La plupart des articles publiés sur ce blog supposent que vous disposez déjà d'une connaissance de base des fonctionnalités fondamentales de HotDocs. Cependant, ces articles « Retour aux bases » sont spécialement conçus pour ceux d'entre vous qui découvrent HotDocs, afin de présenter les fonctionnalités de base que vous devez connaître.
Un modèle HotDocs est un modèle ou un guide pour vos documents. Il vous aide à créer rapidement et facilement des documents personnalisés, à l'aide d'un simple processus d'entretien sous forme de questions-réponses, au lieu de partir de zéro ou de modifier un ancien document à chaque fois. Créé dans votre traitement de texte à l'aide de HotDocs Developer, un modèle HotDocs vous fait gagner du temps et de l'argent car il simplifie considérablement le processus de création de documents.
Par exemple, supposons que vous travaillez dans les ressources humaines et que vous devez créer des contrats de travail pour un groupe de nouveaux employés de l'entreprise. Vous pourriez créer chaque document individuellement... ou vous pouvez créer un modèle HotDocs et l'utiliser pour créer un nombre illimité de contrats de travail de manière beaucoup plus rapide et facile.
Une partie de votre modèle pourrait ressembler à ceci :
Chaque partie de texte en couleur est une variable qui sera remplie au cours du processus d'entretien. Lorsque vous êtes prêt à remplir les contrats de travail, il vous suffit de remplir les questions d'entretien HotDocs comme suit :
Une fois que vous avez terminé, le modèle génère un document irréprochable qui peut être enregistré dans son format d'origine (Word, WordPerfect ou PDF), modifié, imprimé, envoyé par e-mail, transféré vers un système de gestion de documents, etc. Grâce à votre modèle HotDocs, vous n'aurez plus à modifier manuellement tous les pronoms de genre, à vérifier que les dates sont au format correct et à contrôler que tous les paragraphes appropriés ont été inclus. Et vous ne passerez certainement pas des heures à relire et à modifier le document.
Mais attendez, il y a mieux encore. Si vous disposez déjà de toutes les informations relatives à vos employés dans une base de données, votre modèle HotDocs peut se connecter à cette base de données et remplir automatiquement le questionnaire. Vous pouvez également enregistrer toutes les réponses que vous avez saisies et les réutiliser ultérieurement pour créer de nombreux documents autres que le contrat de travail, tels que des lettres d'offre, des demandes d'assurance, etc.
Pour en savoir plus sur les modèles HotDocs et leur fonctionnement, regardez notre webinaire gratuit « Introduction à HotDocs ».
Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
