5 flux de travail indispensables pour les opérations juridiques, partie 1 : Examen de la diversité
Dans les services juridiques des entreprises modernes, quels sont les principaux flux de travail des opérations juridiques à automatiser pour réussir ? L'examen de la diversité est l'un d'entre eux.
Les flux de travail sont les éléments les plus fondamentaux du fonctionnement de toute organisation. C'est certainement le cas des flux de travail des opérations juridiques.
La définition la plus élémentaire d'un flux de travail ? Une série orchestrée et reproductible de tâches impliquant des personnes et des processus, conduisant aux résultats souhaités. Ou, pour le dire plus simplement, le processus répond à la règle "si ceci, alors cela".
Nous gérons des flux de travail et y participons en permanence, que ce soit au bureau ou en dehors. Lorsque vous déposez un enfant à l'école, par exemple, vous participez au flux de travail de la journée scolaire.
C'est un exemple de flux de travail qui résiste à l'automatisation. Lorsque vous recevez un courriel de la bibliothèque vous informant qu'un livre doit être rendu dans deux jours, vous faites partie de son flux de travail automatisé.
Votre prochaine action - que vous décidiez de rendre le livre, de demander son renouvellement ou de l'oublier - est une action que la bibliothèque peut gérer automatiquement sans qu'un bibliothécaire en particulier ne s'en préoccupe ou ne feuillette anxieusement un catalogue de cartes.
Pourquoi automatiser les flux de travail des opérations juridiques ?
Nous ne voulons pas automatiser les tâches humaines et quotidiennes qui sont agréables ou qui requièrent le travail d'une personne particulière dotée de compétences particulières. Mais lorsqu'il s'agit de trier les questions, d'approuver les demandes, de signer et d'archiver les documents, un flux de travail automatisé pour les opérations juridiques est souvent la meilleure solution.
L'aspect "répétitif" des flux de travail manuels des opérations juridiques est souvent à l'origine des coûts, des frustrations et des conséquences désastreuses pour une organisation. Une simple erreur humaine entraîne inévitablement des problèmes dans les processus répétitifs, qu'il s'agisse d'un document mal acheminé, d'un formulaire mal rempli, d'un contrat non archivé ou d'un autre problème de ce type.
Une fois que vous avez compris les besoins de votre entreprise, votre prochaine tâche consiste à trouver le bon moyen d'automatiser le processus. En déployant une solution efficace, vous gagnerez du temps et de l'argent, et vous cesserez de vous réveiller au milieu de la nuit en vous demandant si vous auriez dû donner suite à une demande. Il est temps de retrouver un sommeil réparateur !
Les flux de travail peuvent aider à gérer les opérations internes et externes
Dans le domaine des opérations juridiques, il ne s'agit plus seulement d'améliorer l'efficacité interne et de veiller à ce que les objectifs de l'entreprise soient atteints. L'ensemble de l'écosystème l'ensemble de l'écosystème juridique que votre entreprise emploie peut désormais être géré à l'aide d'outils d'automatisation des flux de travail - et il devrait l'être.
Voici un exemple de flux de travail qui peut être utilisé pour que cela devienne une réalité.
Un flux de travail des opérations juridiques pour l'examen de la diversité
En automatisant cette partie de votre processus d'examen de la diversité, vous pouvez comprendre en toute sécurité et en toute confidentialité les mesures de diversité de vos chronométreurs et de vos prestataires de services externes. C'est important pour répondre à la nouvelle demande d'une plus grande diversité et de données pour l'évaluer, à la fois dans l'écosystème juridique de l'entreprise ou ailleurs dans l'organisation.
Le défi, en l'occurrence ? Les entreprises ont de plus en plus besoin de suivre les indicateurs de diversité des prestataires externes auxquels elles font appel. Ces mesures font partie de la vision à 360° qu'une entreprise doit utiliser pour confirmer avec qui elle travaille, et il est important de garder ces informations en sécurité et à portée de main.
Voici quelques questions courantes auxquelles les entreprises tentent de répondre en élaborant de tels processus d'examen de la diversité :
- Quelles informations devons-nous inclure dans nos indicateurs ?
- Quelle est la meilleure façon de l'intégrer ?
- Comment puis-je le faire en toute sécurité ?
La solution ? Grâce à un processus automatisé d'examen de la diversité qui intègre des formulaires en ligne et qui est utilisé par ces prestataires externes, vous pouvez saisir et enregistrer des données biographiques et de diversité pertinentes au niveau de l'entreprise ou du chronométreur afin de permettre à vos utilisateurs internes de voir facilement si un critère de diversité a été respecté ou non.
Pouvoir le faire rapidement et de manière cohérente, dans l'ensemble de votre écosystème juridique, est un élément essentiel pour éviter les risques et s'assurer que vous travaillez avec des conseillers externes, des prestataires de services juridiques indépendants et d'autres fournisseurs qui s'intègrent dans votre stratégie d'IED.
"Nous avons décidé d'inclure la diversité dans les indicateurs parce que beaucoup d'endroits s'intéressent à la couche financière, mais nous avons exploré ce qui est important pour les groupes juridiques et ce qui motive réellement les décisions d'achat. La diversité est le véritable moteur des décisions d'achat. - David Cunningham, DSI chez Winston & Strawn
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