vous avez besoin pour élargir vos options lorsque vous recrutez pour un poste spécifique, ou pour augmenter votre volume lorsque vous recrutez en masse.
Vous recherchez des employés hautement qualifiés ? Publiez vos offres dans les magazines spécialisés qu'ils lisent. Vous recherchez des candidats débutants ? Contactez les associations locales ou les organismes qui travaillent avec les personnes handicapées, les sans-abri ou d'autres personnes dans le besoin. En développant des relations avec ces groupes pour tous vos postes pouvant faire l'objet d'une formation, vous pouvez renforcer votre vivier de candidats et vous sentir fier de vous.
3. Résister à la technologie
Vous continuez à emporter vos vêtements à la rivière pour les laver sur les rochers ? Vous suspendez vos sous-vêtements sur des buissons pour les faire sécher ? Bien sûr que non : il existe une meilleure solution et vous seriez idiot de ne pas l'utiliser. Il en va de même pour la sélection des candidats. Passer au crible cette montagne de CV relève carrément de la préhistoire. Imprimer tous les e-mails que vous recevez est une perte de temps et de ressources. Vous savez exactement ce que vous recherchez. La prochaine étape devrait être de passer au crible les meilleurs candidats, et non de lire CV après CV qui « ne répondent pas à vos exigences, mais qui sont très intéressés par l'apprentissage ».
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L'utilisation de systèmes de suivi des candidatspermet non seulement d'attirer un large éventail de candidats en générant du trafic directement vers votre offre d'emploi, mais aussi de sélectionner immédiatement les meilleurs candidats. Au lieu de ramener chez vous une mallette remplie de CV à lire (nous l'avons tous fait), vous passez directement à la planification d'entretiens téléphoniques et en personne et au pourvoi du poste. Ce n'est pas seulement intelligent, c'est aussi rentable et moins pénible pour votre dos.
4. Passer l'entretien téléphonique
Les pré-entretiens, comme un appel téléphonique de 10 minutes, sont essentiels pour optimiser votre temps. Le CV est très bien, mais il ne vous donne pas toujours les informations essentielles. Les candidats peuvent indiquer qu'ils ont une « excellente maîtrise de l'anglais » pour ce poste dans un centre d'appels, mais seul un entretien téléphonique peut vous assurer que c'est vrai. La nécessité d'un candidat bilingue ne peut être vérifiée que par téléphone. Certains candidats n'incluront pas d'informations cruciales, telles que leur historique salarial, à moins de recevoir un appel téléphonique ; d'autres pourraient ne plus être disponibles ou intéressés. Bien que l'entretien téléphonique puisse être une étape que les candidats n'apprécient pas particulièrement, il est très utile aux recruteurs qui cherchent à optimiser le temps consacré à chaque entretien en face à face.
5. Trop de cuisiniers
Même si vous recrutez un chef cuisinier, trop de cuisiniers gâtent vraiment la sauce. Meilleure pratique : limitez au minimum le nombre de candidats et d'intervieweurs. Si vous pourvoyez un seul poste, plus vous voyez de candidats, plus il est facile d'oublier qui a dit quoi et comment ils se sont présentés. Et non, vous ne pouvez pas les prendre en photo pour vous souvenir de qui est qui – l'EEOC s'en donnerait à cœur joie !
Pour un seul poste vacant, prévoyez de convoquer les cinq meilleurs candidats. Déterminez qui doit vraiment participer au processus d'entretien : quand vous avez besoin d'eux et comment suivre leurs commentaires. Votre objectif est de faire passer le candidat efficacement à travers la chaîne, de vous assurer que chaque voix est entendue, tout en ne faisant perdre de temps à personne.
De nombreuses entreprises confient les premiers entretiens au service des ressources humaines, qui leur envoie ensuite les candidats retenus. D'autres laissent les chefs de service gérer eux-mêmes le processus de recrutement dès le début. Quel que soit le processus, il est important de limiter le nombre d'entretiens. Le responsable du recrutement joue un rôle essentiel, mais la présence de collègues est-elle nécessaire dans le processus ? Le fait d'avoir un panel de personnes participant au premier entretien, dont certaines ne posent aucune question, est non seulement un gaspillage de ressources, mais peut également intimider les candidats et donner l'impression que vous prenez vos décisions en comité.
N'oubliez pas non plus que si elles ne sont pas correctement formées, les personnes participant au processus d'entretien peuvent poser des questions inappropriées, voire illégales. « Oh, combien d'enfants avez-vous ? » est une question qui permet de briser la glace pour les employés, mais qui est un cauchemar pour le responsable des ressources humaines. Restez simple et efficace.
6. Parler plutôt qu'écouter
Vous avez sélectionné les meilleurs candidats pour les entretiens. Vous leur avez envoyé la description du poste, en espérant qu'ils la liront et poseront des questions pertinentes sur le poste et l'entreprise. Vous prévoyez une journée marathon d'entretiens. Maintenant, taisez-vous. Oui, taisez-vous. La plupart des recruteurs parlent trop et posent les bonnes questions de la mauvaise manière.
« Comme vous l'avez vu dans la description du poste, nous recherchons quelqu'un qui a déjà fait xyz, est-ce votre cas ? » Cette question appelle une réponse par oui ou par non, ce qui n'est pas très instructif. Poser des questions ouvertes, telles que « Parlez-moi de votre expérience avec xyz... », nécessite une réponse réfléchie qui vous donnera non seulement un aperçu de leur parcours, mais leur permettra également de s'exprimer et de se révéler. Si un silence gênant s'installe, laissez-le s'installer. Dites-lui de prendre un moment pour réfléchir à sa réponse. Il essaiera de combler ce silence et vous obtiendrez beaucoup plus d'informations que vous n'en auriez obtenu autrement. Le rôle d'un intervieweur est de poser des questions qui suscitent une réponse longue et détaillée. En moyenne, parlez environ 20 % du temps et écoutez 80 % du temps.
7. Ne pas vérifier les références
Ils font bonne impression sur le papier, ils se sont présentés lors de l'entretien comme s'ils étaient non seulement les propriétaires des lieux, mais aussi comme s'ils avaient l'intention de les faire connaître. Tout le monde, tout au long du processus de recrutement, est impatient de les voir commencer – on prévoit déjà une fête de bienvenue. Mais sont-ils vraiment ce qu'ils semblent être ? Certaines personnes passent si bien les entretiens que l'on se demande si elles ne sont pas devenues si douées à force de les passer si souvent. D'autres n'ont pas les compétences nécessaires pour « se vendre », mais elles ont les compétences nécessaires pour être performantes.
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Qu'il s'agisse de candidats exceptionnels ou de personnes effacées qui attendent de s'épanouir, il est essentiel de vérifier qu'ils sont bien ceux qu'ils prétendent être et qu'ils ont bien accompli ce qu'ils disent avoir accompli. Des candidats débutants qui exagèrent leur expérience (ou leur manque d'expérience) aux cadres supérieurs qui gonflent leurs réalisations, « faire confiance mais vérifier » est le dogme des RH.
Il y a de nombreuses années, lorsque j'ai débuté dans les ressources humaines en tant que recruteur, un mentor m'a dit : « Dix ans après l'obtention de leur diplôme, le diplôme d'une personne n'a plus aucune valeur : soit elle a exercé le métier pour lequel elle a été formée, ce qui signifie que son expérience l'emporte sur son diplôme, soit elle ne l'a pas fait, ce qui rend son diplôme inutile. Mais dans tous les cas, vous devez vérifier qu'elle l'a bien obtenu, ainsi que tout ce qu'elle dit avoir fait. » Je ne compte plus le nombre de fois où ces mots m'ont évité de commettre de graves erreurs de recrutement.
Certaines personnes appellent cela des mensonges innocents, d'autres des exagérations, mais en réalité, il s'agit tout simplement de mensonges. J'ai déjà eu un candidat à un poste scientifique très spécialisé qui a passé avec brio plusieurs semaines d'entretiens – il était sûr d'être embauché. La dernière étape consistait à vérifier ses références avant de rédiger sa lettre d'offre. Je pensais que tout allait bien. Jusqu'à ce que j'essaie de vérifier son parcours universitaire : non seulement son université a nié qu'il avait un master, mais elle m'a dit qu'il avait abandonné ses études plus de dix ans auparavant. Lorsque j'ai confronté le candidat, il a admis avoir menti. Mais le plus choquant était son commentaire : « Vous êtes la première personne à avoir vérifié. » Il travaillait dans ce domaine depuis plus de 10 ans en prétendant avoir un diplôme !
Pourquoi commencer une relation avec quelqu'un en qui vous ne pouvez pas avoir confiance ? Vérifier les références – chacune d'entre elles – est nécessaire pour faire le meilleur choix possible.
En évitant ces erreurs courantes lors du recrutement et en vous fiant à votre instinct et à votre bon sens, vous pourrez, espérons-le, établir des relations de travail durables et mutuellement bénéfiques avec vos nouvelles recrues. Bonne chance !
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Trakstar.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Trakstar, un fournisseur de premier plan de solutions de gestion de la performance, d'acquisition de talents et d'analyse de la main-d'œuvre. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'engagement plus large de Mitratech à soutenir l'ensemble du cycle de vie des employés - du recrutement et de l'intégration à l'apprentissage et au développement - ainsi que l'intégration des meilleures pratiques de conformité RH dans notre portefeuille croissant de ressources humaines.
