Si les plus grandes banques et institutions financières du monde adoptent la technologie BPM, les petites banques et les coopératives de crédit s'engagent également sur la voie de l'automatisation des processus. Une coopérative de crédit régionale, par exemple, a automatisé son processus d'octroi de prêts et en retire d'énormes avantages.
Pour cette coopérative de crédit, l'ancien processus manuel était à la fois long et fastidieux. Une fois le prêt approuvé, les agents de crédit devaient remplir une liste de contrôle de plusieurs pages afin de spécifier les informations et les dispositions nécessaires au service de documentation des prêts. L'un des problèmes de cette étape du processus était que chaque agent de crédit avait sa propre façon de remplir la liste de contrôle. Les différences de méthodologie ont conduit à des vérifications réciproques entre le service de documentation des prêts et l'agent. Une fois la liste de contrôle finalisée, le service de documentation des prêts a utilisé un modèle Microsoft Word et une combinaison de champs de fusion et de VBA pour générer l'ensemble des documents de prêt. Bien que cette méthode soit meilleure qu'un simple copier-coller, le système n'était pas convivial. Peu d'employés de la coopérative de crédit savaient comment l'utiliser correctement, et beaucoup ont mis des années avant de bien comprendre le système. Finalement, la coopérative de crédit a décidé d'automatiser son processus de génération de prêts.
Intriguée par le concept d'une approche de type système expert, la coopérative d'épargne et de crédit a cherché une solution. Après avoir adopté, puis abandonné, divers programmes, elle a découvert HotDocs. Un comité a été formé pour définir le processus complet de montage de prêts, que des experts en contenu (plutôt que des ingénieurs en logiciel) ont modélisé dans une application de processus HotDocs.
Avec la nouvelle application HotDocs, la liste de contrôle a été remplacée par un "entretien principal", dans lequel les agents de crédit saisissent désormais toutes les informations relatives au client et au prêt. À partir de cet entretien principal, la coopérative de crédit est en mesure de générer des documents en une fraction du temps qu'il fallait auparavant. En fait, la coopérative signale qu'un prêt commercial à court terme qui prenait 2 à 3 jours ne prend plus que quelques heures ou, dans certains cas, "une question de minutes".
Selon la coopérative de crédit, l'un des aspects les plus intéressants de HotDocs est sa facilité d'utilisation. Tout le travail d'automatisation a été conçu, réalisé et testé par les utilisateurs finaux (les experts en contenu), de sorte que la société n'a pas eu besoin de programmeurs externes pour construire le système.
Un autre avantage important de HotDocs est le niveau de normalisation qu'il a imposé à l'ancien processus indiscipliné. "La complexité des réglementations dans le secteur financier ne cessant de croître, la normalisation devient de plus en plus importante. Notre système d'octroi de prêts HotDocs est devenu notre moyen de communication", a déclaré un membre de l'équipe de direction de la coopérative d'épargne et de crédit. "Quel que soit le prêt souscrit, il l'est toujours par l'intermédiaire du système HotDocs. C'est le seul programme que tout le monde utilise et, à ce titre, nous veillons à ce que toutes les modifications apportées aux règlements ou aux procédures soient immédiatement enregistrées dans le système HotDocs. Cette approche nous offre une grande sécurité. Nos agents de crédit n'ont pas à s'inquiéter des nouvelles mises à jour. HotDocs les guide simplement tout au long du processus.
Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
