Les cabinets d'avocats doivent faire face à l'accélération des changements technologiques qui touchent l'industrie du droit. Pourquoi l'automatisation des NDA devrait-elle être l'une de leurs premières étapes vers le Legal Rising et la transformation numérique ?
Tout d'abord, examinons d'où viennent ces pressions : certaines sont exercées par les clients, en particulier les services juridiques internes des entreprises, qui sont eux-mêmes contraints d'accroître leur efficacité et de contrôler les coûts tout en réduisant les risques. Ils sont de plus en plus nombreux à se tourner vers des solutions logicielles pour relever ces défis et attendent des conseillers juridiques externes qu'ils fassent partie de l'écosystème numérique du client.
Les clients sont à l'origine de ce mandat parce qu'il leur permet d'avoir une meilleure visibilité sur la gestion des dossiers et d'autres processus impliquant des cabinets externes, ainsi que sur les pratiques de facturation et de comptabilisation du temps de travail. Dans certaines régions, les petits cabinets d'avocats ressentent déjà les effets de la pression exercée par les clients qui prennent de plus en plus en compte les coûts dans la relation client-conseil. Une nouvelle étude de Bellwether sur les cabinets britanniques a révélé que :
71 % des avocats interrogés ont déclaré que leur travail avait été compromis par "les exigences des clients et leurs comportements consuméristes", un tiers d'entre eux affirmant qu'ils subissaient régulièrement ce type de perturbation. 58 % des répondants estiment que les clients motivés par le prix ont un impact sur la capacité des avocats à préserver l'intégrité du droit et à fournir le meilleur service possible à leurs clients.
Il y a aussi la pression que les cabinets d'avocats exercent sur eux-mêmes pour être plus compétitifs et plus rentables. Oui, la profession a une réputation de traditionalisme, de conservatisme et de respect des précédents. Pourtant, de nombreux cabinets vont de l'avant dans l'adoption des technologies juridiques parce qu'ils sont conscients des avantages intrinsèques que ces outils offrent en termes d'amélioration des performances et de retour sur investissement opérationnel. Il ne s'agit pas seulement d'honorer les demandes des clients : pour ces cabinets d'avocats, l'adoption de la technologie est tout simplement une bonne affaire.
Suppression des procédures d'accord de confidentialité sur papier
Les accords de confidentialité sont, pour le meilleur ou pour le pire, de plus en plus répandus dans le monde des affaires. Plus d'un tiers de la main-d'œuvre américaine plus d'un tiers de la main-d'œuvre américaine travaille dans le cadre d'un accord de confidentialité, selon une étude réalisée en 2017 par la Vanderbilt Law Review. Leur champ d'application s'élargit également pour inclure de nouvelles extensions telles que les clauses de non-dénigrement, qui obligent les employés à ne jamais parler en mal de leur employeur ou de leur ancien employeur.
Il y a plus qu'assez d'écueils non liés au processus qui peuvent créer des problèmes avec un accord de confidentialité, sans parler des erreurs liées au processus causées par des flux de travail manuels et à forte intensité de papier. Où les flux de travail traditionnels de l'accord de confidentialité échouent-ils ?
- L'ennui de la répétition manuelle favorise les erreurs et les oublis.
- Le nombre de NDA, même dans une entreprise de taille moyenne, peut être écrasant à suivre et coûteux à traiter manuellement.
- Ils sont trop lents, surtout s'il s'agit d'une opportunité de vente ou d'assistance pour laquelle la rapidité d'exécution est importante.
- Il existe souvent des modèles différents, voire non approuvés, utilisés dans l'ensemble de l'organisation (ou même dans le même département).
- Souvent, les accords de confidentialité ne sont pas créés, signés, soumis ou acheminés correctement.
- Les instructions données à la partie qui soumet la demande sont souvent inadéquates quant à la manière de remplir et de déposer l'accord de confidentialité.
- Souvent, les employés eux-mêmes ne savent pas comment et quand utiliser les accords de confidentialité ou gérer correctement ce processus.
- Le personnel juridique n'a que peu ou pas de visibilité ou de contrôle sur les flux de travail en cours.
- Il est difficile de suivre les signatures et les approbations.
- Un mauvais acheminement signifie que le même accord de confidentialité peut faire l'objet d'un examen simultané (et contradictoire) par différents avocats/gardiens de portes.
- Il n'y a aucune indication sur l'existence ou non d'un accord de confidentialité.
Automatisation des accords de confidentialité : Une multitude d'avantages pour les cabinets juridiques (et leurs clients)
L'automatisation des NDA, en utilisant les fonctionnalités d'une solution SaaS d'automatisation des flux de travail, permet de résoudre ces problèmes pour les cabinets d'avocats :
- Grâce à un flux de travail en libre-service, à un portail en ligne et à des formulaires standardisés, les utilisateurs peuvent demander et obtenir des accords de confidentialité sans erreur sans erreur sans l'intervention d'un avocat.
- Les accords de confidentialité en libre-service peuvent être conçus sur mesure ou utiliser des modèles préformatés, ce qui oblige à la normalisation et à la cohérence.
- Un référentiel complet de modèles permet d'entreposer des modèles de NDA pour faire face à toute éventualité.
- L'acheminement des demandes vers les parties prenantes internes appropriées, si nécessaire, peut être intégré dans le flux de travail de la NDA.
- Les exigences en matière d'autorité de signature sont intégrées dans le flux de travail et peuvent s'appuyer sur des outils de signature électronique sécurisés.
- Le contrôle de l'état en temps réel permet de superviser le processus.
- Les parties prenantes peuvent collaborer aux processus d'approbation et aux accords de non-divulgation plus complexes en libre-service par le biais de commentaires/notations en ligne.
- Les notifications, les alertes et les escalades peuvent être envoyées aux parties prenantes à des moments prédéfinis tout au long du processus.
"Aujourd'hui, les clients veulent plus que des services juridiques de qualité. Ils attendent de leurs avocats externes qu'ils investissent dans les outils technologiques pour favoriser l'efficacité, la qualité et la cohérence."
Justin Hectus
DSI/CISO, Keesal, Young & Logan
Comment ces capacités se traduisent-elles en avantages pour l'automatisation de la NDA ?
- Un flux de travail NDA en libre-service peut être jusqu'à 7 fois plus rapide et 15 fois plus efficace qu'un processus manuel, avec une conformité à 100 % et un retour sur investissement pouvant atteindre 400 %.
- Le retour sur investissement est presque immédiatgrâce à la facilité d'adoption des meilleures solutions d'automatisation des NDA.
- Des accords de confidentialité simples et standardisés peuvent être obtenus à tout moment et en tout lieu, sans examen interne coûteux par le personnel juridique, ce qui permet de réaliser des économies considérables.
- Grâce à un portail unique, les cabinets d'avocats et les clients peuvent désormais gérer les processus NDA à grande échelle, même au sein de réseaux mondiaux.
- L'automatisation du processus permet d'obtenir un flux de travail sans erreur et une expérience utilisateur plus rapide et plus fiable.
- Chaque flux de travail NDA peut être automatiquement sauvegardé dans une archive Cloud sécurisée, facilement accessible à des fins d'audit, de gouvernance et de conformité.
- L'intégration de la signature électronique permet de normaliser les approbations sécurisées.
Mais les avantages ne s'arrêtent pas là...
Pour un cabinet d'avocats, l'automatisation de la NDA a d'autres effets positifs. Quels sont ces macro-avantages?
Ben Bogin, directeur des solutions et des services professionnels de Mitratech, les a observées dans la pratique. Tout d'abord, l'automatisation des flux de travail des accords de confidentialité aide les cabinets d'avocats à donner la priorité à ce qui est vraiment important pour leurs clients et leurs propres résultats. "L'automatisation des accords de confidentialité permet aux cabinets de consacrer du temps au travail juridique qui compte vraiment, dit-il, et les accords de confidentialité sont traités plus rapidement.
"Les accords de non-divulgation sont une solution facile à mettre en œuvre pour toute organisation. C'est un excellent premier cas d'utilisation pour un retour sur investissement immédiat.
Ben Bogin
Directeur des solutions et des services professionnels, Mitratech
Un autre avantage ? La bonne plateforme "peut supprimer une grande partie du travail transactionnel à haut volume que les avocats détestent, et leur permettre de passer plus de temps à utiliser leur JD", souligne-t-il.
Ces avantages à grande échelle vont encore plus loin, cependant. Alors que les cabinets d'avocats se débattent avec des décisions sur les technologies qui constituent leurs meilleurs investissements en 2019, l'automatisation du flux de travail juridique peut être une technologie de base fournissant des "gains rapides" qui prouvent la valeur de la transformation numérique, rendant Legal Rising réalisable.
En appliquant les outils d'automatisation du flux de travail juridique à l'automatisation des accords de confidentialité, les cabinets d'avocats peuvent bénéficier de l'une des victoires les plus rapides possibles, explique Ben. "Les accords de confidentialité sont un fruit facile à cueillir pour n'importe quelle organisation. Il s'agit d'un premier cas d'utilisation idéal pour obtenir un retour sur investissement immédiat.
Un cabinet d'avocats ne doit pas évaluer le retour sur investissement uniquement en termes de retour sur investissement d'une solution d'automatisation du flux de travail, mais en termes de temps à la valeurou T2V. Investir dans un produit SaaS qui offre une plus grande facilité d'adoption, une interface utilisateur intuitive pour la conception et la publication de formulaires et de flux de travail, l'intégration de la signature électronique, une intégration harmonieuse avec les plateformes existantes et un ensemble de fonctionnalités plus complet permettra d'obtenir un retour sur investissement plus rapide.
Les deux produits hypothétiques d'automatisation des flux de travail présentés dans le graphique ci-dessous offrent des T2V différents, la plateforme A atteignant le "point de retour" beaucoup plus rapidement grâce aux capacités que nous venons de mentionner.
La mise en œuvre de flux de travail automatisés pour les accords de confidentialité n'est cependant qu'un des trois processus essentiels pour lesquels il est impératif que les cabinets d'avocats appliquent l'automatisation du flux de travail juridique au cours de l'année prochaine afin de tirer parti de la transformation qui est inexorablement en cours dans la pratique juridique. Dans le prochain article de cette série, nous verrons comment la gestion des dossiers devrait être une autre de leurs priorités.
