Die Vertragserstellung ist eine häufige Anwendung von Software zur Dokumentenerstellung (Dokumentenzusammenstellungssoftware). Die Dokumentenerstellung ist ein Teilbereich des Enterprise-Content-Management-Marktes (ECM) und wird oft mit der Automatisierung von Geschäftsprozessen (BPM) in Verbindung gebracht, da Tools zur Dokumentenerstellung zur Automatisierung der Erstellung komplexer Verträge (eigentlich jeder Art von strukturierten, regelbasierten Dokumenten) verwendet werden. Kurz gesagt, mit Software zur Dokumentenerstellung können Sie textbasierte Dokumente und PDF-Formulare (grafische Formulare mit Feldern, Kontrollkästchen usw.) in Prozess-Apps umwandeln.
Bei der Verwendung präsentiert eine App zur Vertragserstellung eine assistentenähnliche Abfolge interaktiver Formulare zur Erfassung von Antworten, die gemeinhin als Interview bezeichnet werden. Gut konzipierte Vertrags-Apps führen den Benutzer durch den Prozess der Dateneingabe und bieten eine Bereichsvalidierung für Datums- und Zahlenangaben sowie feldspezifische Hilfe-Ressourcen. Nach Abschluss des Interviews kann der Benutzer sofort einen transaktionsbereiten Vertrag sowie alle Begleitdokumente (sowohl Textverarbeitungsdokumente als auch PDF-Formulare) erstellen, die dann in ein Dokumentenmanagementsystem oder ECM übernommen werden können. Alternativ können die fertigen Dokumente zur Genehmigung durch einen Geschäftsprozess-Workflow geleitet werden.
Durch die Umwandlung von Dokumenten und Formularen in Prozessanwendungen können Sie den Zeitaufwand für die Erstellung neuer Versionen von Verträgen und Begleitdokumenten für neue Fälle oder Transaktionen drastisch reduzieren. Durch die Verkürzung der Zeit für die Erstellung von Verträgen und Begleitdokumenten senken Sie auch die Kosten für den Abschluss von Geschäften. Am wichtigsten ist vielleicht, dass Sie durch die Automatisierung des Vertragsgenerierungsprozesses menschliche Fehler reduzieren – und in vielen Fällen sogar ganz vermeiden – und so die Qualität Ihrer Dokumente drastisch verbessern.
Apps für die Vertragserstellung können eigenständig eingesetzt oder in andere Geschäftsanwendungen wie BPM-Workflows oder Fallmanagementsysteme integriert werden.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
