Au cœur des suites BPM se trouve un moteur de workflow RAD (Rapid Application Development) qui permet de traduire les processus métier réels en applications logicielles axées sur les processus, communément appelées workflows. En d'autres termes, un workflow est un processus métier automatisé. Les moteurs d'assemblage de documents sont un type différent de RAD ayant un objectif beaucoup plus spécifique : automatiser le processus de collecte d'informations spécifiques à un sujet et les utiliser pour générer un document ou un ensemble de documents personnalisés. En réalité, le produit du travail d'un moteur d'assemblage de documents, communément appelé modèle d'assemblage de documents, est lui-même une application orientée processus. Au-delà de cette similitude fondamentale, il existe toutefois d'autres parallèles entre les moteurs de workflow et les moteurs d'automatisation de documents.
Volatilité des applications d'assemblage de documents et de gestion des processus métier (BPM)
Le catalyseur derrière tous les moteurs de développement RAD est la volatilité. Certains types d'applications sont tout simplement si volatils, c'est-à-dire qu'ils doivent être modifiés si souvent, qu'il n'est pas logique de les coder en dur dans un langage compilé tel que C++ ou C#, qui ont tous deux la puissance et la flexibilité nécessaires pour gérer presque tous les types de tâches de programmation, mais qui manquent également de la souplesse inhérente aux RAD.
Les instruments juridiques, tels que les contrats, les formulaires d'assurance, les testaments/fiducies, etc. sont notoirement instables : chaque fois qu'un organe directeur se réunit, les lois régissant ces documents peuvent changer. Par conséquent, coder en dur une application pour générer un document juridique serait une folie, même dans un langage de script tel que Visual Basic for Applications (VBA) ou Visual Studio for Applications (VSTO), tous deux couramment utilisés pour intégrer des fonctionnalités d'automatisation dans les documents MS Word et WordPerfect. Cette réalité, à savoir l'instabilité des documents juridiques, a donné naissance aux plateformes RAD spécialement conçues pour automatiser la documentation juridique.
Tout comme les documents juridiques sont instables, les flux de travail d'une entreprise sont tout aussi fragiles que ses propres politiques internes et sa main-d'œuvre. Par exemple, le conseil d'administration d'une banque pourrait décider de ne plus accorder de prêts immobiliers à des candidats à haut risque. Cette seule décision pourrait contraindre la banque à revoir en profondeur plusieurs de ses flux de travail. De même, une employée de la banque, dont le rôle dans les prêts immobiliers est essentiel, pourrait devoir prendre un congé d'urgence, ce qui obligerait à rediriger vers quelqu'un d'autre tous les éléments du flux de travail qui passent normalement par son bureau. Tout comme pour les documents juridiques, la nature volatile des flux de travail des entreprises a donné naissance à des plateformes RAD visant à simplifier le processus, parmi lesquelles Metastorm, K2, Pega Systems, Oracle, SAP et bien d'autres encore.
En résumé, voici ce qu'il faut retenir : les logiciels sophistiqués, dont la durée de vie est très prévisible, peuvent être développés en toute sécurité dans un langage compilé. En revanche, les applications volatiles sont mieux développées sur une plateforme RAD.
Applications RAD simples ou complexes
Paradoxalement, les applications simples axées sur les processus (même celles qui sont intrinsèquement instables) pourraient être développées en toute sécurité à l'aide d'un langage compilé puissant ou, éventuellement, d'un langage de script tel que Visual Basic. Par exemple, un accord de confidentialité simple basé sur MS Word et comportant peut-être une ou deux clauses facultatives pourrait être automatisé avec VBA ou VSTO, car le modèle résultant serait très simple à maintenir, même si le déploiement d'un modèle VB simple nécessiterait le développement de fonctionnalités importantes qui seraient communes aux plateformes RAD dédiées à l'automatisation des documents. De même, un workflow simple, ne comportant que deux ou trois étapes faciles, peut être codé en dur en toute sécurité, à condition que l'entreprise n'ait pas d'objection à affecter un ingénieur logiciel à la création et à la maintenance du workflow. Il convient de noter que les ingénieurs logiciels utilisent régulièrement des plateformes RAD. Mais de nombreuses plateformes RAD, telles que les moteurs de workflow et les plateformes d'assemblage de documents, peuvent être facilement maîtrisées par des non-ingénieurs logiciels.
En revanche, les applications complexes et volatiles sont mieux développées sur une plateforme RAD. Prenons l'exemple d'un contrat sophistiqué utilisé par une agence gouvernementale pour la construction d'une route. Un tel instrument serait non seulement volatile, mais il serait préférable qu'il soit automatisé par un expert en contenu plutôt que par un ingénieur logiciel. De même, une grande entreprise qui a besoin de déployer des flux de travail puissants et complexes nécessitant une maintenance régulière serait certainement mieux servie par une plateforme RAD.
Prêt pour la transaction = 100 % automatisé
Alors que les petites organisations peuvent être attirées par les plateformes RAD qui se présentent comme « simples » ou « faciles à apprendre et à utiliser », les grandes organisations considèrent presque toujours la simplicité comme un chant des sirènes, car elles ont besoin d'automatiser entièrement un processus, qu'il s'agisse d'un flux de travail ou de la génération d'un ensemble de documents. Prenons l'exemple d'une banque internationale qui compte des milliers d'agents de crédit générant des millions de documents juridiquement contraignants, dont beaucoup peuvent être très complexes. Outre les économies de temps et d'argent réalisées grâce à l'automatisation de la production de ces documents, la question la plus importante pour une telle banque serait probablement la réduction des risques, qui ne peut être obtenue que si le système de génération de documents de la banque produit des instruments prêts à être utilisés pour les transactions. En d'autres termes, la banque ne peut pas se permettre que ses agents de crédit ou d'autres membres du personnel modifient manuellement des ensembles de documents juridiquement contraignants, car c'est l'intervention humaine qui crée un risque.
En matière de flux de travail, les grandes entreprises ont généralement des processus longs et complexes. Un flux de travail qui ne traiterait qu'une partie des cas à gérer serait rapidement abandonné au profit de l'ancienne approche non automatisée, qui devrait rester en place et fonctionnelle, étant donné que la version automatisée n'est pas fiable à 100 %.
« Petits pois et carottes »
Comme le dirait Forrest Gump, les flux de travail et l'automatisation des documents vont de pair, comme « les petits pois et les carottes », car dans les entreprises commerciales comme dans les organismes gouvernementaux, les flux de travail impliquent souvent la production de documents juridiques. Prenons par exemple le service des prêts d'une banque, un grand cabinet d'avocats, un assureur national ou encore le ministère américain de la Justice. Si de nombreuses suites BPM offrent des fonctionnalités rudimentaires d'automatisation des documents, pratiquement aucune d'entre elles ne dispose de la sophistication nécessaire pour automatiser entièrement des ensembles de documents véritablement complexes. Pour cela, elles doivent déployer HotDocs, qui permet non seulement d'automatiser les documents les plus complexes imaginables, mais qui dispose également de plateformes permettant de déployer ces modèles dans n'importe quel environnement, que ce soit sur un ordinateur de bureau, un serveur client ou dans le cloud.
Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
