Programme de conformité efficace Caractéristique 2 - Supervision du programme
Nous poursuivons aujourd'hui notre série de blogs de sept semaines sur les sept caractéristiques des programmes de conformité efficaces. Si vous ne l'avez pas encore fait, n'oubliez pas de consulter le première caractéristique sur les politiques et procédures écrites.
Selon les Federal Sentencing Guidelines for Organizations (FSGO), les sept critères de conformité constituent le minimum requis pour créer une diligence raisonnable et promouvoir une culture organisationnelle qui encourage une conduite éthique et un engagement en faveur de la conformité. La promotion d'une culture organisationnelle est la raison d'être de notre deuxième caractéristique, la surveillance des programmes.
Pour l'essentiel, la surveillance du programme signifie que le conseil d'administration est impliqué dans le respect des règles, et qu'il s'engage à donner le ton depuis le sommet, comme l'affirment de nombreux experts. Aujourd'hui, en nous appuyant sur notre entretien avec Hui Chen, expert du secteur, et sur diverses lignes directrices officielles telles que la FSGO, nous allons explorer en profondeur cette deuxième caractéristique.
En ce qui concerne la surveillance des programmes, les lignes directrices de la FSGO suggèrent ce qui suit :
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- L'autorité dirigeante de l'organisation doit connaître le contenu et le fonctionnement du programme de conformité et d'éthique.
- Des personnes spécifiques de haut niveau doivent avoir la responsabilité globale de veiller à l'efficacité du programme de conformité.
- Les personnes chargées des opérations quotidiennes doivent disposer des ressources nécessaires pour démontrer leur efficacité au conseil d'administration.
Ces lignes directrices soulèvent quelques points de discussion intéressants. En particulier dans la description de la manière de démontrer l'efficacité d'un programme de conformité et d'y allouer des ressources.
De nombreuses organisations se convainquent à tort qu'il suffit de prouver l'existence de politiques et de procédures et de dispenser une formation pour disposer d'un programme de conformité efficace. Elles pensent qu'en démontrant le transfert de connaissances aux employés, elles ont suffisamment fait pour cocher les cases de la liste de contrôle de la conformité.
L'ancienne conseillère juridique du ministère de la justice, Hui Chen, adopte une approche différente. Il souligne l'importance de comprendre l'objectif de votre programme de conformité et ce qu'il doit accomplir.
"Le problème n'est pas la connaissance. C'est le comportement qui pose problème. Vous devriez mesurer le comportement [des employés]", déclare M. Chen.
Cependant, la réalisation de ce type d'analyse présente une série de défis. De nombreuses organisations ne disposent tout simplement pas des outils, de la technologie ou des ressources nécessaires pour mesurer l'efficacité de leur programme de conformité.
Cela nous amène à la ligne directrice sur les ressources : les personnes chargées des opérations de conformité quotidiennes ont besoin de suffisamment de ressources pour faire leur travail correctement. Si certaines organisations affirment qu'elles allouent des ressources parce qu'elles disposent d'un programme de conformité, le simple fait de disposer d'un programme ne suffit pas.
Selon M. Chen, pour créer une véritable culture de la conformité, les dirigeants doivent mettre leur temps, leur argent et leurs actions au service de la parole donnée.
"Lorsque l'on y réfléchit, tout se résume aux choix qui sont faits, à la façon dont le temps est utilisé et à la manière dont les ressources sont allouées. Ce sont ces réponses qui, en fin de compte, vous convainquent de l'engagement d'un manager ou d'une entreprise, et non ce qu'ils disent", explique Chen.
Le livre blanc 2017 du DOJ, "L'évaluation des programmes de conformité des entreprises", donne un aperçu de ce à quoi devrait ressembler une bonne allocation des ressources. Selon ce livre blanc, pour déterminer l'affectation appropriée des ressources, les régulateurs cherchent des réponses à plusieurs questions. Tout d'abord, elles veulent savoir comment les entreprises décident d'affecter du personnel et des ressources aux fonctions de conformité. Deuxièmement, elles vérifient si une entreprise refuse des ressources en réponse aux demandes des fonctions de conformité et de contrôle de l'entreprise.
Tout au long du livre blanc, les régulateurs reconnaissent que, pour appliquer les lignes directrices en place, les entreprises ont besoin de ressources.
En matière de surveillance des programmes, le message est clair. Les régulateurs attendent des membres du conseil d'administration qu'ils créent une culture de la conformité et de l'éthique. Les dirigeants doivent non seulement s'assurer qu'ils disposent d'un programme de conformité, mais aussi en démontrer l'efficacité et mettre à disposition les ressources nécessaires pour renforcer l'équipe chargée de la conformité et encourager un comportement éthique. Une entreprise ne peut pas atteindre ce niveau d'engagement simplement en cochant une case.
Revenez la semaine prochaine, nous aborderons la troisième caractéristique d'une conformité efficace : la diligence éthique. D'ici là, visitez notre site web pour savoir comment Mitratech peut vous aider à mettre en œuvre un programme de conformité efficace.
