Seth Rowland, de Basha Systems, développe des solutions d'automatisation des flux documentaires depuis 1996. Dans un récent numéro de « Big Law » publié par TechnoLawyer*, Rowland se présente comme un « chasseur de primes » qui passe ses journées à parcourir les jungles des archives des cabinets d'avocats à la recherche de « trésors cachés ». Il utilise ensuite les informations qu'il trouve pour enseigner aux cabinets d'avocats comment exploiter leurs ressources inutilisées et les mettre à profit dans des systèmes d'automatisation des documents, tels que HotDocs.
La plupart des grands cabinets d'avocats produisent chaque jour des milliers de documents, notamment des plans successoraux, des testaments, des fiducies et des documents réglementaires et d'entreprise. Lorsqu'ils ne sont plus nécessaires (ou du moins pas pour le moment), ces documents sont jetés dans ce que Rowland qualifie souvent de « tas d'ordures ». Cependant, il suffit d'un peu d'organisation et de formation pour transformer votre système d'automatisation des documents en une véritable « mine d'or de connaissances ».
HotDocs permet de produire des brouillons parfaits de documents complexes en quelques minutes seulement, et non en plusieurs heures. Cela signifie que les parajuristes et les avocats débutants peuvent créer des documents qui ne nécessitent pas la révision minutieuse d'un associé senior. Bien que de nombreux cabinets aient reconnu le potentiel et la puissance de HotDocs, les systèmes d'automatisation des documents qu'ils créent sont souvent incomplets et finissent par s'atrophier avec le temps. Comment pouvez-vous donc vous assurer que votre système d'automatisation des documents obsolète atteint son plein potentiel ?
Une vérification complète du système pourrait s'avérer nécessaire. Vous pouvez faire appel à un cabinet de conseil pour réaliser cet inventaire à votre place, ou si vous vous sentez ambitieux, vous pouvez vous en charger vous-même. Cela demandera sans aucun doute beaucoup de travail, mais vous en tirerez une grande satisfaction au final. Votre vérification du système peut inclure la réorganisation de votre bibliothèque de modèles, le nettoyage du codage des modèles, le renommage des variables pour les rendre plus claires et/ou plus concises, la révision du placement des variables, la création de nouvelles variables, la suppression des variables redondantes, la mise en œuvre de structures répétitives, la suppression des bibliothèques de clauses et leur remplacement par des modèles INSERT pour faciliter l'édition, l'audit de la numérotation des paragraphes, la vérification des références croisées, la création de nouveaux calculs, etc.
Rowland conclut : « Au cours de nos près de 15 années dans le secteur, Basha Systems a appris qu'aucun bon système d'assemblage de documents n'est jamais vraiment complet : un bon système d'assemblage de documents doit s'intégrer naturellement à l'entreprise et évoluer en fonction des besoins de celle-ci et des changements législatifs. »
Avec HotDocs, vous n'avez pas à vous contenter d'un système « assez bon » : vous pouvez disposer du système de modèles le plus puissant, le plus dynamique et le mieux organisé du marché si vous êtes prêt à y consacrer du temps et des efforts. Vous n'avez pas besoin de tout faire aujourd'hui : procédez petit à petit et, tôt ou tard, votre système d'automatisation des documents en constante évolution deviendra un atout majeur pour la productivité et l'efficacité de votre entreprise.
*Extrait du numéro du 11 avril 2012 de TechnoLawyer intitulé « Big Law : Confessions of a Document Assembly Bounty Hunter » (Les grands cabinets d'avocats : confessions d'un chasseur de primes spécialisé dans l'assemblage de documents).
Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
