Le gouvernement des États-Unis a récemment renforcé ses efforts pour s'assurer que les employés disposent de ressources adéquates pour faire part de leurs préoccupations, tant au sein de l'organisation qu'à l'extérieur. Pendant des années, les employeurs ont adopté une approche de conformité minimale en installant une ligne d'assistance confidentielle. Plus récemment, les employeurs ont commencé à comprendre l'importance de donner aux employés les moyens de s'exprimer et déploient désormais des efforts considérables pour aller au-delà des recommandations du gouvernement. En effet, les employeurs avisés sensibilisent leur personnel à la valeur de la prise de parole et communiquent sur les moyens à mettre en œuvre. Ces efforts ont été déployés pour lutter contre le faible taux de signalement dû à la peur des représailles et à la crainte que rien ne soit fait en réponse à une plainte.
De nombreux salariés ignorent l'existence d'une ligne d'assistance téléphonique
Selon une enquête récenteplus de 44 % des salariés ont répondu que leur employeur mettait à leur disposition une ligne téléphonique de signalement anonyme. Par ailleurs, 22 % des employés ont répondu qu'ils ne savaient pas si leur employeur disposait d'un tel service. Étant donné que plus de 1 000 employés ont répondu à l'enquête, l'échantillon recueilli est relativement important, ce qui nous permet de conclure que de nombreux employés ignorent l'existence d'un service d'assistance téléphonique. Il se peut non seulement qu'ils ne sachent pas comment l'utiliser, mais aussi qu'il s'agisse du dernier recours pour faire part d'un problème, plutôt que de la première ligne de défense.
Syntrio a récemment complété son Guide essentiel des programmes de déclaration des employeurs et a conclu que le gouvernement fédéral des États-Unis et ses agences ont récemment mis l'accent sur l'utilisation (ou l'absence d'utilisation) des lignes d'assistance. Les agences gouvernementales américaines recommandent de plus en plus aux employeurs de ne pas se contenter de mettre en place une ligne d'assistance, ce qui est attendu, mais de s'engager dans un programme d'éducation visant à donner aux employés les moyens de s'exprimer lorsqu'ils ont un problème (que ce soit via la ligne d'assistance ou en interne). Chez Syntrio, nous pensons que l'existence d'un canal de signalement confidentiel est essentielle, mais qu'il ne doit être utilisé qu'en dernier recours. En préparant vos employés à s'exprimer et à faire part de leurs préoccupations en interne, vous serez mieux à même de résoudre les problèmes et d'améliorer votre culture en faveur d'une communication ouverte.
Les lois fédérales exigent des canaux de signalement anonymes
Trois lois fédérales importantes(Sarbanes-Oxley, Dodd-Frank et l'Affordable Care Act) exigent que les segments du commerce des États-Unis disposent d'un mécanisme de signalement permettant aux employés dénonciateurs de signaler d'éventuelles violations de la conformité. Bien que largement limitées aux sociétés cotées en bourse, certaines exigences s'étendent aux filiales privées. Ce qui est clair, c'est que plusieurs agences fédérales, dont le Département de la santé et des services sociaux des États-Unis, l'Administration des petites entreprises des États-Unis et le Bureau de l'inspecteur général de l'EEOC (entre autres), font connaître et encouragent l'utilisation de leurs lignes d'assistance téléphonique pour les dénonciateurs comme moyen de signalement par des tiers.
Le ministère de la justice des États-Unis recommande d'améliorer les programmes de déclaration et de conformité
La recherche révèle que les employeurs doivent faire mieux sur le lieu de travail moderne. Bien que le nombre de lois exigeant l'utilisation d'une ligne d'assistance reste minime, de récentes recommandations récentes du ministère de la justice des États-Unis à ses avocats révèlent la position du ministère de la justice selon laquelle les employeurs devraient s'engager dans des programmes "bien conçus" afin d'encourager les employés à "faire des déclarations confidentielles et à mener des enquêtes [par la suite]". Il est clair que le gouvernement des États-Unis n'attend pas seulement des employeurs qu'ils disposent d'une ligne téléphonique anonyme, mais aussi qu'ils aillent au-delà de la simple existence d'un mécanisme et qu'ils mettent en place un programme d'éducation à grande échelle visant à donner aux employés les moyens de parler de leurs préoccupations et à responsabiliser les dirigeants pour qu'ils fassent quelque chose lorsqu'une plainte est déposée. De même qu'une formation obligatoire sur le harcèlement sexuel visant à "cocher la case" est tout à fait insuffisante aux yeux des autorités de réglementation, il en va de même de la simple mise en place d'une ligne d'assistance téléphonique que les employés n'utilisent pas ou qu'ils craignent d'utiliser en interne ou en externe par peur des représailles.
Syntrio vous encourage à télécharger son guide essentiel sur le sujet. Ce guide contient des statistiques précieuses et une analyse approfondie de la nécessité d'un programme de formation à grande échelle pour communiquer le besoin et le désir de l'organisation d'entendre les préoccupations des employés, ainsi que la formation des gestionnaires pour partager leur compréhension et leur processus opérationnel lorsqu'une plainte est déposée. À partir de là, Syntrio vous invite à vous associer à nous pour formuler un programme visant à assurer le succès de votre organisation dans ce domaine. Nous avons développé plusieurs cours et outils de communication pour vous aider dans vos efforts et vous guider vers une culture du travail plus substantielle.
Note de l'éditeur : cet article a été publié à l'origine sur Syntrio.com. En janvier 2024, Mitratech a acquis Syntrio, un fournisseur de premier plan de formations en matière d'éthique et de conformité, de prévention du harcèlement au travail et de solutions de signalement anonyme par hotline. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de solutions, l'évolution des réglementations en matière de conformité et les meilleures pratiques en matière d'éthique et de gestion des risques.
