Automatisierung von Case Management Workflows: Ein Muss für Anwaltskanzleien im Jahr 2019
Für Anwaltskanzleien ist es unumgänglich geworden, die Probleme zu lösen, die mit fallbezogenen Prozessen verbunden sind. Fallmanagement durch Workflow-Automatisierung ist eine Lösung und kann zu besserem Kundenservice und Gewinnsteigerungen führen.
In einem früheren Beitrag haben wir uns mit dem Druck befasst, der auf Anwaltskanzleien ausgeübt wird, effizienter und reaktionsschneller zu werden. Die Entwicklung zur Erfüllung dieser Anforderungen kann für einige Kanzleien einschüchternd sein, aber die besten Lösungen zur Automatisierung von juristischen Arbeitsabläufen können ihren ersten Ausflug in die digitale Transformation vergleichsweise schmerzlos machen - und profitabel.
Studien haben gezeigt, dass schlechte Kommunikation zu den größten Bedrohungen für Anwaltskanzleien gehört, insbesondere für kleinere Kanzleien. Je höher die Arbeitsbelastung ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass die Überprüfung von Angelegenheiten und die regelmäßige Kommunikation (sowohl intern als auch mit den Mandanten) darunter leiden. In einem Bericht heißt es, 40 % der Beschwerden gegen Anwaltskanzleien auf Kommunikationspannen zurückzuführen.
Diese Pannen sind fast ausschließlich auf veraltete manuelle Verfahren zurückzuführen, die mit der Überwachung und Kontrolle all der verschiedenen Fälle und juristischen Projekte, die in einer Kanzlei bearbeitet werden, nicht zurechtkommen. Menschliche Fehler schleichen sich ein; die Langeweile bei der Erledigung sich wiederholender Aufgaben lässt die Aufmerksamkeit von Anwälten und Mitarbeitern erlahmen. Negative Ergebnisse bei Rechtsstreitigkeiten können die Folge sein, abgesehen davon, dass man von einem verärgerten Mandanten auf den Teppich geholt wird.
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Hinter der Technologiekurve zurückbleiben
Leider hinken zu viele Anwaltskanzleien immer noch weit hinterher, wenn es um die digitale Transformation geht, die diese Probleme beheben kann. Eine Studie von Georgetown Law ergab, dass fehlende Investitionen in Produktivitätswerkzeuge und neue Geschäftsstrategien die Kanzleien behindern:
Ein durchschnittlicher Anwalt stellt heute 156 Stunden weniger pro Jahr in Rechnung als noch vor elf Jahren,
was die Kanzleien jedes Jahr 74.100 Dollar an entgangenen Einnahmen kostet.
Ihre internen Kollegen sind leider nicht in einem besseren Boot. Ein aktueller Gartner-Bericht ergab, dass weniger als ein Fünftel der Rechtsabteilungen von Unternehmen auf digitale Initiativen vorbereitet sind, obwohl der gleiche Bericht feststellte, dass:
"Die 19 % der juristischen Organisationen, die für die Digitalisierung gerüstet sind, führen dreieinhalb Mal weniger Projekte mit unangemessener Risikobereitschaft durch und verzögern ihre Projekte zweieinhalb Mal weniger."
Die Automatisierung juristischer Arbeitsabläufe kann, wenn sie mit einer SaaS-Lösung implementiert wird, ein zentralisiertes, transparentes und hocheffizientes Fallmanagement für Anwaltskanzleien ermöglichen. Durch die Standardisierung von wiederholbaren Prozessen werden menschliche Fehler vermieden, und es gibt noch eine Reihe weiterer Vorteile, die wir im Folgenden erläutern.
Für Anwaltskanzleien kann jedoch einer der willkommensten Vorteile darin bestehen, dass die Einführung eines modernen, erstklassigen SaaS-Automatisierungstools für juristische Arbeitsabläufe frei von Integrationsproblemen und Lernkurven ist, die sie bisher vielleicht gefürchtet haben.
Die Vorteile der Workflow-Automatisierung für das Fallmanagement?
Für eine Anwaltskanzlei beginnt die Amortisation mit der Tatsache, dass zeitintensive, sich wiederholende Aufgaben nun automatisiert werden können und Papier aus dem Prozess verbannt wird. Ein weiterer Vorteil? Die einfache Implementierung und die Benutzerfreundlichkeit einer erstklassigen Softwarelösung zur Workflow-Automatisierung:
- Die besten von ihnen lassen sich nahtlos in die Legacy-Systeme einer Kanzlei, die Praxisverwaltungsplattform und viele andere Anwendungen integrieren, auf die sich die Mitarbeiter bereits verlassen.
- Einfache, leicht zu bedienende Schnittstellen ermöglichen es ihnen, einen Fallmanagement-Workflow mit Leichtigkeit zu gestalten, zu verfolgen und zu verwalten.
- Mit der Formularerstellung über intuitive Schnittstellen können sie einfache oder anspruchsvolle Formulare mit eingebetteter Geschäftslogik erstellen.
- Jeder Case-Management-Workflow lässt sich an die Bedürfnisse eines bestimmten Praxisbereichs oder eines bestimmten Falls anpassen.
Fehler, Verzögerungen und Risiken bei der Einhaltung von Vorschriften werden gemindert:
- Die Weiterleitung von Maßnahmen an die richtigen Prozessbeteiligten erfolgt präzise und zeitnah.
- Durch die Standardisierung von Formularen und Arbeitsabläufen werden Fehler minimiert und Compliance-Risiken verringert.
- Der kanzleiweite (oder sogar mandantenweite) Zugriff auf Vorgänge kann über eine zentralisierte , auf Rollen und Berechtigungen basierende Anwendung geregelt werden.
- Dokumente und andere Aktenbestände können digitalisiert und zentral gelagert werden, so dass sie nie verloren gehen.
- Workflows können automatisch in einem sicheren Cloud-Archiv gesichert werden und sind für Überprüfungszwecke leicht zugänglich.
"Die Entwicklung der Rechtsbranche vollzieht sich heute schneller als je zuvor. Obwohl viele überleben werden, werden nur die Stärksten - diejenigen, die sich am besten anpassen und den Wandel annehmen können - gedeihen."
"Die Entwicklung der Rechtsbranche vollzieht sich heute schneller als je zuvor. Obwohl viele überleben werden, werden nur die Stärksten - diejenigen, die sich am besten anpassen und den Wandel annehmen können - gedeihen."
Tamara Box
Geschäftsführende Partnerin - Europa & Naher Osten, Reed Smith LLC
Die Beteiligung am Workflow und die Zusammenarbeit werden verbessert:
- Die Beteiligten werden nur dann in die Überprüfungen und Genehmigungen einbezogen, wenn sie benötigt werden, wodurch die Auslastung der Anwälte und Mitarbeiter optimiert wird.
- Benachrichtigungen und Warnmeldungen sorgen für ein schnelles Handeln der Teilnehmer und Beteiligten.
- Die Integration von eSignature gewährleistet sichere Genehmigungen in der richtigen Reihenfolge.
Analyse, Berichterstattung und Verwaltung werden verbessert:
- Berichtswerkzeuge ermöglichen den Zugang zu Berichten in einer Vielzahl von Formaten, um Transparenz und eine angemessene Aufsicht zu gewährleisten.
- Echtzeit-Transparenz in den Arbeitsabläufen des Fallmanagements über Teams, Praxisbereiche oder das gesamte Unternehmen hinweg ermöglicht eine hervorragende Governance.
- Arbeitsabläufe können zur Maximierung der Effizienz feinabgestimmt werden.
Das Positive finden (oder auch nicht)
Eine KMPG-Studie hat ergeben, dass 85 % der Entscheidungsträger in Unternehmen glauben, dass sie nur ein Zeitfenster von zwei Jahren haben, um ernsthafte Fortschritte bei der digitalen Transformation zu machen, bevor sie unter dem Strich in Bedrängnis geraten oder anfangen, hinter ihrer Konkurrenz zurückzubleiben. Ihr Vorteil? Datengesteuerte Unternehmen haben eine 23-mal höhere Wahrscheinlichkeit, Kunden zu gewinnen, eine sechsmal höhere Wahrscheinlichkeit, Kunden zu binden, und eine 19-mal höhere Wahrscheinlichkeit, profitabel zu sein.
Aus diesem Grund drängt die Unternehmensleitung die internen Rechtsabteilungen und andere Manager, sich mit der Digitalisierung vertraut zu machen. Und diese Art von Druck fließt bergab - zu den Rechtsdienstleistern eines Unternehmens.
Es liegt auf der Hand, dass die Automatisierung der Arbeitsabläufe im Fallmanagement für eine Anwaltskanzlei erhebliche Effizienzgewinne, Produktivitätssteigerungen und Kosteneinsparungen mit sich bringt. Das ermöglicht es ihnen, mit dieser neuen Realität Schritt zu halten, da die Kunden ihre Ausgaben für externe Anwälte analysieren auf der Suche nach mehr Wert bei geringeren Kosten. Eine Anwaltskanzlei, die in der Lage ist, ihre Effizienzgewinne an ihre Kunden weiterzugeben, verschafft sich einen Wettbewerbsvorteil.
Die Rechtsdienstleistungen, für die der Kunde bezahlt, sind auch qualitativ besser. Das liegt daran, dass sie schnellere Reaktionszeiten, weniger Fehler, Risikominderung, eine bessere Zusammenarbeit zwischen Mandant und Anwalt usw. erleben. Das Ergebnis sind zufriedenere Mandanten.
Ein weiterer Vorteil? Die Automatisierung juristischer Arbeitsabläufe ist ein Eckpfeiler der digitalen Transformation. Wie das? Sie ist einfach zu implementieren und hat unmittelbare positive Auswirkungen - die Art von schnellem ROI, die ein Unternehmen dazu bringen kann, den nächsten Schritt in der Entwicklung der Rechtstechnologie zu machen.
Wie Forbes feststellte, gibt es jedoch einige Anwaltskanzleien (insbesondere Partner, die ein besonders erfolgreiches Jahr 2018 erlebt haben" ), die keine Dringlichkeit verspüren, die digitale Transformation in Angriff zu nehmen.
In den 1800er Jahren gab es Hersteller von Kinderwagenpeitschen und Walöl-Lampen, die wahrscheinlich genau das Gleiche dachten.
