Qu'est-ce qu'un contractant fédéral ?
Les personnes ou les employeurs qui concluent un contrat avec les États-Unis (tout département ou agence) pour effectuer un travail spécifique, fournir de la main-d'œuvre et des matériaux, ou pour la vente de produits et de services, détiennent des connaissements gouvernementaux, servent de dépositaires de fonds fédéraux, ou sont des agents émetteurs ou payeurs pour les obligations d'épargne et les billets américains, concluent un contrat de construction direct ou un contrat de construction bénéficiant d'une aide fédérale. Si un entrepreneur fournit des services de construction dans le cadre d'un contrat dans lequel une agence fédérale n'est pas l'une des parties contractantes mais la source des fonds, il s'agit alors d'un contrat bénéficiant d'une aide fédérale.
Qu'est-ce qu'un sous-traitant ?
Une entreprise qui fait des affaires avec une autre entreprise qui a des contrats directs avec le gouvernement fédéral.
Vous ne savez pas si vous êtes un entrepreneur ou un sous-traitant fédéral ? Répondez à notre quiz de 30 secondes pour vérifier.
Pourquoi est-il important de savoir si vous êtes un contractant ou un sous-traitant fédéral ?
Si vous êtes un contractant ou un sous-traitant fédéral, vous assumez des obligations dans le cadre de l'Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP). Il vous est notamment interdit de pratiquer une discrimination fondée sur le sexe, la race, la couleur, l'origine nationale, la religion, le handicap ou le statut d'ancien combattant protégé. Vous devez également prendre des mesures d'action positive pour recruter et faire progresser dans l'emploi des personnes appartenant à des groupes traditionnellement sous-représentés et historiquement désavantagés. Vous pouvez en outre être soumis à d'autres obligations décrites ci-dessous.
Veuillez noter que si vous êtes un entrepreneur fédéral dans le domaine de la construction, il existe certaines variations dans les exigences de la réglementation. Consultez nos blogs consacrés à la conformité avec les exigences de l'OFCCP relatives aux travailleurs qualifiés et aux vétérans protégés, ainsi que le guide d'assistance technique de l'OFCCP à l'intention des entrepreneurs en construction.
Décret 11246
L'Executive Order 11246 s'applique aux entrepreneurs et sous-traitants de fournitures et de services, ainsi qu'aux entrepreneurs et sous-traitants de construction (bien que les obligations des entités de construction soient légèrement différentes de celles des entreprises de fournitures et de services).
Les entreprises ayant des contrats ou des sous-contrats fédéraux d'une valeur totale de plus de 10 000 dollars sont soumises à l'Executive Order 11246. Les entrepreneurs couverts qui emploient 50 personnes ou plus et qui ont au moins un contrat ou un contrat de sous-traitance avec le gouvernement d'une valeur de 50 000 dollars ou plus doivent élaborer, maintenir et mettre à jour chaque année un programme écrit d'action positive (AAP) pour les minorités et les femmes. De plus amples informations sont disponibles dans la réglementation de l'OFCCP au titre 41, chapitre 60, parties 1 et 2.
Article 503
La section 503 du Rehabilitation Act de 1973 (section 503) traite des obligations relatives aux personnes handicapées. La section 503 s'applique aux entreprises dont les contrats ou sous-contrats fédéraux dépassent 15 000 dollars. Les entrepreneurs couverts qui comptent au moins 50 employés et au moins un contrat ou un contrat de sous-traitance du gouvernement d'une valeur de 50 000 dollars ou plus doivent élaborer, maintenir et mettre à jour chaque année un plan d'action écrit pour les personnes handicapées. De plus amples informations sur la section 503 sont disponibles dans la réglementation de l'OFCCP (Title 41, Chapter 60, Part 741).
VEVRAA
La loi de 1974 sur l'aide à la réadaptation des vétérans de l'ère du Viêt Nam (Vietnam Era Veterans' Readjustment Assistance Act ) (VEVRAA) traite des obligations à l'égard des vétérans. La VEVRAA s'applique aux entreprises ayant un contrat ou un contrat de sous-traitance fédéral d'une valeur égale ou supérieure à 150 000 dollars. Les entrepreneurs couverts qui emploient 50 personnes ou plus et qui ont au moins un contrat ou un contrat de sous-traitance avec le gouvernement d'une valeur de 150 000 dollars ou plus doivent élaborer, maintenir et mettre à jour chaque année un PAA écrit pour les anciens combattants couverts. De plus amples informations sur la VEVRAA sont disponibles dans la réglementation de l'OFCCP (Title 41, Chapter 60, Part 300).
Que se passe-t-il ensuite ?
Une fois qu'une entreprise a déterminé qu'elle est un entrepreneur fédéral et qu'elle est couverte par l'Executive Order 11246, la section 503 et/ou la VEVRAA, l'étape suivante consiste à se familiariser avec les obligations spécifiques qui existent et à déterminer si les processus actuels doivent être révisés pour répondre à ces exigences. L'OFCCP peut mener l'une des procédures d'enquête suivantes ou une combinaison de celles-ci : examen de la conformité, examen des dossiers hors site, contrôle de la conformité et/ou examen ciblé. Les contrôles de conformité peuvent se terminer de différentes manières : lettre de non-violation apparente, accord de conciliation ou décret de consentement. Quelle que soit l'issue, l'OFCCP a pour politique de ne pas réexaminer les établissements dans les 24 mois suivant l'achèvement d'une évaluation de conformité.
Il faut savoir qu'une fois qu'une lettre de programmation a été émise, le contractant devra prouver qu'il respecte toutes les réglementations applicables pendant 12 à 24 mois à compter de la date de la lettre. Les entrepreneurs fédéraux doivent se préparer à de telles demandes et garder les informations et les documents relatifs à la conformité à jour et facilement accessibles en cas de contrôle de la conformité.
Gardez à l'esprit que le fait d'être soumis à une évaluation de la conformité n'est qu'un des coûts liés à l'exercice d'activités commerciales avec le gouvernement fédéral. Lorsque vous recevez la lettre de planification, veillez à en informer votre plus haut responsable. Informez également le service du courrier que toute correspondance émanant du ministère du travail doit être adressée à un point de contact unique et identifié. Les délais indiqués dans la lettre de programmation sont serrés et assez rigides.
Enfin, n'hésitez pas à demander de l'aide. Consultez votre conseiller juridique interne et déterminez s'il est souhaitable de faire appel à un conseiller juridique externe. Votre conseiller juridique local devrait également être en mesure de vous aider à identifier le personnel qui doit être informé de l'audit.
Si vous avez besoin d'une assistance extérieure, Circa est là pour vous aider. Nos solutions éprouvées vous aident à satisfaire aux exigences fédérales en matière d'embauche et garantissent la réussite des audits de l'OFCCP. Vous pouvez également consulter notre multitude de ressources OFCCP gratuites, notamment notre livre blanc What is OFCCP Compliance, le forum Ask the Experts, le livre blanc OFCCP Documentation Best Practices et les webinaires en direct.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
