Legal Hold 101 : Transformer une exigence déroutante en un processus rationalisé

A mise en suspens juridique est le document standard émanant du conseiller juridique interne d'une organisation confrontée à un litige, à une enquête gouvernementale ou à un audit. Ce document informe les employés de l'entreprise (ou même de l'organisation gouvernementale) en question du litige anticipé et souligne leur obligation de préserver toutes les informations, tous les documents, toutes les données et tous les dossiers pertinents.

L'envoi de l'avis de rétention légale est la première étape pour s'assurer que vos employés comprennent que toutes les données et tous les fichiers liés (qu'ils soient stockés sur papier ou électroniquement) ne peuvent être ni modifiés ni supprimés. L'objectif est de s'assurer que toutes les preuves sont disponibles. L'objectif est de s'assurer que toutes les preuves pour le processus de découverte avant le litige.

Lorsque des données qui pourraient être utiles dans le cadre d'un litige sont supprimées, ces données indisponibles seront interprétées comme étant défavorables à votre entreprise. En outre, votre entreprise pourrait subir des conséquences juridiques telles que des amendes élevées, le remboursement des frais de justice de l'adversaire ou des déductions à l'encontre de la partie qui ne respecte pas ses obligations en matière de communication de pièces. Dans l'affaire Knickerbocker et al. vs. Corinthian Collegespar exemple, les Colleges ont été pénalisés à hauteur de 25 000 dollars, et leur conseiller juridique a dû payer 10 000 dollars supplémentaires.

Le temps est un facteur essentiel. Si vous n'êtes pas préparé à gérer la procédure de mise en suspens, vous serez lent à réagir. Cela peut faire traîner les procédures judiciaires et entraîner des dépenses. En outre, si vous n'identifiez pas et n'informez pas rapidement les employés concernés, il est possible qu'un document important soit supprimé.

Comment votre entreprise s'assure-t-elle que tous les documents pertinents restent intacts lorsqu'elle soupçonne qu'un litige pourrait survenir ? Cela semble assez simple, mais il y a beaucoup de place pour l'erreur si vous n'avez pas mis en place une stratégie de mise en suspens des documents juridiques (et un logiciel de soutien) - bien avant que cela ne devienne une nécessité absolue.) Une solution intégrée de mise en suspens des documents juridiques et une stratégie de mise en suspens des documents juridiques réussie stratégie de mise en suspensratégie vous permettra de :

• Identifier tous les dépositaires et en créer de nouveaux au fur et à mesure qu'ils deviennent pertinents pour l'affaire.
• Envoyer des notifications et des rappels automatiques 
• Bénéficier d'une visibilité centralisée sur l'état de la mise en suspens légale 

Les données et les documents pertinents peuvent être dispersés parmi un certain nombre de personnes et de systèmes, dans plusieurs départements ou sur différents sites. Cela rend la mise en conformité manuelle incroyablement difficile et coûteuse. La bonne solution de mise en suspens légale vous permettra de centraliser vos documents et vos données, et de les intégrer aux systèmes internes afin d'identifier rapidement les dépositaires potentiels sur la base des données actualisées des employés.