Comment l'automatisation du flux de travail permet-elle aux professionnels de la conformité de traiter et de résoudre les problèmes de conflits d'intérêts de manière beaucoup plus efficace qu'auparavant ?
Imaginez le scénario suivant : vous êtes responsable de la conformité dans une entreprise de logiciels grand public. Le mari de votre directeur technique - un technologue très réputé et un vétéran du secteur - est nommé au conseil d'administration d'un grand service d'hébergement en nuage.
Le problème, c'est que votre entreprise réalise un volume d'affaires important avec cette société d'hébergement. Et le directeur technique est lui-même directement responsable de la négociation des contrats avec le fournisseur de services en nuage en question - et plusieurs autres - qui peuvent s'élever à des millions de dollars.
La situation présente le type de conflit d'intérêts complexe et de haut niveau qui nécessitera l'attention permanente de plusieurs parties prenantes de l'entreprise, du PDG au service juridique et probablement même des membres de votre propre conseil d'administration.
TAP Workflow Automation + PolicyHub
De tels scénarios ne sont pas rares, et ils mettent également en évidence les difficultés auxquelles sont confrontées de nombreuses équipes chargées de la conformité lorsqu'elles tentent de traiter les conflits d'intérêts avec les technologies existantes. Le fait est que, si la plupart des entreprises ont mis en place des politiques et des procédures visant à atténuer les conflits d'intérêts, la plupart des outils de gestion des politiques en place aujourd'hui tendent à se concentrer étroitement sur la gestion, la distribution et l'attestation des politiques. Ils ne sont toutefois pas adaptés à la nature et aux caractéristiques uniques de la gestion des conflits d'intérêts, qui peuvent survenir brusquement et évoluer au fil du temps.
Pour résoudre ce problème, Mitratech associe désormais sa solution de gestion des politiques PolicyHub, la meilleure de sa catégorie, à TAP Workflow Automation, créant ainsi un nouvel ensemble d'outils puissants pour gérer les informations sur les pays d'origine dans l'ensemble de l'organisation. Il s'agit d'une approche unique qui présente toutes les capacités et tous les attributs essentiels à une gestion efficace et conforme des informations sur les pays d'origine :
Facilité d'utilisation
L'objectif de tout programme de conformité est d'obtenir la participation de 100 % des employés. Cela n'arrivera pas si votre système de gestion des politiques est difficile à utiliser. Mitratech utilise une méthodologie de déploiement SaaS, de sorte que nos solutions sont disponibles depuis pratiquement n'importe où. Le système intègre également une interface web intuitive basée sur un modèle facile à adopter et à utiliser, qui permet à nos utilisateurs de constater presque immédiatement des améliorations en matière de sensibilisation aux politiques et de conformité.
Suivi et enregistrement
De nombreuses organisations se contentent d'appliquer des politiques et des procédures, sans pour autant disposer d'un moyen efficace d'enregistrer et de suivre les conflits. L'idéal est de disposer d'une solution d'information sur les pays d'origine qui permette de suivre les problèmes dans le temps et les processus jusqu'à leur résolution. Avec la solution couplée de Mitratech, les utilisateurs résolvent ce problème en appliquant la meilleure gestion de politique qui soit, associée à l'automatisation des processus et à des outils de conception de flux de travail intuitifs. avec l'automatisation des processus et des outils de conception de flux de travail intuitifs pour fournir un suivi et un enregistrement complets des divulgations.
Rapport et audit
Il est très important de documenter les communications relatives aux informations sur les pays d'origine, car les auditeurs ou les régulateurs peuvent à tout moment vous poser des questions sur vos processus d'information sur les pays d'origine. En fin de compte, ils voudront voir la preuve que votre programme de conformité est efficace, et ils voudront également voir la gestion du cycle de vie complet. C'est-à-dire une piste d'audit de la distribution et de l'acceptation de la politique, jusqu'à la divulgation des informations sur les pays d'origine et la remédiation. Il est essentiel de disposer d' un outil de reporting performant pour s'assurer d'avoir une source unique de vérité et de la fournir en temps voulu.
Analyse et aperçu
Les audits et les rapports visant à documenter l'efficacité de vos processus d'information sur les pays d'origine sont importants, mais les données saisies dans votre infrastructure de politique et de divulgation peuvent avoir une valeur qui va bien au-delà des processus réglementaires.
Votre système d'information sur les pays d'origine doit fournir des tableaux de bord et des fonctions d'analyse qui permettent de découvrir rapidement les comportements à risque, les tendances ou les employés à problèmes. C'est exactement ce que fait la solution Mitratech, qui permet d'anticiper les problèmes d'information sur les pays d'origine.
Évolutivité
Un autre facteur permettant d'obtenir une participation totale à vos efforts en matière d'adhésion à la politique et d'information sur les pays d'origine est l'évolutivité - vous avez besoin d'une solution capable de répondre aux besoins d'une organisation à croissance rapide.
Lorsque vous disposez d'un système flexible d'automatisation des flux de travail, vous pouvez également développer de nombreux autres processus d'automatisation des risques et de la conformité, et ce rapidement, grâce au fait que notre outil est autonome, ce qui vous offre une plus grande évolutivité au sein du département et de l'organisation.
En intégrant des capacités avancées d'automatisation des flux de travail à sa solution éprouvée de gestion des politiques, Mitratech fournit une plateforme très efficace aux organisations qui doivent maintenir une conformité stricte avec les politiques de conflit d'intérêts.
Pour en savoir plus, consultez notre webinaire sur le sujet, Introduire les exceptions et les divulgations dans la gestion des politiques.
Les utilisateurs trouvent que cette combinaison de solutions est très efficace dans toutes les situations où les exceptions et les divulgations entrent en jeu. Dans notre prochain article, nous verrons comment vous pouvez traiter les exceptions à la politique - les questions relatives aux aménagements qui peuvent être nécessaires pour les exceptions liées aux soins de santé des employés, les besoins en matière d'appareils, etc. Rendez-vous la semaine prochaine !
