Pourquoi HotDocs est-il meilleur que VBA pour la génération de documents ?

Bien que VBA n'ait pas été conçu pour la génération de documents, de nombreuses personnes l'utilisent précisément à cette fin. En effet, VBA est normalement intégré aux applications Microsoft Office que les utilisateurs possèdent déjà, et ils ignorent souvent l'existence de logiciels spécifiquement conçus pour la génération de documents, tels que HotDocs. HotDocs ayant été créé dans le but exprès de générer des documents, il possède des caractéristiques et des fonctionnalités inhérentes qui rendent le processus de création de documents de qualité beaucoup plus efficace que VBA.

Génération de documents et peinture à l'huile

Pour illustrer ce point, je vais parler de l'un de mes passe-temps favoris, la peinture à l'huile. Le processus général de la peinture est simple : vous sortez la palette, les peintures, les pinceaux et la toile, vous pressez les couleurs dont vous avez besoin sur la palette et vous êtes prêt à partir ! Mais imaginez à quel point le processus serait difficile et prendrait du temps si vous ne possédiez pas les fournitures de base et deviez les fabriquer vous-même. Vous devriez broyer les pigments et mélanger les peintures à partir de zéro, construire un châssis de toile (qui nécessite du bois, des clous, un marteau, une pince à onglets, une scie à onglets, etc.), tendre la toile, fabriquer du gesso pour apprêter la toile et, enfin, créer un pinceau. Il faudrait des jours, voire des semaines, avant de commencer à peindre.

Si la peinture n'est qu'un passe-temps, il peut être acceptable de procéder de cette manière (vous apprendrez certainement une ou deux choses), mais si la peinture fait partie de votre processus commercial, vous ne voudrez pas gaspiller votre temps, votre argent ou vos ressources pour ce genre de choses. De plus, les fournitures que vous avez créées vous-même ne seront probablement pas de la même qualité que celles d'un magasin de fournitures artistiques, fabriquées par des professionnels qui ont passé des années à innover et à perfectionner leurs produits.

VBA vs. HotDocs

Pour en revenir à la discussion sur VBA et HotDocs, la vérité est que VBA peut être très difficile à utiliser pour ceux d'entre nous qui ne sont pas des programmeurs, car il s'agit d'un environnement de programmation à part entière et, par conséquent, du domaine des ingénieurs logiciels professionnels. En outre, il n'inclut pas les grands blocs de fonctionnalités nécessaires à l'assemblage de documents à l'échelle de l'entreprise. En fait, utiliser VBA pour générer des documents, c'est comme créer ses propres fournitures artistiques : c'est difficile et cela prend beaucoup plus de temps qu'il n'en faut.

HotDocs, en revanche, c'est comme si vous achetiez vos peintures et autres fournitures dans un magasin. Il offre un cadre et des fonctionnalités intégrées qui le rendent facile à utiliser (même si vous n'êtes pas un programmeur), mais il est également suffisamment puissant pour créer des documents très complexes, tout en restant flexible et entièrement personnalisable. Encore une fois, c'est comme la peinture. Même si vous utilisez des peintures à l'huile préfabriquées, vous avez la liberté de les manipuler sur la toile comme bon vous semble. Vous pouvez utiliser les peintures pour créer des formes simples ou pour réaliser un portrait complexe et détaillé. Vous pouvez utiliser les couleurs pures directement à partir du tube ou les compliquer en mélangeant les couleurs. Le logiciel HotDocs est similaire en ce sens que vous pouvez créer des modèles aussi simples ou complexes que vous le souhaitez, qu'il s'agisse d'automatiser l'insertion de variables simples, telles que des noms et des dates, ou de créer des variables de calcul très complexes, telles que celles qui sont nécessaires dans les contrats de prêt.

En gros, si vous voulez construire une toile et mélanger de la peinture à partir de zéro, utilisez VBA. Si vous souhaitez disposer d'outils prêts à l'emploi vous permettant d'appliquer immédiatement de la peinture sur une toile, utilisez HotDocs.