5 unverzichtbare Arbeitsabläufe für die Rechtsabteilung, Teil 1: Überprüfung der Diversität
Welches sind die wichtigsten Arbeitsabläufe in den Rechtsabteilungen moderner Unternehmen, die automatisiert werden müssen, um erfolgreich zu sein? Die Überprüfung der Diversität ist einer davon.
Arbeitsabläufe sind die grundlegendsten Bestandteile der Arbeitsweise jeder Organisation. Das gilt natürlich auch für die Arbeitsabläufe in der Rechtsabteilung.
Die grundlegendste Definition eines Arbeitsablaufs? Eine orchestrierte, wiederholbare Reihe von Aufgaben, an denen Menschen und Prozesse beteiligt sind und die zu den gewünschten Ergebnissen führen. Oder einfacher ausgedrückt: Der Prozess erfüllt die Bedingung "wenn dies, dann das".
Wir verwalten und beteiligen uns ständig an Arbeitsabläufen, sowohl innerhalb als auch außerhalb des Büros. Wenn Sie zum Beispiel ein Kind zur Schule bringen, sind Sie Teil des Arbeitsablaufs eines Schultages.
Dies ist ein Beispiel für einen Arbeitsablauf, der sich der Automatisierung widersetzt. Wenn Sie eine E-Mail von der Bibliothek erhalten, in der Sie darüber informiert werden, dass ein Buch in zwei Tagen fällig ist, sind Sie Teil des automatisierten Arbeitsablaufs.
Ihre nächste Aktion - ob Sie das Buch zurückgeben, eine Verlängerung beantragen oder es einfach vergessen - wird von der Bibliothek automatisch abgewickelt, ohne dass sich ein einzelner Bibliothekar darum kümmert oder ängstlich in einem Zettelkatalog blättert.
Warum sollten Sie die Arbeitsabläufe in der Rechtsabteilung automatisieren?
Wir wollen die menschlichen, alltäglichen Aufgaben, die sich gut anfühlen oder die Arbeit einer bestimmten Person mit besonderen Fähigkeiten erfordern, nicht automatisieren. Aber wenn es um die Bearbeitung von Fragen, die Genehmigung von Anträgen und die Unterzeichnung und Archivierung von Dokumenten geht, ist ein automatisierter Workflow für die Rechtsabteilung oft die beste Lösung.
Der "wiederholbare" Aspekt manueller Arbeitsabläufe in der Rechtsabteilung ist es, der häufig Kosten, Frustrationen und schwerwiegende Folgen für ein Unternehmen verursacht . Einfaches menschliches Versagen führt unweigerlich zu Schluckauf in sich wiederholenden Prozessen, sei es ein falsch weitergeleitetes Dokument, ein falsch ausgefülltes Formular, ein nicht archivierter Vertrag oder ein anderes solches Missgeschick.
Sobald Sie Ihre geschäftlichen Anforderungen verstanden haben, besteht Ihre nächste Aufgabe darin, den richtigen Weg zur Automatisierung des Prozesses zu finden. Durch den Einsatz einer effektiven Lösung sparen Sie Zeit und Geld und müssen nicht mehr mitten in der Nacht aufwachen und sich fragen, ob Sie einer Anfrage hätten nachgehen sollen. Es ist Zeit für einen erholsamen Schlaf!
Workflows können bei der Verwaltung interner und externer Vorgänge helfen
Im Bereich Legal Operations geht es nicht mehr nur darum, die interne Effizienz zu verbessern und sicherzustellen, dass die Unternehmensziele erreicht werden. Die gesamte juristische Ökosystem Ihres Unternehmens kann jetzt mit Tools zur Workflow-Automatisierung verwaltet werden - und das sollte es auch.
Hier ist ein Beispiel für einen Arbeitsablauf, mit dem sich das verwirklichen lässt.
Ein Arbeitsablauf der Rechtsabteilung zur Überprüfung der Vielfalt
Durch die Automatisierung dieses Teils Ihres Diversity-Überprüfungsprozesses können Sie die Diversity-Kennzahlen Ihrer Zeitbeauftragten und externen Dienstleister auf sichere und vertrauliche Weise einsehen. Das ist wichtig, um der neuen Nachfrage nach größerer Vielfalt und den Daten zu ihrer Bewertung gerecht zu werden, sowohl im juristischen Ökosystem des Unternehmens als auch an anderer Stelle im Unternehmen.
Die Herausforderung in diesem Fall? Die Unternehmen müssen zunehmend die Diversitätskennzahlen der von ihnen beauftragten externen Anbieter verfolgen. Diese Metriken sind Teil der 360°-Sicht, die ein Unternehmen nutzen muss, um zu bestätigen, mit wem es zusammenarbeitet, und es ist wichtig, diese Informationen sicher und griffbereit zu halten.
Einige häufige Fragen, die Unternehmen bei der Ausarbeitung solcher Verfahren zur Überprüfung der Vielfalt zu beantworten versuchen:
- Welche Informationen sollten wir in unsere Metriken aufnehmen?
- Wie lässt sich das am besten integrieren?
- Wie kann ich dies sicher tun?
Die Lösung? Mit einem automatisierten Arbeitsablauf zur Überprüfung der Vielfalt, der Online-Formulare umfasst und von diesen externen Anbietern verwendet wird, können Sie relevante biografische und Diversitätsdaten entweder auf Unternehmens- oder auf Zeitnehmerebene erfassen und aufzeichnen, so dass Ihre internen Benutzer leicht erkennen können, ob eine Diversitätskennzahl erfüllt wurde oder nicht.
Die Fähigkeit, dies schnell und konsistent über Ihr gesamtes juristisches Ökosystem hinweg zu tun, ist ein wesentlicher Bestandteil der Risikovermeidung und der Sicherstellung, dass Sie mit externen Anwälten, ALSPs und anderen Anbietern zusammenarbeiten, die in Ihre DEI-Strategie passen.
"Wir haben uns entschlossen, die Vielfalt in die Metriken einzubeziehen, weil viele Unternehmen auf die finanzielle Ebene schauen, aber wir haben untersucht, was für juristische Gruppen wichtig ist und was wirklich die Kaufentscheidungen beeinflusst. Die Vielfalt ist wirklich ausschlaggebend für Kaufentscheidungen." - David Cunningham, CIO bei Winston & Strawn
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