À ce jour, 80 % des cabinets d'avocats classés dans le Am Law 200, sans parler des milliers de cabinets d'avocats de petite et moyenne taille et des services juridiques d'entreprise, utilisent HotDocs pour transformer des documents en applications de processus, qu'il s'agisse de documents simples comportant seulement quelques variables ou de documents longs, basés sur des règles, comportant des centaines de variables et des règles commerciales sophistiquées. Ces applications de processus utilisent une séquence de formulaires interactifs pour recueillir toutes les informations nécessaires afin de générer automatiquement tout type de document, du premier jet d'un instrument négocié à un ensemble de documents et de formulaires prêts à être utilisés pour une transaction. Une fois les données recueillies, il suffit d'imprimer les documents et de les enregistrer dans un système de gestion de documents ou ECM. Les applications de processus de génération de documents (assemblage de documents) peuvent être déployées sous forme de logiciels autonomes ou intégrées à pratiquement tout type de workflow BPM ou de système de gestion de dossiers.
Un cabinet d'avocats classé dans le Am Law 100, comptant plus de 450 avocats répartis dans plus de 10 bureaux aux États-Unis, utilise les applications de traitement HotDocs dans des dizaines de domaines d'activité, notamment la planification successorale, les finances publiques et les transactions immobilières. Le département Gestion de patrimoine de ce cabinet est chargé de produire des testaments, des fiducies et d'autres documents de planification successorale sophistiqués pour des particuliers fortunés dont la situation financière est complexe. Avec les anciennes techniques de copier-coller, la génération de tels documents était difficile et prenait beaucoup de temps, le service de traitement de texte du cabinet passant souvent une journée entière sur une seule transaction. Outre le temps nécessaire, le processus manuel était sujet à des erreurs humaines, ce qui exposait le cabinet à un risque élevé. Le cabinet rapporte que les applications de traitement HotDocs génèrent des documents beaucoup plus rapidement et avec une précision bien supérieure à l'ancienne méthode.
Une entreprise régionale de l'ouest des États-Unis utilise HotDocs depuis plus de dix ans pour générer des documents relatifs à la création d'entreprises, des contrats, des documents immobiliers et des documents de planification successorale. L'entreprise indique que les applications de traitement HotDocs sont un élément indispensable de son infrastructure logicielle, leur permettant de mener à bien ses nombreuses transactions en toute sécurité.
Récemment, ce cabinet régional s'est abonné à HotDocs Document Services, une application SaaS qui lui permet de générer des documents à partir de n'importe quel navigateur Web courant, sans avoir à installer de mises à jour ni à gérer de logiciels sur chaque PC. L'une des principales fonctionnalités de Document Services est « Client Interviews », qui permet au cabinet d'envoyer directement par e-mail les entretiens aux clients. Le cabinet indique que « Client Interviews » est une fonctionnalité « incroyable » qui fait gagner « énormément de temps » à son personnel dans la saisie des données clients.
Bien sûr, ce ne sont là que quelques exemples de cabinets d'avocats qui ont révolutionné leurs pratiques grâce à HotDocs. Pour en savoir plus sur la manière dont HotDocs peut aider votre cabinet d'avocats, n'hésitez pas à nous appeler.
Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
