La génération de contrats est une application courante des logiciels de génération de documents (logiciels d'assemblage de documents). La génération de documents est un sous-ensemble du marché de la gestion de contenu d'entreprise (ECM) et s'inscrit souvent dans le mouvement d'automatisation des processus métier (BPM), étant donné que les outils de génération de documents sont utilisés pour automatiser le processus de génération de contrats complexes (en réalité, tout type de document structuré et basé sur des règles). En bref, les logiciels de génération de documents vous permettent de transformer des documents textuels et des formulaires PDF (formulaires graphiques comportant des champs, des cases à cocher, etc.) en applications de processus.
Lorsqu'elle est utilisée, une application de génération de contrats présente une séquence interactive de formulaires de collecte de réponses, communément appelée « entretien ». Les applications de contrats bien conçues guident les utilisateurs tout au long du processus de saisie des données, en fournissant une validation de la plage des réponses numériques et des dates, ainsi que des ressources d'aide spécifiques à chaque champ. Une fois l'entretien terminé, l'utilisateur peut générer instantanément un contrat prêt à être signé, ainsi que tous les documents annexes (documents Word et formulaires PDF), qui peuvent ensuite être enregistrés dans un système de gestion de documents ou ECM. Les documents finis peuvent également être acheminés via un workflow de processus métier pour être approuvés à chaque étape.
En transformant les documents et les formulaires en applications de processus, vous pouvez réduire considérablement le temps nécessaire à la génération de nouvelles itérations d'un contrat et des documents de clôture collatéraux pour les nouveaux dossiers ou transactions. En réduisant le temps nécessaire à la génération des contrats et des garanties, vous réduisez également les frais liés à la conclusion des transactions. Mais surtout, en automatisant le processus de génération des contrats, vous réduisez, voire éliminez dans de nombreux cas, les erreurs humaines et améliorez ainsi considérablement la qualité de vos documents.
Les applications de génération de contrats peuvent être déployées de manière autonome ou intégrées à toute autre application métier, telle que les workflows BPM ou les systèmes de gestion de dossiers.
Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
