Automatiser les flux de travail de la gestion des cas : Un must pour les cabinets d'avocats en 2019
Il est devenu impératif pour les cabinets juridiques de résoudre les problèmes qui affectent les processus liés aux dossiers. La gestion des dossiers par l'automatisation des flux de travail est une solution qui peut conduire à un meilleur service à la clientèle et à des bénéfices nets.
Dans un article précédent, nous avons passé en revue les pressions exercées sur les cabinets d'avocats pour qu'ils deviennent plus efficaces et plus réactifs. L'évolution pour répondre à ces exigences peut intimider certains cabinets, mais les meilleures solutions d'automatisation du flux de travail juridique peuvent rendre leur première incursion dans la transformation numérique relativement indolore - et rentable.
Des études ont montré que le manque de communication est l'une des plus grandes menaces auxquelles sont confrontés les cabinets d'avocats, en particulier les plus petits. Plus la charge de travail est importante, plus l'examen des dossiers et les communications régulières (en interne et avec les clients) risquent d'en pâtir. Selon un rapport, 40 % des plaintes contre les cabinets d'avocats sont liées à des problèmes de communication.
Ces pannes sont presque entièrement dues à des processus manuels obsolètes qui ne peuvent pas faire face au suivi et au contrôle de toutes les affaires et de tous les projets juridiques en cours au sein d'un cabinet. L'erreur humaine s'insinue ; l'ennui des tâches répétitives émousse l'attention des juristes et du personnel. Il peut en résulter des résultats négatifs en matière de contentieux, sans compter qu'un client mécontent peut vous rappeler à l'ordre.
En retard sur la courbe technologique
Malheureusement, trop de cabinets d'avocats sont encore loin de la courbe lorsqu'il s'agit de la transformation numérique qui peut remédier à ces problèmes. Une étude de Georgetown Law a montré que le manque d'investissement dans les outils de productivité et les nouvelles stratégies commerciales a handicapé les cabinets d'avocats :
Un avocat moyen facture aujourd'hui 156 heures de moins par an qu'il y a onze ans,
ce qui représente un manque à gagner de 74 100 $ par an pour les entreprises.
Leurs collègues internes ne sont malheureusement pas mieux lotis. Un récent rapport de Gartner a révélé que moins d'un cinquième des services juridiques d'entreprise étaient préparés aux initiatives numériques, même si le même rapport indique que.. :
"Les 19 % d'organisations juridiques qui sont prêtes pour le numérique réalisent trois fois et demie moins de projets avec une prise de risque inappropriée et deux fois et demie moins de projets retardés".
L'automatisation du flux de travail juridique, lorsqu'elle est mise en œuvre à l'aide d'une solution SaaS, peut permettre une gestion centralisée, transparente et très efficace des dossiers pour les cabinets d'avocats. En normalisant les processus reproductibles, elle élimine l'erreur humaine de l'équation, parmi une série d'autres avantages que nous allons explorer ci-dessous.
Pour les cabinets d'avocats, cependant, l'un des avantages les plus appréciés peut être que l'adoption d'un outil SaaS d'automatisation du flux de travail juridique moderne et de qualité peut être exempte des maux de tête liés à l'intégration et des courbes d'apprentissage qu'ils auraient pu redouter.
Les avantages de l'automatisation des flux de travail pour la gestion des dossiers ?
Pour un cabinet d'avocats, le retour sur investissement commence par le fait que les tâches répétitives à forte intensité de temps peuvent désormais être automatisées et que le papier est banni du processus. Un autre groupe d'avantages ? La facilité de mise en œuvre et la simplicité d'utilisation offertes par une solution logicielle d'automatisation du flux de travail de premier ordre :
- Les meilleurs d'entre eux peuvent s 'intégrer de manière transparente aux systèmes existants d'un cabinet d'avocats, à la plateforme de gestion de cabinet et à de nombreuses autres applications dont le personnel se sert déjà.
- Des interfaces simples et conviviales leur permettent de concevoir, de suivre et de gérer facilement un flux de travail de gestion de cas.
- L'élaboration de formulaires via des interfaces intuitives leur permet de créer des formulaires de base ou sophistiqués avec une logique commerciale intégrée.
- Chaque flux de travail de gestion des dossiers est personnalisable en fonction des besoins d'un certain domaine de pratique ou d'un dossier spécifique.
Les erreurs, les retards et les risques de non-conformité sont réduits :
- L'acheminement des actions vers les bons participants au processus est précis et rapide.
- La normalisation des formulaires et des flux de travail minimise les erreurs et réduit les risques de non-conformité.
- L'accès aux dossiers dans l'ensemble de l'entreprise (ou même par les clients) peut être réglementé par une application centralisée basée sur les rôles et les autorisations.
- Les documents et autres éléments du dossier peuvent être numérisés et stockés de manière centralisée, de sorte qu'ils ne soient jamais perdus.
- Les flux de travail peuvent être automatiquement sauvegardés dans une archive Cloud sécurisée, et facilement accessibles à des fins de révision.
"L'évolution du secteur juridique est plus rapide que jamais. Beaucoup survivront, mais seuls les plus forts - ceux qui sont les plus capables de s'adapter, d'embrasser le changement - prospéreront".
"L'évolution du secteur juridique est plus rapide que jamais. Beaucoup survivront, mais seuls les plus forts - ceux qui sont les plus capables de s'adapter, d'embrasser le changement - prospéreront".
Tamara Box
Associée directrice - Europe et Moyen-Orient, Reed Smith LLC
La participation au flux de travail et la collaboration sont améliorées :
- Les parties prenantes ne participent aux examens et aux approbations que lorsqu'ils sont nécessaires, ce qui optimise l'utilisation des avocats et du personnel.
- Les notifications et les alertes permettent aux participants et aux parties prenantes d'agir rapidement.
- L'intégration de la signature électronique garantit des approbations sécurisées dans l'ordre approprié.
Les analyses, les rapports et la gestion sont améliorés :
- Les outils de reporting permettent d'accéder aux rapports sous différents formats afin d'assurer la transparence et un contrôle adéquat.
- La visibilité en temps réel des flux de travail de gestion des dossiers au sein des équipes, des domaines de pratique ou de l'ensemble de l'entreprise permet une meilleure gouvernance.
- Les flux de travail peuvent être affinés pour maximiser l'efficacité.
Trouver le bon côté des choses (ou pas)
Une étude de KMPG a révélé que 85 % des décideurs d'entreprise pensent qu'ils n'ont que deux ans pour faire de sérieux progrès en matière de transformation numérique avant de souffrir d'un manque à gagner ou de commencer à être à la traîne de leurs concurrents. Leur avantage ? Les organisations pilotées par les données ont 23 fois plus de chances d'acquérir des clients, six fois plus de chances de les fidéliser et 19 fois plus de chances d'être rentables grâce à elles.
C'est pourquoi les chefs d'entreprise font pression sur les services juridiques internes et les autres responsables pour qu'ils acquièrent des compétences numériques. Et ce type de pression se répercute sur les fournisseurs de services juridiques de l'entreprise.
Il est évident que l'automatisation des flux de travail liés à la gestion des dossiers génère des gains importants en termes d'efficacité, de productivité et d'économies pour un cabinet d'avocats. Cela leur permet de rester en phase avec cette nouvelle réalité, alors que les clients dissèquent leurs dépenses en matière d'avocats externes à la recherche d'une plus grande valeur à moindre coût. Un cabinet d'avocats capable de répercuter ses gains d'efficacité sur ses clients se donne une longueur d'avance sur la concurrence.
Les services juridiques pour lesquels le client paie sont également améliorés sur le plan qualitatif. En effet, ils constatent des temps de réponse plus rapides, moins d'erreurs, une réduction des risques, une meilleure collaboration entre le client et son avocat, etc. Les clients sont donc plus heureux.
Un autre avantage ? L'automatisation du flux de travail juridique est une technologie de base pour la transformation numérique. Comment ? Elle est facile à mettre en œuvre et produit des effets positifs immédiats - le genre de retour sur investissement rapide qui peut galvaniser une organisation pour qu'elle passe à l'étape suivante de son évolution en matière de technologie juridique.
Mais comme le note Forbes, certains cabinets d'avocats ("en particulier les associés qui ont connu une année 2018 particulièrement prospère" ) ne ressentent pas l'urgence d'adopter la transformation numérique.
Dans les années 1800, il y avait des fabricants de bogies et de lampes à huile de baleine qui pensaient probablement la même chose.
