À moins que les prestataires de soins de santé n'investissent dans la planification de la continuité, ils risquent de ne jamais pouvoir se remettre d'événements tels que des catastrophes naturelles, des événements d'origine humaine et des violations technologiques malveillantes. La planification de la continuité place l'organisation dans la meilleure position pour éviter ces menaces et d'autres.
À l'échelle nationale, le système de santé comprend :
- Hôpitaux
- Établissements de soins infirmiers spécialisés
- Services de santé à domicile
- Cabinets médicaux
- Centres de diagnostic
- Centres de soins spécialisés
- Santé mentale et comportementale
- Une variété d'autres composants
En 2021, en collaboration avec Infogroup, l'un des principaux fournisseurs de données et de solutions marketing basées sur les données, le ministère américain du Travail a constaté que les prestataires de soins de santé représentaient trois des cinq plus grands employeurs dans les grandes métropoles. Pour éviter une catastrophe, les entités publiques et à but non lucratif, entre autres, doivent toutes mettre en place un niveau deplanification de la continuitééquivalent à celui de leurs partenaires à but lucratif.
Deux objectifs distincts apparaissent lorsqu'on examine le système de prestation des soins de santé et le rôle de la continuité. Premièrement, les entreprises ou organismes individuels devraient disposer de plans pour rétablir leurs activités ou leurs missions après une catastrophe. Selon l'Agence fédérale de gestion des urgences (FEMA), « 40 % des petites entreprises ne rouvrent jamais après une catastrophe et 25 % de celles qui rouvrent font faillite dans l'année qui suit ». La FEMA a constaté qu'« après une catastrophe,90 % des petites entreprises font faillite dansl'année qui suit, à moins qu'elles ne puissent reprendre leurs activités dans les cinq jours ». La continuité est non seulement importante pour les résultats financiers d'une entreprise, mais elle a également un impact socio-économique plus large en termes d'emploi et de services.
Deuxièmement, lesystème de santé doit être maintenuaprès une catastrophe. Le rétablissement rapide des opérations après un événement est essentiel pour la communauté, qui peut avoir besoin de services médicaux.
À première vue, la planification de la continuité et la préparation aux situations d'urgence peuvent sembler intimidantes, en particulier pour les professionnels qui se retrouvent soudainement chargés de ces responsabilités. Dans la plupart des systèmes de santé nationaux et régionaux, les responsables dédiés à la gestion des urgences n'existent généralement que dans les systèmes hospitaliers. Dans la plupart des petites et moyennes entreprises, ce sont les employés chargés d'autres missions quotidiennes qui s'occupent de la planification de la continuité et des urgences de l'organisation.
Bien que ces termes et processus se recoupent, ils sont très différents. L'objectif principal de la préparation aux situations d'urgence est deprotéger les personnes et les bienscontre tout préjudice. La préparation est un processus fluide et dynamique qui nécessite des mises à jour et des ajustements continus. L'objectif principal de la continuité est axé sur la poursuite des activités ou des missions essentielles.
Reconnaître cette différence permet d'identifier différentes tâches clés liées aux processus de planification. De nombreux établissements de santé gèrent ces deux processus comme un seul, ce qui est logique puisqu'ils poursuivent le même objectif. Et dans de nombreux établissements de santé, une seule personne gère les deux. Cependant, cela n'est pas forcément la bonne décision pour beaucoup d'organisations. Le volet «planification des mesures d'urgence» de l'organisation ne peut pas traiter pleinement la question de la continuité.
De nombreux organismes publics et gouvernementaux disposentd'un plan de continuité des opérations, appelé COOP. Les plans BC et COOP sont des plans, des procédures et des ressources spécifiques qui permettent à un organisme de santé de rétablir ses services et fonctions essentiels lors d'un événement perturbant son fonctionnement normal. Les organismes qui respectent les directives CMS en matière de préparation aux situations d'urgence ne disposent pas nécessairement d'un plan BC solide. Pour garantir la continuité au sein d'un organisme, suivez les cinq meilleures pratiques fondamentales suivantes :
1. Obtenir l'adhésion de la direction de l'organisation
De nombreuses mesures d'atténuation BC et COOP, telles que la création d'une liste de contacts du personnel, peuvent être mises en œuvre à peu ou pas de frais. N'oubliez pas que l'objectif du BC est l'autoprotection. Les dirigeants de votre organisation peuvent-ils se permettre de ne rien faire ?
2. Mettre en place une équipe de planification BC ou COOP
Mettez en place uneéquipe de planification interne solide, composée de membres ayant un état d'esprit orienté vers la préparation. Quelle que soit sa taille, l'équipe doit représenter tous les éléments essentiels : opérations cliniques, opérations non cliniques, ressources humaines ou spécialités informatiques.
3. Identifiez un responsable ayant l'autorité nécessaire pour assumer le rôle de chef de projet.
Un cadre ou un dirigeant doté de l'autorité nécessaire devrait assumer le rôle de chef de projet général. Cette personne veille à ce que la collaboration fonctionne, que les délais soient respectés et que le projet avance, en plus de résoudre les conflits.
4. Effectuer une évaluation des risques BC ou une identification des menaces et des dangers et une évaluation des risques (THIRA) COOP.
La première étape pour réaliser une évaluation des risques BC ou COOP THIRA consiste à comprendre quels sont les risques existants. Ce processus est plus simple que vous ne le pensez. La plupart des agences de gestion des urgences et de santé publique sont tenues, en vertu de leurs subventions, de réaliser des évaluations des risques pour leurs juridictions. Beaucoup sont disponibles en ligne ; toutefois, contactez le bureau de préparation à la santé publique ou l'agence de gestion des urgences de votre État ou de votre localité si vous ne trouvez pas d'évaluation pour votre région. L'évaluation des risques doit identifier les menaces ou les dangers et proposer des mesures de prévention, de dissuasion ou d'atténuation des risques.
5. Pour la Colombie-Britannique : réaliser une analyse d'impact sur les activités (BIA)
L'analyse d'impact sur les activités (BIA)prédit les conséquences d'une perturbation d'une fonction ou d'un processus opérationnel et recueille les informations nécessaires à l'élaboration d'une stratégie de reprise. Compte tenu des impacts opérationnels et financiers potentiels, la BIA doit inclure d'autres conséquences telles que les amendes réglementaires, les pénalités contractuelles et l'insatisfaction des clients. Tenez compte du moment et de la durée de la perturbation, car ces variables peuvent modifier l'impact sur l'entreprise. La BIA sera utilisée pour établir les priorités en vue de rétablir les opérations commerciales.
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Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Preparis Business Continuity Software. En octobre 2024, Mitratech a acquis Preparis, un fournisseur de premier plan de solutions de planification de la continuité des activités et d'intervention d'urgence. Le contenu a été mis à jour pour refléter les offres de produits élargies de Mitratech, les progrès de l'industrie et les développements réglementaires.
