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Le directeur de l'OFCCP, M. Leen, ayant achevé ses initiatives avant sa possible nomination au poste d'inspecteur général fédéral, il y a beaucoup de nouvelles de l'OFCCP à signaler. Vous trouverez ci-dessous les nouvelles exigences des entrepreneurs fédéraux. Il est nécessaire de les connaître, mais comme la plupart d'entre elles étaient attendues, elles ne vous surprendront peut-être pas. Un élément, cependant, pourrait modifier la conformité de l'OFCCP plus que tous les autres combinés. Contrairement aux autres, il n'a été mis en place que depuis quelques mois mais pourrait avoir un impact durable.
Publication de "nouvelles" lettres de programmation
Les modifications proposées par l'OFCCP le 4/19 à la lettre sur la planification des fournitures et des services du décret 11246 ont empêché les entrepreneurs de dormir. Réagissant aux commentaires des entrepreneurs fermement opposés aux changements, la "nouvelle" exigence de l'OFCCP en matière de conformité des entrepreneurs ne comprend que quelques modifications linguistiques.
Comme prévu, les lettres de planification de l'examen ciblé au titre de la section 503 et de la VEVRAA et la nouvelle lettre de contrôle de la conformité des entrepreneurs ont peu changé par rapport à la version préliminaire. (Il n'y a cependant pas d'exigence de soumission de rapport EEO-1 pour les sections 503 et VEVRAA).
L'OFCCP retardera probablement les examens axés sur la VEVRAA jusqu'à ce qu'elle ajoute davantage d'informations sur ce à quoi s'attendre sur son site web.
Report de la déclaration EEO-1
Si, compte tenu de l'urgence du COVID-19, vous vous attendiez à un délai supplémentaire important pour le dépôt de vos rapports EEO-1 de 2019, vous aviez raison. L'EEOC a retardé la collecte des données jusqu'en mars 2021 au moins. Vous devrez alors produire les rapports 2019 et 2020. À ce moment-là, vos données de 2019 auront deux ans. Mettez votre rapport 2019 "en boîte" afin d'éviter les problèmes de données dus au retard.
Publication d'un "nouveau" formulaire d'auto-identification pour les personnes handicapées
Après deux ans d'élaboration, la mise à jour du formulaire CC-305 comporte des changements mineurs. Réduit de 2 à 1 page, il comprend des exemples supplémentaires de handicaps. La nouvelle case "à l'usage exclusif de l'employeur" est destinée à la "tenue des dossiers" de l'entreprise et aux informations spécifiques à l'entreprise encourageant l'auto-identification ; vous pouvez la supprimer. Mettez le formulaire mis à jour à la disposition des candidats et des employés d'ici le 4 août 2020. Pour plus d'informations, consultez la section 503 FAQ.
3 Nouvelles directives
La directive "Pre-Referral Mediation Program" aide les entrepreneurs qui résistent à la conciliation d'un audit de l'OFCCP à éviter une audience administrative. Étant donné que peu d'audits aboutissent à une mise en application, peu d'entrepreneurs auront besoin de cette aide à un stade avancé.
La directive "Efficacité des évaluations de conformité" stipule que les agents de conformité fourniront aux entreprises fédérales des rapports mensuels sur l'état d'avancement des audits ; les entreprises peuvent demander pourquoi les audits restent ouverts plus d'un an. Il s'agit là d'un bon détail, conforme aux directives antérieures de l'ère Leen.
La courte directive sur les médiateurs comprend un protocole pour le nouveau poste de médiateur. Annoncée pour la première fois dans une directive de 2019, puis précisée sur le site web du service de médiation de l'OFCCP, il sera intéressant de voir comment la fonction de médiateur évoluera dans la pratique.
Travail à domicile et visites virtuelles en vertu de l'article 503 de l'OFCCP
Il a fallu l'urgence COVID-19 pour que l'OFCCP travaille à distance.
D'après les premières données, les agents de conformité effectuent les audits plus rapidement depuis leur domicile que depuis leur bureau. Cela n'aurait pas été possible sans le nouveau système automatisé de gestion des dossiers (CMS) de l'Agence, qui libère les agents de conformité des copies papier. Les examens ciblés de la section 503 par téléphone et vidéoconférence se déroulent plus facilement que les réunions sur place prévues par l'OFCCP.
Les agences fédérales devront probablement faire face à des coupes budgétaires importantes en raison de la situation d'urgence. Le travail à domicile de l'OFCCP permet de réduire les frais de location de bureaux ; les sites virtuels réduisent les frais de déplacement. La combinaison de la CMS et de la pandémie pourrait faire entrer l'OFCCP dans le 21e siècle. Et c'est peut-être la plus grande nouvelle de toutes.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
