L'Association des banquiers hypothécaires a récemment estimé le coût moyen de création d'un prêt à 7 195 dollars. Au vu de ce chiffre, la nécessité de rationaliser la création de documents et de réduire les délais de production est évidente. Une grande partie de ces coûts opérationnels est liée aux salaires des employés qui effectuent des tâches manuelles telles que la révision et l'audit des documents, la saisie de données, le suivi des documents, la communication interne et externe et la collaboration avec des tiers.
Outre les économies réalisées, les principales raisons pour lesquelles l'automatisation des documents est une évidence dans le secteur bancaire commercial se résument à une réglementation accrue, à des exigences de scalabilité, à une standardisation à l'échelle de l'entreprise et à une réduction des risques.
Répondre à l'évolution des réglementations du marché
Depuis la crise financière d'il y a dix ans, le secteur bancaire fait l'objet d'une surveillance accrue et est constamment sous le feu des projecteurs afin de garantir l'efficacité et l'éthique de ses activités. La validité des contrats de crédit et de prêt commerciaux dépend de l'exactitude des documents, les erreurs dans les prêts commerciaux ayant souvent des conséquences désastreuses pour les banques, en termes d'amendes et d'atteinte à la réputation.
Traditionnellement, le processus de création de la documentation bancaire était manuel, ce qui pouvait inévitablement conduire à des erreurs (que nous le voulions ou non, nous commettons tous des erreurs). Même si la gestion des informations clients peut sembler précise, aucune banque ne peut affirmer que toutes les clauses et obligations légales sont sans faille sans avoir mis en place des méthodes de contrôle rigoureuses.
Les logiciels d'automatisation des documents permettent aux utilisateurs de mettre à jour instantanément les documents approuvés à l'échelle de l'entreprise. Les mises à jour peuvent être effectuées par une personne qui comprend le document lui-même. En d'autres termes, si une nouvelle conformité réglementaire doit être incluse, cela peut être fait dans un seul modèle publié en interne. Les utilisateurs professionnels qui ont besoin d'utiliser ce modèle peuvent alors y accéder sans avoir recours au service informatique ni à des modifications importantes de la programmation logicielle. Le type de technologie qui permet cela est généralement connu sous le nom de logiciel low-code.
Évolutivité
La probabilité de pouvoir produire un document unique avec précision est généralement assez élevée, car vous pouvez affiner et vérifier que le contenu est conforme à ce qu'il devrait être. Cependant, lorsque ce niveau de production est augmenté, cela pose des problèmes. Le crédit commercial est un domaine d'activité plus exposé aux risques et des contrats similaires sont nécessaires pour les accords avec les clients, mais aucun détail n'est jamais exactement le même. La formulation du document doit peut-être être conforme aux normes du secteur, mais les détails personnels, les montants des prêts, les garanties et les taux d'intérêt varient généralement d'un cas à l'autre.
Les outils d'assemblage de documents doivent être capables de gérer l'internationalisation et plusieurs langues. Nous vivons dans un monde globalisé qui fonctionne 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, 365 jours par an, et cet environnement doit être capable de faire face à la demande croissante dans le secteur bancaire. C'est là que la nécessité d'un logiciel d'automatisation de documents de classe mondiale prend tout son sens.
Normalisation et numérisation
Dans les secteurs hautement réglementés, tels que la banque commerciale, l'exactitude des documents est absolument essentielle à la performance commerciale, à la réduction des risques et à l'amélioration continue. Les inexactitudes peuvent avoir un impact néfaste sur la réputation de l'entreprise, ainsi que des conséquences financières importantes liées aux erreurs. C'est là que l'automatisation des documents prend tout son sens.
L'automatisation des documents permet de mettre fin aux pratiques courantes et sources d'erreurs que sont la réutilisation de documents obsolètes ou archivés, la fonction « rechercher et remplacer » et le « copier-coller ». L'automatisation des documents offre aux banques une plus grande flexibilité pour gérer et contrôler la documentation standardisée.
En termes d'échelle, les banques commerciales opèrent à l'échelle mondiale et généralement sous plusieurs marques. Bon nombre des clauses juridiques peuvent être utilisées pour plusieurs marques et peuvent toutes être exécutées dans le même modèle grâce à l'automatisation des documents. Il suffit de modifier la marque spécifique de l'entreprise et les coordonnées du client. La transformation numérique rationalise les processus et réduit le coût des prêts. Il est essentiel que l'automatisation des documents soit effectuée par l'entreprise et pour le client, afin d'apporter une valeur ajoutée à ce dernier.
La numérisation du processus d'intégration permet aux clients de générer leurs propres documents. L'un des principaux avantages est que les banques n'ont plus besoin de générer manuellement les documents internes : les clients peuvent le faire en ligne et obtenir un résultat et une approbation instantanés. La puissance des API (interfaces de programmation d'applications) offre des possibilités illimitées pour intégrer le processus d'approbation des prêts à des produits complémentaires, tels que les signatures numériques. La rationalisation de ce processus permet également de gagner du temps et de l'argent, tout en redéfinissant la responsabilité et le risque.
Réduire le risque opérationnel
Les réglementations établies et impulsées par la FCA, telles que Dodd-Frank, Sarbanes-Oxley (SOX), Bâle et la prochaine mise en œuvre de MiFID II, visent à regrouper et à améliorer la manière dont les banques se protègent contre les menaces liées à la gouvernance, aux risques et à la conformité (GRC).
La gestion de la qualité et le contrôle de la documentation constituent la pierre angulaire de la gestion des risques et ont le pouvoir de transformer l'approche « garbage in, garbage out » (si l'on entre des données erronées, on obtient des résultats erronés) en « quality in, quality out » (si l'on entre des données de qualité, on obtient des résultats de qualité) grâce à un format de sortie standardisé et clair. L'automatisation des documents offre aux banques commerciales un moyen simple de naviguer dans la tempête réglementaire et de limiter les risques grâce à une meilleure conformité et à une plus grande précision des documents.
Cela facilite à son tour la conformité avec des réglementations telles que Bâle et d'autres réglementations plus anciennes telles que SOX, en termes d'exécution et de réduction des erreurs de saisie de données, grâce à une meilleure gestion des livraisons et des processus métier. Il est primordial que la validité des informations et la qualité des données ne soient pas compromises lors du traitement et de la sortie, car les répercussions financières et en termes de réputation sont énormes.
Pourquoi l'automatisation des documents est une évidence pour les banques commerciales
Les arguments en faveur de l'automatisation des documents dans le secteur bancaire commercial sont irréfutables. L'automatisation des documents fournit une « version unique de la vérité » pour les documents et les modèles produits par votre entreprise.
Une approche automatisée aide les banques commerciales à :
- Réduire les risques opérationnels liés à des données inexactes
- Éliminez les erreurs liées à la saisie manuelle des données clients.
- Adoptez des processus plus intelligents : réduisez le coût des prêts et améliorez le service à la clientèle.
- Veiller au respect des obligations légales et des clauses et conditions variables.
- Promouvoir une documentation standardisée à l'échelle de l'entreprise
- S'adapte parfaitement à votre stratégie de transformation numérique et d'amélioration continue de vos activités
Ainsi, si l'on considère les défis à relever et les possibilités d'amélioration substantielles, le secteur bancaire commercial devrait être le premier à bénéficier de la mise en œuvre de l'automatisation des documents. Le secteur bancaire a beaucoup à gagner à utiliser des logiciels d'automatisation des documents de qualité industrielle, et cela ne fait aucun doute.
À propos de HotDocs
Membre du groupe AbacusNext, HotDocs est le leader mondial des technologies d'automatisation documentaire. Il fournit à certaines des entreprises, banques commerciales et cabinets d'avocats les plus importants et les plus réputés au monde des logiciels permettant de rassembler automatiquement et avec précision les documents fréquemment utilisés.
Notre technologie a fait ses preuves en matière de réduction des risques, de renforcement de la conformité, d'amélioration de la qualité de la documentation critique, de gain de temps et d'augmentation de la satisfaction des clients. Elle est identique, qu'il s'agisse d'un déploiement sur site, dans le nuage ou d'une solution hybride.
HotDocs contient des API robustes et conformes aux normes de l'industrie qui vous permettent d'intégrer et d'incorporer facilement vos entretiens et formulaires interactifs HotDocs dynamiques et intelligents dans l'expérience numérique en ligne ou les applications commerciales de vos clients.
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Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
