Gestion des risques liés aux tiers : Le guide définitif

Dans un monde où les entreprises, les fournisseurs, les partenaires logistiques et les prestataires de services cloud sont de plus en plus interconnectés, la gestion des risques liés aux tiers (TPRM) est passée d'un simple exercice annuel de vérification à une fonction quotidienne essentielle. Lorsqu'un incident à l'autre bout du monde peut perturber votre service client, il est essentiel de comprendre et de gérer ces risques de manière efficace et efficiente. Outre la nécessité de la TPRM, cette pratique a considérablement évolué, passant d'un simple échange d'e-mails il y a dix ans à un processus de surveillance continue qui intègre la diligence raisonnable traditionnelle avec un haut degré d'automatisation.

Cet article explique le TPRM et les facteurs qui motivent sa mise en œuvre. Il identifie également le cycle de vie de base des programmes TPRM et donne des conseils pour réussir et des pièges à éviter à tout prix lors de la mise en œuvre de votre programme.

Les crises géopolitiques actuelles, les catastrophes climatiques, les perturbations imprévues de la chaîne d'approvisionnement et les menaces croissantes liées à la cybersécurité ont poussé les organisations à mettre rapidement en place des programmes TPRM afin de gérer les risques posés par les tiers. La plupart des responsables TPRM utilisent leurs programmes TPRM pour gérer les risques liés à la cybersécurité, permettre la gouvernance des données et gérer les exigences en matière de confidentialité tout en améliorant la rentabilité.

De plus, les organisations qui parviennent à développer rapidement leurs capacités en matière de TPRM bénéficient d'avantages concurrentiels significatifs. Les organisations dotées de programmes TPRM matures ont beaucoup moins de chances de nuire à leur réputation et à leurs clients lorsqu'elles gèrent des perturbations mondiales, régionales et organisationnelles. Empêcher les erreurs ou les configurations incorrectes dans votre chaîne d'approvisionnement étendue d'avoir un impact sur votre capacité à servir vos clients est probablement une fonction essentielle pour votre organisation. Un programme TPRM permet à votre organisation d'identifier, d'atténuer et/ou d'accepter efficacement ces risques. En bref, un programme TPRM correctement configuré peut éviter les surprises indésirables qui ont un impact négatif sur votre organisation.

Définition de la gestion des risques liés aux tiers

La gestion des risques liés aux tiers (TPRM) est le processus qui consiste à identifier, évaluer et atténuer les risques associés à l'engagement de tiers externes tels que les fournisseurs, les sous-traitants et les partenaires commerciaux. Elle implique une diligence raisonnable approfondie afin de traiter les risques potentiels qui pourraient affecter les opérations, la santé financière, la cybersécurité, la situation juridique ou la capacité d'une organisation à servir ses clients. Ces risques peuvent inclure des incidents de cybersécurité, des perturbations de la chaîne d'approvisionnement, des pénuries de main-d'œuvre, l'instabilité financière, des facteurs politiques et des conflits régionaux. La TPRM permet aux organisations de gérer les risques de manière proactive et de planifier leurs réponses plutôt que de réagir aux problèmes lorsqu'ils surviennent, garantissant ainsi la continuité des activités et la protection des principales parties prenantes.

Le cycle de vie de la gestion des risques liés aux tiers

La valeur du TPRM commence par le processus d'identification des risques et s'étend à l'ensemble du cycle de vie des relations entre votre organisation et vos fournisseurs. Le cycle de vie du TPRM comprend :

1. Recherche et sélection – Cette phase comprend l'évaluation de la capacité de chaque fournisseur potentiel à répondre aux exigences en matière de services ou de solutions, ainsi que l'évaluation des risques de base en matière de sécurité, de confidentialité, de réputation et de finances. Cela peut se faire au moyen d'évaluations sous forme de questionnaires, en consultant des bases de données sur les fournisseurs, ou en combinant les deux méthodes.
2. Admission et intégration – Une fois les fournisseurs sélectionnés, ils sont intégrés dans un référentiel central via un téléchargement manuel ou groupé. Cela peut être réalisé à l'aide de formulaires d'admission remplis par les parties prenantes internes, d'importations de feuilles de calcul ou d'une API vers une solution existante de gestion des fournisseurs ou d'approvisionnement.
3. Évaluation du risque inhérent – Le risque inhérent correspond au niveau de risque d'un fournisseur avant la mise en place des contrôles spécifiques requis par votre organisation. Il est recommandé d'évaluer le risque inhérent d'un fournisseur à l'aide d'une simple évaluation avant de lui donner accès à vos systèmes et données. Cela vous permet également de déterminer le niveau de diligence requis, ainsi que la fréquence et la portée des évaluations de risque ultérieures.
4. Évaluation des contrôles internes – Les évaluations des contrôles peuvent être utilisées lors de la diligence raisonnable initiale et périodiquement pour satisfaire aux exigences d'audit. Les risques identifiés au cours du processus d'évaluation sont généralement notés en fonction de leur impact, de leur probabilité et d'autres facteurs. Les résultats peuvent également être mis en correspondance avec les exigences clés d'autres cadres de conformité et de sécurité, tels que ISO, NIST ou SOC 2.
5. Surveillance des risques externes – En exploitant des sources externes d'informations continues provenant de tiers, vous pouvez combler les lacunes entre les évaluations périodiques et valider les réponses aux évaluations par rapport à des observations externes. La surveillance des risques peut inclure des renseignements cybernétiques, des mises à jour commerciales, des rapports financiers, le filtrage des médias, des listes de sanctions mondiales, le filtrage des entreprises publiques, le filtrage des personnes politiquement exposées (PPE), les notifications d'événements de violation, etc.
6. SLA et gestion des performances – Les évaluations et le suivi peuvent être utilisés pour déterminer si les fournisseurs respectent leurs obligations tout au long de la relation commerciale. Cela peut notamment inclure l'évaluation de leur capacité à respecter les SLA, à appliquer des mesures correctives ou à satisfaire aux exigences de conformité.
7. Départ et cessation d'emploi – Au cours de cette phase, des évaluations permettent de s'assurer que toutes les obligations finales ont été remplies. Cela peut inclure la révision des contrats, le règlement des factures en suspens, la suppression de l'accès aux systèmes et aux données, la révocation de l'accès aux bâtiments et la vérification de la conformité en matière de confidentialité et de sécurité.

Lorsque vous planifiez votre approche TPRM, n'oubliez pas que la situation des parties peut changer à tout moment pendant la durée de la mission. Il est essentiel pour la réussite de votre organisation de détecter et de gérer ces changements. Les fournisseurs peuvent modifier leurs activités commerciales, leur chaîne d'approvisionnement en matériaux clés peut être perturbée ou les organismes régionaux peuvent modifier les exigences en matière d'importation/exportation. Par exemple, les lois relatives à la confidentialité des données évoluent rapidement partout dans le monde. Toutes ces conditions sont réunies aujourd'hui, et les entreprises qui ont mis en œuvre efficacement un processus TPRM prospèrent tandis que d'autres prennent du retard.

Compte tenu de la rapidité des changements, les organisations doivent nécessairement surveiller et analyser en temps quasi réel les informations disponibles afin d'identifier et de gérer leurs risques. Cette exigence implique que certains processus automatisent la collecte et la diffusion d'informations sur les fournisseurs tiers. Une automatisation efficace permet à votre service TPRM d'identifier les risques et de prendre des mesures correctives avant que votre organisation ne subisse des risques de réputation.

Facteurs déterminants du programme de gestion des risques liés aux tiers

Plusieurs exigences réglementaires et de conformité imposent la gestion des risques liés aux tiers et peuvent fournir un cadre efficace pour atténuer les risques liés aux fournisseurs. Les exigences réglementaires qui régissent les programmes TPRM couvrent un large éventail de marchés, de fournisseurs et de données et sont souvent dictées par le type d'organisation (par exemple, les réglementations et directives du CMMC, de l'EBA, de la FCA, du FFIEC, de l'HIPAA, du NERC, NIST, NYDFS, OCC et autres), de la localisation de votre organisation (par exemple, confidentialité, exigences des chartes d'État) ou de la localisation de vos clients (par exemple, RGPD, CCPA). Le point essentiel à comprendre concernant ces exigences est de veiller à ce que votre programme tienne compte des données que votre organisation est tenue de protéger, du lieu de résidence habituel de vos clients et des exigences standard auxquelles vos fournisseurs doivent satisfaire pour fournir leurs services. Ces exigences doivent être incluses dans vos accords et étendues aux fournisseurs qui travaillent avec les données couvertes.

La mise en œuvre des programmes TPRM par les organisations est motivée par les facteurs suivants :

• Conformité aux exigences réglementaires.
• Risque lié à la cybersécurité.
• Avantages concurrentiels d'un programme TPRM efficace.
• Facteurs internes liés aux achats/à l'efficacité.
• Gestion des risques financiers et opérationnels internes.
• Répondre aux exigences des clients.

Quelle que soit la raison spécifique qui pousse votre organisation à mettre en place un programme TPRM, il est essentiel d'identifier et de collaborer avec toutes les parties prenantes internes, telles que les dirigeants, les conseils d'administration, les services achats, d'audit interne, financiers, informatiques, de sécurité de l'information, juridiques et de conformité, afin d'établir vos flux de travail.

Qui devrait être impliqué dans la gestion des risques liés aux tiers ?

Lorsque l'on envisage de mettre en œuvre un programme TPRM, il est essentiel de veiller à ce que toutes les parties prenantes internes et externes concernées soient associées à l'élaboration du programme. L'implication des parties prenantes concernées garantit que toutes les personnes, tous les processus et toutes les technologies sont alignés afin de produire un programme efficace. Au minimum, considérez les parties prenantes internes suivantes :

• Cadres supérieurs (PDG, directeur financier, directeur informatique, directeur des opérations, directeur de la sécurité informatique, etc.)
• Directeur juridique
• membres du conseil
• Auditeurs internes

Il peut y avoir d'autres parties prenantes internes selon le type, la fonction et les activités de votre organisation.

Les parties prenantes externes constituent un autre groupe important à prendre en considération lors de l'élaboration de votre programme. Les parties prenantes externes comprennent :

• Vendeurs
• Régulateurs
• Clients

Étant donné que les programmes TPRM sont rarement mis en place dès la création d'une entreprise, il est important de prendre en compte les accords/programmes existants déjà en vigueur avec les fournisseurs externes et de s'assurer qu'ils sont minutieusement analysés par rapport au programme TPRM proposé. Veillez à ce que les divergences soient consignées et qu'un plan visant à traiter les risques non atténués soit élaboré et suivi jusqu'à son achèvement.

Influences réglementaires sur la gestion des risques liés aux TPRM

Les normes réglementaires constituent le principal moteur des programmes TPRM. Les programmes réglementaires sont spécifiques à :

• Soins de santé
• Contrats pour le gouvernement fédéral
• Acceptation des cartes de crédit
• Services financiers
• Banque
• Fabrication

Tout cela nécessite la mise en œuvre d'un processus complet de gestion des risques liés aux tiers (TPRM) tout au long du cycle de vie. Ces exigences sont généralement dictées par le type de données sensibles collectées dans le cadre normal des activités.

Un exemple majeur de ce type de gestion des risques dictée par la réglementation est un élément important de la norme industrielle PCI-DSS, qui définit les fournisseurs tiers et exige que ceux-ci ne transmettent pas « les données des titulaires de cartes pour le compte de clients ou d'organisations à des fournisseurs susceptibles de compromettre la sécurité de leurs données et de leur environnement ». Cela signifie que si les entreprises sont tenues de mettre en place le programme de cybersécurité requis pour elles-mêmes, elles sont également tenues de surveiller les programmes de cybersécurité des fournisseurs ayant accès à des données sensibles, même si elles maintiennent le risque en dessous d'un certain seuil.

Un autre exemple concerne les programmes fédéraux et les contrats qui exigent une gestion stricte de la sécurité de tous les fournisseurs ayant accès aux informations. Ce processus va bien au-delà de simples questionnaires et échanges de documents ; il peut également inclure l'analyse des environnements internes et des déclarations juridiques des dirigeants concernant la protection des données en place. La complexité des tiers impliqués, le risque de conflits d'intérêts et les pertes financières poussent les entreprises à améliorer en permanence leurs pratiques de gestion des risques et leurs stratégies d'atténuation des risques.

Traditionnellement, la gestion des risques liés aux fournisseurs était assurée par le personnel interne ou confiée à des consultants externes qui suivaient un processus rigoureusement défini pour collecter, analyser et communiquer les informations. Plus précisément, les organisations qui ont précédemment fait appel à du personnel pour les aider dans le processus d'évaluation pourraient devoir repenser leur approche, car la pandémie actuelle a limité les déplacements et considérablement restreint la collecte d'informations en temps réel. Cela empêche toute évaluation sur place et bouleverse complètement l'approche traditionnelle de l'évaluation des risques liés aux tiers, qui repose généralement sur des visites en personne pour vérifier les résultats fournis par les questionnaires.

Compte tenu des conditions actuelles et de la complexité croissante des risques ainsi que de l'étendue des chaînes d'approvisionnement, il n'est tout simplement pas possible d'utiliser les processus traditionnels qui ont fait leurs preuves. Pour réussir dans le domaine de la gestion des risques liés aux fournisseurs, il faut recourir davantage à l'automatisation et à des outils conçus pour collecter et analyser dans un premier temps les données relatives aux fournisseurs.

Le rôle de l'intelligence artificielle dans la gestion des risques liés aux tiers (TPRM)

Alors que les organisations dépendent de plus en plus de chaînes d'approvisionnement interconnectées et de relations avec des tiers, il est impératif de disposer d'informations complètes sur les risques et de prendre des décisions en temps opportun. La croissance exponentielle des données provenant de diverses sources offre la possibilité de tirer parti de l'IA et des analyses avancées, permettant ainsi des évaluations plus approfondies des risques, des capacités prédictives et une surveillance en temps réel. Le renforcement de la surveillance réglementaire et la multiplication des menaces sophistiquées rendent encore plus nécessaires les approches de gestion des risques fondées sur les données et l'IA.

L'adoption de technologies liées à l'intelligence artificielle (IA) peut contribuer à renforcer un programme moderne de gestion des risques liés aux fournisseurs (TPRM). Les capacités transformatrices de l'IA offrent des opportunités inégalées pour rationaliser les processus TPRM et SRM (gestion des risques liés aux fournisseurs), en fournissant une approche plus efficace et proactive pour naviguer dans les complexités des réseaux commerciaux contemporains.

Voici quelques-unes des façons dont vous pouvez tirer parti de l'IA dans votre programme de gestion des risques de tiers :

• Automatisation des tâches : Les systèmes alimentés par l'IA peuvent rationaliser les évaluations de routine des risques pour les tiers, l'analyse des données et la production de rapports. Cela améliore l'efficacité et la précision tout en aidant les gestionnaires de risques de tiers à se concentrer sur des activités de plus haut niveau.
• Analyse prédictive : les modèles d'IA peuvent analyser les données historiques et les tendances afin de prédire les risques potentiels, vous aidant ainsi à prendre des mesures proactives pour les atténuer.
• Détection des anomalies : Les algorithmes d'IA peuvent identifier des modèles ou des comportements inhabituels qui peuvent indiquer une fraude, des failles de sécurité ou d'autres risques.

Quelle est la valeur du TPRM ?

À mesure que les chaînes d'approvisionnement s'étendent à l'échelle mondiale, les risques potentiels dépassent le simple cadre des évaluations de sécurité visant à identifier clairement la posture de sécurité lors de l'intégration de nouveaux fournisseurs. Il peut alors être difficile d'évaluer votre exposition aux perturbations causées par des tiers en raison d'« événements macroéconomiques » à grande échelle tels que les guerres et les troubles géopolitiques, les prix du carburant, les catastrophes naturelles et autres catastrophes régionales. Comme l'industrie l'a appris à travers les événements récents, il n'a jamais été aussi important pour les entreprises de rationaliser les processus utilisés pour collecter les données de cybersécurité auprès de leurs fournisseurs. En ce qui concerne les réseaux de tiers et de quatrièmes parties, où la visibilité et le contrôle sont réduits, les facteurs de risque au sein de ces organisations sont souvent plus difficiles à surveiller, à évaluer et à atténuer dans le cadre d'un TPRM.

Une partie essentielle de votre processus de gestion des risques fournisseurs va au-delà de la simple attribution de notes de sécurité à vos prestataires de services. Une solution de gestion TPRM efficace vous offre une visibilité sur votre écosystème tiers et s'articule autour des questions suivantes :

• Pouvez-vous identifier les personnes susceptibles d'être concernées et les services fournis par le tiers pour sécuriser vos données ?
• Pouvez-vous déterminer quels tiers fournissent des services à l'organisation et assurent la sécurité de leurs données ?

En fin de compte, renforcer votre organisation, combler les lacunes (comprendre où elles se trouvent, mettre en œuvre des processus et des protocoles) et résoudre les problèmes liés à la gestion des risques liés aux tiers améliorera votre entreprise, vous aidant ainsi à pérenniser et à développer vos activités.

Mise en œuvre de votre programme TPRM

Une fois que vous avez décidé de mettre en œuvre un programme TPRM, vous devez vous poser un certain nombre de questions importantes qui constitueront la base de votre programme. Ces questions sont les suivantes :

• Faites-vous appel à un partenaire pour vous aider à lancer et à mettre en œuvre le programme ?
• Comment gérez-vous les attentes de vos parties prenantes internes ?
• Avez-vous besoin d'attribuer des responsabilités en cas de violation des données ?
• Quelles sont les exigences exactes auxquelles les tiers doivent satisfaire pour pouvoir exercer leur activité ?
• Les parties prenantes externes comprennent-elles les exigences et sont-elles en mesure de les mettre en œuvre ?
• L'imposition de ces exigences modifiera-t-elle les relations financières avec les fournisseurs ?
• Comment déployer ce programme dans les relations existantes ?

Les organisations doivent s'attacher à réunir les personnes, les processus et les technologies appropriés pour mettre en œuvre un programme de gestion des risques liés aux tiers. Il est essentiel de comprendre l'équilibre et les exigences de chacune de ces fonctions pour garantir le bon fonctionnement de votre programme.

Pour gérer les risques dans les environnements TPRM, vous devez mettre en place des normes et un langage organisationnels dans les domaines suivants :

• Établir les exigences du contrat et de l'accord de niveau de service afin de répondre aux engagements liés aux risques.
• Analysez le profil de risque du fournisseur par rapport au profil de risque de la mission ou du service fourni.
• Mettre en place un processus de reporting basé sur une surveillance dynamique et une évaluation des risques en fonction des événements.
• Combiner les évaluations périodiques des risques ( déclarées par l'entreprise) et la surveillance continue des risques (déclarée par des tiers) pour une identification globale des risques.
• Mettre en œuvre des solutions technologiques pour intégrer la gestion des achats, des performances et des risques sur une plateforme unifiée qui fournit aux parties prenantes des informations actualisées à la demande afin de répondre à leurs besoins spécifiques.

Il est important de noter que dans le cadre de l'établissement de relations avec les parties prenantes internes et externes, toutes les mesures incitatives ne doivent pas nécessairement être punitives ou restrictives. La définition des exigences contractuelles ou des accords de niveau de service doit inclure des normes de performance minimales, mais peut également inclure des « récompenses » pour le respect des fonctions essentielles de gestion des risques. En outre, l'analyse des exigences du fournisseur par rapport à celles de votre organisation peut être très profitable pour les deux parties. En tirant parti des domaines de conformité existants, il est possible de réduire les coûts pour les deux parties, dans leur intérêt mutuel.

La valeur d'une solution TPRM mise en œuvre efficacement réside dans la mise en place d'un programme de gestion des risques critiques qui fournit des alertes précoces et favorise une atténuation efficace des risques. Comprendre la valeur du TPRM n'est que la première étape dans la décision de mettre en œuvre le programme. Les choix, les ressources, l'intégration aux processus métier existants et les relations nécessitent le soutien de l'organisation et l'intégration des écosystèmes tiers existants. Bien qu'il s'agisse d'une entreprise complexe, l'utilisation de questionnaires, de modèles, d'outils, de normes pour les SLA et l'automatisation peut s'avérer inestimable pour faire rapidement mûrir votre programme TPRM.

Prochaines étapes

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Note de la rédaction : cet article a été initialement publié sur Prevalent.net. En octobre 2024, Mitratech a acquis Prevalent, une plateforme tierce de gestion des risques basée sur l'intelligence artificielle. Le contenu a depuis été mis à jour afin d'inclure des informations conformes à nos offres de produits, aux changements réglementaires et à la conformité.