Lors du CLOC Vegas Institute de cette année, nous avons eu le privilège d'être non seulement un sponsor mais aussi un présentateur lors d'une session clé, Legal Ops 2.0 : How Co-Innovation is Driving the Industry's Future, qui a suscité des réactions très positives de la part des participants.

Le point de départ de la session ? Legal Ops 2.0 est la "nouvelle génération" des opérations juridiques, où les services juridiques et les meilleures pratiques sont accessibles dans toute l'organisation grâce à la technologie juridique comme l'automatisation des flux de travail. La manière dont ces services sont offerts peut varier, mais les objectifs des opérations juridiques 2.0 sont inébranlables : favoriser la collaboration interfonctionnelle, réduire les risques, promouvoir les meilleures pratiques juridiques et aider les dirigeants d'entreprise à prendre des décisions fondées sur des données.

Quelles impressions Steven O'Donnell, responsable du marketing produit de Mitratech - Opérations juridiques, a-t-il tirées de la session - et de la réaction du public ?

"Nous avons fait salle comble à 100 %", explique-t-il. "La salle pouvait accueillir 250 personnes et il n'y avait que des places debout. Le fait que Devshree Chauhan de The GAP, Vince Cordo de Shell, Mike Russell d'Ingersoll Rand et Justin Hectus de KYL soient montés sur scène avec Jason Parkman (PDG de Mitratech) était incroyable, d'autant plus que la plupart de nos concurrents se contentaient de faire des démonstrations."

Un sujet brûlant ? Le centre de co-innovation du TAP

L'accent a été mis sur le pouvoir de la co-innovation dans la construction de la prochaine phase des opérations juridiques, et sur la façon dont une "communauté étonnante de clients", explique Steven, contribue à cette co-innovation. "Ils sont prêts à co-innover et à partager pour l'amélioration des autres professionnels des opérations juridiques et de l'industrie des services juridiques dans son ensemble. C'est tout à fait dans l'esprit du CLOC, où les membres définissent réellement l'avenir grâce à leur volonté d'essayer de nouvelles choses et de partager leurs succès et leurs échecs. C'est une source d'inspiration que de voir cela en action lors d'un événement comme celui-ci".

En savoir plus sur le centre de co-innovation du TAP

Il n'est donc pas surprenant qu'un sujet ait suscité un vif intérêt. "Le centre de co-innovation du TAP", explique Steven. Devshree a littéralement montré notre graphique de "nuage de flux de travail" sur l'une de ses diapositives, et nous avons reçu de très nombreuses demandes de renseignements à ce sujet de la part des personnes qui ont assisté à la session et qui sont venues à notre stand par la suite.

Les quatre clients de TAP présents ont présenté leurs propres études de cas sur la manière de promouvoir la co-innovation et l'avancement des opérations juridiques par le biais de la technologie juridique.

KYL : Centres de services juridiques et intégration de l'écosystème

Selon Keesal, Young & Logan et son initiative Keesal Propulsion Labs, il est essentiel de créer des centres de services juridiques pour les entreprises. Ceux-ci fonctionnent également comme des centres de transformation de l'entreprise, modifiant les comportements dans l'ensemble de l'organisation et veillant à ce que les meilleures pratiques en matière de droit et de conformité soient "imbriquées dans les processus existants au début et au milieu, plutôt qu'à la fin", comme l'explique Justin Hectus.

KPL NetApp Legal Ops ModelLa numérisation des services juridiques signifie qu'ils peuvent être automatisés, ce qui rend les processus qui les sous-tendent standardisés et prévisibles. TAP, dans le cas de KYL et de son client NetApp, unifie l'écosystème juridique entre le client, l'avocat externe et le fournisseur de technologie.

En outre, l'expertise des services juridiques dans l'adoption de l'automatisation des processus juridiques les positionne comme des partenaires d'automatisation des processus métier (BPA) pour l'ensemble de l'entreprise - une situation que KYL a également vu se concrétiser avec NetApp et Mitratech. Au sein de NetApp, TAP est utilisé dans pas moins de 47 cas d'utilisation différents, car Legal Ops a étendu son potentiel aux RH, aux finances, aux opérations de produits et au marketing.

L'écart : Pourquoi le secteur juridique devrait favoriser l'automatisation du flux de travail

Comme l'a souligné Devshree Chauhan lors de sa présentation, la communauté des clients de TAP a "une réelle volonté de partager les idées, les concepts et les meilleures pratiques en matière de flux de travail".

Lorsque le GAP a développé le flux de travail de la NDA, il a été en mesure de examiner quatre approches différentes de quatre autres clients du TAP d'identifier les éléments communs et les principales différences entre eux et d'utiliser ces résultats pour concevoir leur propre processus automatisé.

Cet engagement étroit de la part des clients, explique-t-elle, permet à Mitratech de créer de meilleurs produits, car les voix des utilisateurs façonnent la feuille de route du produit TAP. De plus, des événements tels que les réunions des groupes d'utilisateurs à Interact 2018 permettent à des clients comme elle de s'ouvrir aux idées et aux points de vue d'autres personnes en dehors de son propre segment de marché.

Shell : Des processus clés vraiment corrects

Vince Cordo, auteur d'un livre sur la communication (ou son absence) entre les clients et les conseillers juridiques externes, avait son propre point de vue sur l'automatisation du flux de travail. Chez Shell, il s'est concentré sur l'établissement de "bases brillantes" en matière d'automatisation des flux de travail. L'établissement de "bases brillantes" en ce qui concerne les applications de base et les processus fondamentaux. Si ces processus sont bien conçus et systématisés, les services juridiques s'amélioreront de manière exponentielle, tout comme les résultats qu'ils produisent.

En adoptant TeamConnect, par exemple, Shell a réalisé des économies en passant des rapports manuels au libre-service numérique, en faisant gagner du temps aux avocats externes grâce à la facturation électronique et en réduisant les problèmes de budgétisation avec ces entreprises grâce à une plus grande transparence.

Modèle Shell TeamConnectAmélioration et uniformisation du suivi des projets améliore l'efficacité en rationalisant la réception des demandes juridiques par l'attribution des affaires et des questions à des avocats internes ou externes en fonction de leur disponibilité en temps réel, de leur connaissance de l'affaire, etc.

Il n'est donc plus nécessaire d'organiser des réunions bimensuelles pour répartir le travail. Tout cela donne au département juridique, comme il l'a dit, "de nouvelles munitions" puisqu'il peut désormais se targuer d'une réponse et d'une exécution plus rapides.

Ingersoll Rand : Aligner les services juridiques sur les objectifs stratégiques

Chez Ingersoll Rand, Mike Russell applique la méthodologie Hoshin Kanri aux services juridiques, en veillant à ce qu'ils s'alignent sur les objectifs stratégiques de l'entreprise. Hoshin Kanri ("Compass Management") vise à éliminer le gaspillage causé par un mauvais alignement des efforts, une mauvaise communication ou une direction incohérente, et une solution comme TAP s'inscrit parfaitement dans cette approche.

Modèle Hoshin KanriL'une des clés de la réussite est flexibilitéLe modèle de prestation de services juridiques s'adapte pour atteindre les objectifs stratégiques qui lui sont assignés et qui se répartissent en deux catégories : Offensive, où les nouvelles initiatives commerciales sont soutenues par des services juridiques pour la propriété intellectuelle, les contrats, les fusions et acquisitions et certains litiges, et défensifoù les ressources juridiques doivent s'occuper de la conformité, du travail/de l'emploi et de la plupart des litiges d'entreprise.

Pour y parvenir efficacement, les ressources - composées de l'équipe juridique interne, de conseillers juridiques externes, d'autres prestataires de services et de fournisseurs de technologie - doivent être correctement déployées.

Un outil essentiel pour y parvenir ? L'automatisation du flux de travail qui stimule la productivité et l'efficacité en offrant une expérience utilisateur supérieure, la fiabilité, la gestion visuelle via des tableaux de bord centralisés, et bien plus encore. L'avantage net ? L'automatisation d'un processus permet d'aligner la bonne ressource sur une tâche au bon moment et au bon coût.

Commentaires élogieux des participants et des analystes

Outre les réactions positives des participants, qu'est-ce qui a été le plus marquant pour nous ? Le fait que nombre d'entre eux aient pris les médias sociaux pour partager leur enthousiasme pour ce qu'ils venaient de voir et pour le programme TAP.