Afin d'assurer la cohérence, l'OFCCP a développé un nouveau portail de gestion en ligne appelé « Affirmative Action Program Verification Interface » (AAP-VI). L'AAP-VI permettrait aux entrepreneurs fédéraux de certifier efficacement leurs AAP, d'améliorer la conformité et d'« optimiser le processus d'examen de la conformité ».
Les entrepreneurs seraient tenus de créer un compte sur login.gov et de confirmer leurs informations. Ensuite, chaque année, les utilisateurs se connecteraient pour soumettre leur certification de conformité AAP via le programme AAP-VI. Les utilisateurs choisiraient l'une des trois options suivantes pour satisfaire à cette exigence :
- L'entité a élaboré et mis en place des programmes d'action positive dans chaque établissement, le cas échéant, ou dans chaque unité opérationnelle.
- L'entité est partie à un contrat ou à un sous-contrat fédéral admissible depuis 120 jours ou plus et n'a pas élaboré ni maintenu de programmes d'action positive dans chaque établissement, le cas échéant.
- L'entité est devenue un contractant ou un sous-traitant fédéral couvert au cours des 120 derniers jours et n'a donc pas encore élaboré de programmes d'action positive applicables.
Les entrepreneurs existants disposent d'un délai de 90 jours pour se conformer à l'exigence de certification (une fois qu'elle entre en vigueur). Les nouveaux entrepreneurs et les entrepreneurs existants qui deviennent soumis aux exigences du PAA après la date d'entrée en vigueur disposeront d'un délai de 90 jours à compter de la date d'élaboration de leur PAA.
Les entrepreneurs peuvent demander une aide à la conformité à l'OFCCP pendant cette période de 90 jours et ne seront en aucun cas pénalisés pour avoir sollicité cette aide. Après la première année de certification, « l'OFCCP fixera une date à laquelle tous les entrepreneurs existants devront renouveler leur certification annuelle ».
Dans le cadre de cette proposition, les entrepreneurs fédéraux seraient également tenus de télécharger leurs AAP via le programme AAP-VI lorsqu'ils font l'objet d'un contrôle de conformité. Il est envisagé, à l'avenir, que le téléchargement annuel des AAP puisse constituer une option de certification supplémentaire pour ces établissements.
Bien que la proposition actuelle soit l'option privilégiée par l'OFCCP, trois alternatives ont été incluses dans la documentation d'accompagnement, l'OFCCP sollicitant les commentaires du public. Les options supplémentaires sont les suivantes :
Option 1 :
Tous les entrepreneurs seraient tenus de se certifier chaque année. Les entrepreneurs qui doivent se soumettre à une évaluation de conformité soumettront leurs AAP comme ils le font actuellement, par courrier électronique ou par service de livraison. La charge totale pour la première année est de 46 759 heures, pour un coût monétaire de 3 359 634 dollars. La charge annuelle pour les années suivantes est de 12 041 heures, pour un coût monétaire de 865 146 dollars.
Option 2 :
Tous les entrepreneurs seraient tenus de certifier et de télécharger leurs AAP chaque année. La charge totale pour la première année est de 70 139 heures, pour un coût monétaire de 5 039 487 dollars. La charge annuelle pour les années suivantes est de 35 421 heures, pour un coût monétaire de 2 544 999 dollars.
Option 3 :
Tous les entrepreneurs devront se certifier tous les deux ans. Les entrepreneurs qui doivent faire l'objet d'une évaluation de conformité soumettront leurs AAP comme ils le font actuellement, par courrier électronique ou par service de livraison. La charge totale pour la première année est de 41 914 heures, pour un coût monétaire de 3 011 521 dollars. La charge annuelle pour les années suivantes est de 7 196 heures, pour un coût monétaire de 517 033 dollars.
La date limite pour soumettre des commentaires publics est fixée au 13 novembre 2020. Pour plus d'informations sur la conformité OFCCP et les actualités, consultez la bibliothèque de ressources fournie par Circa.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
